Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций.pdf

Управление коммуникациями в коллективе предприятия - это творческое, волевое действие по управлению на основе анализа системы информации, выборе цели, методов и способов деятельности коллектива.

В данной работе подробно рассмотрим основные принципы формирования системы коммуникаций, обратной связи в управлении организационным поведением. Очень важны правильные деловые коммуникации и правильная оценка результатов работы коллектива в рамках всей работы системы предприятия и отдельных ее составляющих. Общие результаты деятельности могут быть хорошими или плохими, но важно определить, какие показатели, оказали положительное влияние на общие результаты, а какие - отрицательное. Для достижения нужного результата необходимо обеспечивать управляемое развитие и способы работы. Все эти аспекты обусловили усложнение процесса коммуникаций и выявление потребности, преодоления коммуникационных барьеров и обратной связи в процессе руководства трудовыми ресурсами.

Предметом исследования, проведенного в работе, служит система коммуникаций, коммуникационные барьеры, которые каждое предприятие преодолевает по-своему. Проводимый в работе анализ призван раскрыть влияние факторов и причин, влияющих на эффективность системы коммуникаций на предприятие, и нацелен на осмысление ее результатов. В работе акцентируется внимание на прямом и косвенном влиянии психологических аспектов на организацию работы.

Объект исследование производственное предприятие ООО «УНИХИМТЕК»

Основной гипотезой исследования является допущение, что психологические аспекты косвенно влияют на организацию коммуникаций и эффективность работы.

Курсовая работа построена традиционным образом и состоит из введения, основной части, состоящей из параграфов и заключения.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ И ВОЗНИКНОВЕНИЯ БАРЬЕРОВ В КОММУНИКАЦИЯХ

Сущность процесса коммуникаций

Современный персонал постоянно включен в процесс деловых коммуникаций. Ежедневно происходит общение с коллегами, вышестоящими структурами и проверяющими, подчиненными и партнерами, проводит телефонные переговоры, презентации, совещания. И это далеко не полный список всех контактов. Рассмотрим сущность процесса коммуникаций, а также как достичь успеха, общаясь с одним собеседником или большой аудиторией.

Теория коммуникаций предполагает, что, поскольку управлять поведением человека путем непосредственного обращения к его сознанию нельзя, основным инструментом управления является использование соответствующих внешних стимулов и подкреплений. Конкретизация доминирующего психологического фактора или группы факторов влияния на отдельные функции и действия субъектов (Приложение 1).

Надлежащее выполнение своих профессиональных обязанностей предполагает определенные требования к его психологии (таким функциям, как восприятие, психомоторика, мышление, внимание и память).

Естественно, рабочий процесс на каждом конкретном предприятии формируется в зависимости от уровня знаний сотрудника, уровня профессиональной подготовки, однако также и от степени его психологический подготовленности к профессиональной деятельности.

1.2.Коммуникации в процессе управления

Любой системой невозможно эффективно управлять без деловых коммуникаций Коллектив любой компании - сложный механизм, и очень сложно добиться, чтобы коммуникации работали без каких-либо сбоев и проблем. Как правило, всегда есть организационные и коммуникационные проблемы в операционной деятельности. Однако, задача организации, добиться определенных показателей, поэтому главная управленческая задача - выстроить систему деловых коммуникаций так, чтобы выполнять планы, которые компания ставит перед собой.

Управление коммуникациями - это творческое, волевое действие по управлению на основе анализа системы информации, выборе цели, методов и способов деятельности коллектива [3, 38]. Современные требования к руководителю приведены в Приложении 2.

Итак, современный менеджмент в области деятельности персонала– это процесс управления в условиях рыночной экономики.

Рассмотрим более подробно основные принципы формирования системы деловых коммуникаций.

Для достижения нужного результата необходимо обеспечивать управляемое развитие и способы работы. Однако, чтобы отбирать только необходимую информацию для управления всей системой, компания должна уметь определять важность или второстепенность обрабатываемой информации. Ключевыми считаются процессы упорядочения коммуникаций и обмена информацией в рамках компании.

В процессе управления системой участвуют как минимум два субъекта - "управляющий" (структура управления) и "управляемый" (структура исполнения) изображена на рис. 1.

┌──────────┐

Информация │Структура │

┌──────────────────────>│управления│

│для управления └────┬─────┘

│ │

│ │Управленческое

│ │воздействие

│ │

│ \│/

│ ┌──────────┐

│ │Структура │

└───────────────────────┤исполнения│

└──────────┘

Рис. 1. Обмен информацией в процессе управления[4, 45]

Структура управления формирует управленческое воздействие, которое тоже носит информационный характер, и передает его структуре исполнения. Управление в компании осуществляется в рамках управленческого процесса, который имеет общую структуру независимо от объекта управления (рис. 2).

