Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара» ( анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок).pdf

При правильном описании и внедрении бизнес-процесса, организация получает множество преимуществ:

- улучшается контролируемость и управляемость на всех уровнях, так как имеется общая картина деятельности организации;

- уменьшается время, необходимое на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;

- организация развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;

- возникает понимание, какие сотрудники необходимы организации, облегчается процесс подбора персонала;

- появляется возможность расширения бизнеса за счет создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов основывается на некоторых принципах, которые позволяют создать адекватные модели процессов. При их соблюдении возможно описать множество параметров состояния бизнес-процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались достаточно независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес-процессов являются следующие:

- принципе декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы;

- принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах;

- принцип документирования – элементы, входящие в бизнес-процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов;

- принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель бизнес-процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу;

- принцип полноты и достаточности – перед тем как включить в модель какой-либо элемент, необходимо оценить его влияние на выполнение бизнес-процесса. Если элемент не является существенным для выполнения бизнес-процесса, то его не стоит включать в модель, так как он может только усложнить модель бизнес-процесса.

1.2. Моделирование бизнес-процессов «как-есть»

Предприятие N – современное предприятие, составными частями которого являются производственные площадки, административные подразделения и управления деятельностью объекта.

---

Управление закупок является структурным подразделением Предприятия N по обеспечению предприятия всеми видами материально-технических ресурсов и оборудования. Так как информационные процессы сопровождают любую человеческую деятельность в любые исторические периоды времени, то нужно признать, что и информационные технологии имманентно присущи трудовому процессу, как в области производства, так и в организационно-управленческой сфере, т.е. в менеджменте [7].

Управление закупок руководствуется в своей работе с подразделениями действующей должностной инструкцией, положениями, нормативами и приказами, внедренными на предприятии.

Рассмотрим организационную структуру управления закупок (рисунок 2):

- ОО УЗ – это отдел оборудования управления закупок.

- ОМТС – это отдел материально-технического снабжения.

- Группа №1 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (химии) отдела материально-технического снабжения.

- Группа №2 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (металлов).

- Группа №3 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (вспомогательная).

- Группа №4 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (контрольно-измерительные приборы).

Рисунок 2. Организационная структура управления закупок

В управлении закупок применена линейно-функциональная структура управления. Данная организационная структура подразумевает передачу полномочий от начальника управления закупок заместителю начальника управления, далее начальникам отделов, затем ведущим специалистам рабочих групп. В то же время в основе организационной структуры УЗ лежит принцип функциональной департаментализации (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности) [9].

Процесс закупок строго регламентирован и направлен на заключение договоров поставки материалов и оборудования с дальнейшим поступлением МТРиО необходимого количества и качества на склад структурного подразделения. Целями процесса являются:

 обеспечение своевременного и качественного выполнения годовой программы закупок Предприятия N, а также дополнительных заявок за счет проведения закупочных процедур на поставку материалов и оборудования;

 полное, своевременное и качественное обеспечение структурных подразделений Предприятия N материалами и оборудованием в соответствии с закрепленной за каждым исполнителем структурной группы УЗ номенклатурой;

---

 применение различных способов закупок материалов и оборудования (преимущественно конкурентных) в соответствии с Единым отраслевым стандартом закупок;

 обеспечение своевременной и качественной приемки материалов и оборудования техническими специалистами Предприятия N.

Рассмотрим схему процесса управления закупками (рисунок 3).

Рисунок 3. Схема процесса управления закупками

Стартовым этапом выполнения процесса закупочной деятельности является заявочная компания, проведение которой утверждается приказом по предприятию. Заявка на оборудование или материал является внутренним сообщением отделу закупки о потребности в оборудовании или материале. В заявке отдел сообщает базовые характеристики необходимого оборудования или материала, допустимые отклонения от этих характеристик, требуемое количество и сроки поставки.

Далее идет этап согласования заявок. На этом этапе исполнитель, оформлявший заявку на оборудование или материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования возникла необходимость внести изменения в заявку, то исполнитель выполняет повторное оформление и согласование заявки.

Этап формирования плана закупок является достаточно трудоемким процессом, так как необходимо максимально точно определить потребность предприятия в приобретении запрошенного оборудования или материалов.

Организация закупок возможна несколькими способами, на выбор которого влияют такие факторы как:

- сложность конечного изделия;

- комплектующие и материалы, применяемые для изготовления;

- характеристики производимого изделия;

- периодичность заказа;

- объем партии одного заказа;

- объем закупки;

- необходимые затраты на создание и хранение запасов приобретаемого оборудования или материалов.

Этап выбора поставщика состоит из следующих пунктов:

- получение предложений от потенциальных поставщиков;

- согласование поступивших предложений;

- регистрация получения коммерческих предложений от потенциальных поставщиков;

- выбор наиболее подходящих поставщиков.

Полученные коммерческие предложения от потенциальных поставщиков регистрируются в установленном порядке. Цены и условия потенциальных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Если возникают вопросы по коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, которые требуют пояснения или дополнительной информации. Для зарегистрированных коммерческих предложений возможно составить сравнительный список цен и условий поставки. Основываясь на сравнительном списке цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений, факте наличия или отсутствия в данный момент с потенциальным поставщиком долгосрочных договорных отношений и на основе дополнительной информации о компании происходит выбор наиболее подходящих поставщиков.

---

Если договор с поставщиком отсутствует или срок его действия окончен, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Далее происходит оформление заказа, со всеми необходимыми параметрами. Оформленный заказ согласуется и, если обнаруживаются неточности подготавливается и оформляется заново. Подготовленный заказ отправляется выбранному поставщику и выполняются обязательства по оплате заказа.

На этапе поставок оборудования или материалов производятся следующие процедуры:

- организуется прием груза в установленном месте;

- сопоставляются характеристики полученного оборудования или материалов с заявленными ранее поставщиком;

- выставляются претензии по факту отступления от условий договора, если таковые имеются.

2. Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара»

2.1. Мероприятия по улучшению бизнес-процессов

ЕОСДО – Единая отраслевая система документооборота. Цель Единой отраслевой системы электронного документооборота — создание единого информационного пространства отрасли и получение существенной экономии за счёт перехода на безбумажный документооборот. Внедрение ЕОСДО приводит к сокращению времени на принятие управленческих решений, увеличивает производительность труда за счёт ускоренной обработки документов, повышает исполнительскую дисциплину.

На рисунке 4 представлена модель процесса организации поставок as-is.

Рисунок 4. Модель As-Is организации поставок

В настоящее время, при проведении упрощенного варианта проведения закупки материалов и оборудования, а именно проведения конкурентной процедуры закупки, используется бумажный вариант документа формата Excel с приложением всех необходимых подтверждений (мониторинг цены, адресный запрос, ТКП от поставщиков, расчет НМЦ, распечатка с сайтов-агрегаторов, запрос о снижении и ответ о снижении от поставщика, заявка на закупку, защита категорийной стратегии, закупочная документация) в бумажном виде.

---

В процессе используются подсистемы платформы Alfa и ЕОСДО на стадии согласования необходимых документов к договору поставки:

- управление заявочной кампанией по поставке материалов и оборудования;

- управление движением материально-технических ресурсов;

- управление договорами, финансами и расчетами.

Выявленные недостатки:

- в системе договорные отношения представлены не полностью, только в части характеристик самого договора, дат поставки и оплаты;

- ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы на бумажном носителе, контролирует ход согласования аналитической записки к договору и заявки на закупку "вручную".

В модели to-be предлагается развитие информационной системы – применительно к УЗ, в частности предлагается использовать подсистему Управление закупочной кампанией по поставке оборудования и материалов с внедрением модуля «Заявки на поставку» в ЕОСДО. Функциональная модель отображена на рисунке 5.

Рисунок 5. Модель To-Be организации поставок

В обновленной системе вся необходимая документация для заключения договора представлена в полной мере, включая обоснование цены закупки, выбор поставщика, преддоговорные переговоры.

Ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы в единой отраслевой системе документооборота, отправляет на согласование специалистам структурных подразделений, связывает их с договорными обязательствами. Контролирует ход согласования и утверждения аналитических записок и заявок на закупку с помощью системы.

В обновленной системе появляется возможность отследить:

- согласование аналогов с меньшей ценой;

- срок выполнения каждым исполнителем своей задачи по согласованию аналитический записки и/или закупочной документации. А также появляется возможность:

- исключить из цепочки согласования документации водителя экспедитора;

- снизить трудозатраты секретаря, т.к. номер и дата документа будут присваиваться в системе автоматически.

2.2 Описание бизнес-процессов «как должно быть»

PRPU01 «Заявка на поставку»

Изменения шагов бизнес-процесса

PRPU01.01 Определение потребности в товарах

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Тип шага

Системный

Описание шага

---