Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара» ( анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На современных предприятиях руководители стремятся автоматизировать процесс планирования и управления закупками, т.к. именно в этом случае будет обеспечена бесперебойность работы, а также будут гарантированы своевременность закупки и положительные отношения, как с поставщиками, так и с потребителями.

Сфера применения информационных технологий постепенно расширяется от автоматизации отдельных бизнес-процессов предприятия, таких, например, как автоматизация расчетно-кассового узла, бухгалтерии, логистических операций, управления товарными запасами, управление персоналом, до комплексной автоматизации основных или даже всех бизнес-процессов.

Процесс управления закупками оказывает существенное влияние на конкурентоспособность, эффективность и устойчивость предприятий. Таким образом, вся дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия зависит от грамотной организации процесса планирования и управления закупками.

Актуальность темы обусловлена всевозрастающей ролью управления планированием поставочной деятельности. Эффективное управление планированием поставочной деятельности является залогом успешной организации поставок предприятия, получение максимальной прибыли при минимальных временных и финансовых издержках.

Целью работы является анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок Предприятия N и разработка рекомендаций по управлению планированием поставочной деятельности Предприятия N.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать методики бизнес-процессов;

- исследовать информационные системы и программные продукты для анализа бизнес-процессов;

- создать модель деятельности УЗ Предприятия N:

- разработать функциональные модели организации закупок as-is и to-be;

- оценить эффективность внедрения модуля «Заявка на поставку» в единой отраслевой системе документооборота.

Объект исследования – управления поставок Предприятия N.

Предметом исследования является процесс организации поставочной деятельности на данном предприятии.

1. Сущность, цель и классификация анализа бизнес-процессов в современных условиях

---

1.1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

В век всеобщей компьютеризации одним из основных ресурсов общества становится информация. Чтобы считаться квалифицированным специалистом, необходимо уметь обрабатывать имеющуюся информацию для получения желаемого результата, причем делать это правильно и быстро [2].

Бизнес-процесс – это система последовательных, целенаправленных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы – результаты процесса, – представляющие ценность для потребителей.

Бизнес-процессы разделяются на основные, сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управления и процессы развития.

Основные бизнес-процессы генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, которые являются целевыми объектами создания организации и обеспечивают доход. Эти бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые клиент готов платить деньги.

Сопутствующие бизнес-процессы – это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также направленны на получение прибыли.

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт.

Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации, предназначены для жизнеобеспечения все остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт.

Бизнес-процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процессы и организации в целом. Это процессы текущего, оперативного и стратегического планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимых товаров и услуг, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования организации.

Анализ бизнес-процессов – это систематическое получение данных с целью идентификации, определения, оценки и представления процесса как основы для его организации и улучшения.

---

Суть анализа бизнес-процессов заключается как в работе с графическими схемами, так и в анализе абсолютно всей доступной информации по процессам, измерении их показателей, сравнительном анализе и т.д. Именно поэтому анализ процессов необходимо рассматривать в широком смысле. Классификация видов анализа процессов представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Классификация видов анализа процессов

Поводом для проведения анализа бизнес-процессов, зачастую является конкурентное положение организации на рынке. Сравнение цен, затрат на производство продуктов или услуг могут выявить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению. Индикаторами фактической ситуации могут служить:

- высокое время поставки продуктов и возникающие сложности со сроками выполнения заказов;

- непрозрачный ход выполнения бизнес-процесса и недостаточная его глубина;

- слишком высокий спектр продуктов и деталей;

- частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа;

- высокие внутриорганизационные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей;

- большие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии;

- высокие затраты и высокая загрузка мощностей, появление узких мест.

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает «сведение, ознакомление, разъяснение». Дословная трактовка означает то, что присуще человеческому сознанию и общению и не отражает многообразия свойств информации, которое проявляется не только на уровне общения между людьми, но и на уровне живой и неживой природы, включая и технические устройства, созданные человеком [3].

Регламент бизнес-процесса – это детальное описание бизнес-процесса. Такое описание позволяет сформировать и удовлетворить множество точек зрения заинтересованных сторон. Регламент – это рабочий документ, к которому обращаются сотрудники организации с целью получения ответов на возникшие вопросы, связанные с выполнением бизнес-процесса. Новые сотрудники используют регламент для того, чтобы научится выполнять процесс таким образом, как это делается в организации. Регламент – это рабочая инструкция по выполнению процесса для всех участников бизнес-процесса и заинтересованных в нем лиц.

Зачастую разработка регламента бизнес-процессов преследует следующие цели:

- выявление и устранение «узких мест» бизнеса, которые могут являться причиной перерасхода ресурсов организации, таких как время или финансы;

---

- стандартизация бизнес-процессов организации, выработка определенных шаблонов действий для каждого из бизнес-процессов;

- накопление знаний и опыта, когда конкретный регламент бизнес-процесса отсутствует, все происходит стихийно, в таких условиях накопление базы знаний невозможно;

- качественный и полноценный контроль над выполнением бизнес-процессов на всех этапах;

- уменьшение количества ошибок в работе и времени на обработку запросов.

В целом можно сказать о том, что если регламент бизнес-процессов не разработан и все принципы работы содержатся только в головах сотрудников, то отсутствует и четкое понимание того, почему нужно придерживаться сложившихся правил, а также возможность контроля. Очень сильно вырастает роль человеческого фактора в работе организации.

Второй весомый недостаток – высокая сложность внесения улучшений. Пока не разработан регламент бизнес-процессов, недочеты существующего принципа работы тоже не видны. А если вносить изменения, то сложно оценить, к каким результатам они в действительности могут привести.

Поэтому разработка регламента бизнес-процессов абсолютно необходима для любого бизнеса.

Выделяются несколько методик субъективной оценки процессов. По большей части такие методики были разработаны в трудах основателей и последователей методологии реинжиниринга бизнес-процессов. К тому же для анализа процессов могут быть использованы общеизвестные методики анализа такие как SWOT-анализ, анализ при помощи Бостонской матрицы и другие.

Методы графического анализа процессов проработаны в меньшей степени. Зачастую в литературе их классификация не встречается.

В мировой практике более подробно разобраны методы количественного анализа процессов. В основном они основаны на сборе, обработке и анализе статистической информации о процессах.

В настоящий момент широкое распространение получили такие методы количественного анализа, как ABC-анализ и имитационное моделирование процессов. Однако их использование на практике предполагает большие затраты и длительное время выполнения проектов в организациях. Поэтому использование этих методов в организациях, не имеющих четкой регламентации процессов и средств измерения их показателей, является не целесообразным.

Главной задачей при моделировании бизнес-процессов организации является описание протекающих в ней процессов для того, чтобы построить модель «как есть». Для выполнения этого необходимо собрать всю имеющуюся информацию о бизнес-процессе, которой в полном объеме, зачастую, обладают только сотрудники организации, непосредственно вовлеченные в выполнение этого бизнес-процесса. Таким образом, мы приходим к тому, что необходимо подробно опросить всех вовлеченных в бизнес-процесс сотрудников. Следует отметить, что желательно не ограничиваться сведениями о бизнес-процессе, которые предоставляют руководители и менеджеры. Как правило, только опрос сотрудников, осуществляющих действия в рамках описываемого бизнес-процесса, может дать адекватное представление о том, как работает бизнес-процесс в действительности.

---

Первый вопрос во время построения модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Несмотря на важность этого понятия для эффективной работы организации, случается, что получить четкое определение результата бизнес-процесса нелегко.

После того как результат бизнес-процесса определен необходимо разобраться с последовательностью действий, составляющих бизнес-процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги бизнес-процесса. Затем проводят декомпозицию каждого из высокоуровневых шагов. От сложности бизнес-процесса и необходимой степени детализации зависит глубина декомпозиции. Для получения наиболее полного представления о бизнес-процессе необходимо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций – хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в программном обеспечении или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие.

На основании полученной информации строится модель обычного выполнения бизнес-процесса и определяются возможные сценарии его выполнения с вероятными сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации - исключения) могут нарушать оптимальный ход выполнения бизнес-процесса, поэтому необходимо определить, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.

Во время моделирования определяются бизнес-цели, в достижении которых участвует моделируемый бизнес-процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата бизнес-процесса. У каждого бизнес-процесса должен быть как минимум один результат, так же он должен быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели.

Необходимо выявить события, которые могут прекратить ход выполнения бизнес-процесса. В случае прерывания есть вероятность того, что потребуется корректно «откатить» (компенсировать) те шаги бизнес-процесса, которые уже были выполнены. Для этого необходимо определить логику компенсирующих действий для всех прерывающих событий.

Так же следует рассмотреть имеющиеся программные средства, которые осуществляют поддержку выполнения бизнес-процесса. Это может быть важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения бизнес-процесса, не полностью известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на данном этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации бизнес-процесса.

---