┌────────────────────────────┐

│ Установка │

┌───────>│ целей │─────────┐

│ └────────────────────────────┘ │

│ │

│ \│/

┌─────────────┴─────────────┐ ┌──────────────┴────────────┐

│ Управленческое │ │ Планирование │

│ воздействие │─────────────────>│ │

└─────────────┬─────────────┘ └──────────────┬────────────┘

/│\ │

│ \│/

┌─────────────┴─────────────┐ ┌──────────────┴────────────┐

│ Контроль и │ │ Исполнение │

│ анализ │<─────────────────┤ │

└───────────────────────────┘ └───────────────────────────┘

Рис. 2. Структура процесса управления

При выполнении данного процесса сначала формулируются цели, затем планируются действия по их достижению. Когда планы утверждены и согласованы, они исполняются. Результаты исполнения контролируются и анализируются. На основе результатов анализа формируется управленческое воздействие, которое представляет собой либо новый план действий, либо новые цели. Далее процесс повторяется.

Основными целями успешных коммуникаций являются:

- обеспечение потребности предприятия в рыночных условиях;

- повышение эффективности труда и управления;

- обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Руководитель – это, прежде всего, работа с людьми, отдельный вид деятельности, если хотите, самостоятельная профессия. Но ее можно освоить, если изучать и применять методы и техники управления. Особое место среди этих техник занимает умение общаться с подчиненными. Рассмотрим основные ошибки, которые порой допускают начинающие руководители, чтобы их избежать.

Для того, чтобы принять правильные коммуникационные решения в части управления персоналом необходим мониторинг ситуации на предприятии [2, 35].

Наличие и качество обратных связей с внутренней и внешней средой очень важно для успешного руководства. На большом предприятии даже после нескольких тренингов и семинаров некоторые руководители продолжают игнорировать роль коммуникаций в управлении: не ставят четких задач, не дают грамотной обратной связи, не обучают своих сотрудников, не составляют индивидуальных планов [4, 85].

Конечно, это неправильно, но от этого предприятие не остановится, качество практически не пострадает, потому что сотрудников достаточно много, подчиненные или другие руководители компенсируют проблемы, которые создает или не решает коллега.

В малом бизнесе это быстро приведет к провалам в работе, ошибка одного сразу распространяет свой негативный эффект на всю организацию. Система гибкая, динамичная, быстро дает обратную связь. Поэтому именно малому бизнесу нужны знания и навыки деловых коммуникаций, но в другом виде - сокращенном и с качественным результатом.

Руководители часто привыкли к точности и порядку, это отличительная черта профессии, что люди не механизмы, они постоянно ошибаются.

Начинающему руководителю следует с самого начала понять, что ошибки в коммуникациях неизбежно будут, что люди могут проявлять свои худшие качества, что они неизбежно будут лениться и что им нужно все повторять "по двадцать пять раз.

Руководитель любой службы или отдела, должен с самого начала поменять свое мировоззрение, приняв несовершенство управленческого мира. Эмоциями в процессе управления нужно управлять, но не подавлять их. Любой начинающий руководитель сталкивается с тем, что, вступив в свою должность, он неизбежно становится объектом повышенного внимания своих подчиненных. Это нормально и является неотъемлемым механизмом жизни любой малой группы, члены которой хотят удостовериться в том, что их новый лидер действительно может руководить. Очень мощным приемом, позволяющим заработать авторитет в короткие сроки, является личный пример. Довольно часто руководители, особенно молодые, допускают серьезную ошибку, считая, что новое назначение делает их уникальными людьми.

Например, будучи непосредственно вовлеченным в процесс подбора бухгалтерского персонала, главный бухгалтер предприятия обязан также принимать во внимание психологические аспекты и владеть определенными навыками психоанализа и распознавания психологических типов, прогнозируя возможную интеграцию в коллектив либо отторжение нового сотрудника коллективом бухгалтерской службы. О трудовой адаптации своих непосредственных подчиненных, их приспособляемости к содержанию и условиям трудовой деятельности и непосредственной социальной среде, совершенствовании деловых и личностных качеств главный бухгалтер также должен заботиться.

Можно выделить профессиональную адаптированность бухгалтера, формирующие успешную деловые коммуникации (Приложение 3).

Иррациональность в деловых коммуникациях связана с проявлениями некомпетентности, нежеланием обосновывать решения, недостаточной информированностью. Процесс принятия решений субъектом напрямую зависит от следующих факторов: информированности субъектов; компетентности; внутренних интенций (намерений); внешних интенций (институциональных норм, обычаев); полноты информации; достоверности информации [6, 83].

1.3.Коммуникационные барьеры и их преодоление

Когда ведут речь о деловых коммуникациях, социально-психологическом климате коллектива, подразумевают следующее:

- совокупность коммуникативных характеристик группы;

- преобладающий и устойчивый психологический настрой коллектива;

- характер взаимоотношений в коллективе;

- интегральную характеристику состояния коллектива.

Существуют признаки, по которым косвенно можно судить об атмосфере в группе. Предложенные в Приложении 4 вопросы помогут оценить атмосферу в коллективе. Руководитель может целенаправленно регулировать характер отношений в группе и влиять на коммуникативные барьеры.

Для этого необходимо знать закономерности его формирования и осуществлять управленческую деятельность с учетом факторов, влияющих на деловые коммуникации: