Файл: АНАЛИЗ УЧЕТА С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «СТРОЙЭНЕРГО».pdf

Синтетический учет группирует и обобщает учет состава и прохождения средств предприятия, их источников и потребителей в едином денежном выражении, обеспечивая формирование сумм для отчетности, общей для каждого счета ‒ для заполнения баланса и других форм отчетности.

Основными регистрами синтетического учета на предприятии являются:

‒ анализ счета;

‒ анализ счета по датам;

‒ обороты по счету;

‒ журнал-ордер и ведомость по счету;

‒ оборотно-сальдовая ведомость.

Сформировав регистр синтетического учета анализ счета по субконто по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» можно увидеть, что остаток на начало, на конец и обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по конкретному субконто перенеслись в этот регистр и они соответствуют сальдо на начало и на конец периода, а также оборотам по дебету и по кредиту карточки счета данного субконто.

Так же можно сформировать анализ счета по датам. По каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты, остатки на конец и список корреспондирующих счетов. Он также является регистром синтетического учета.

Регистр синтетического учета обороты по счету содержит следующую информацию: период, начальное сальдо, дебетовый оборот, кредитовый оборот, сальдо на конец периода.

Регистром для учета расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведется синтетический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Данные в анализе счета по каждому счету дублируются в оборотно-сальдовой ведомости, которая содержит для каждого счета остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Список упорядочен по кодам счетов и субсчетов.

В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части экрана выводятся полные названия счетов текущей строки и наименования субконто.

На основе регистров синтетического учета формируется Главная книга, которая содержит информацию об оборотах счета с другими счетами, остатки и обороты по каждому счету.

На основе Главной книги главный бухгалтер заполняет бухгалтерскую отчетность.

Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются работникам ООО «СтройЭнерго» на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц не установлен распоряжением директора ООО «СтройЭнерго».

В организации не приведен список подотчетных лиц, которые имеют право получать деньги на командировку, данная информация находится в приказе руководителя о направлении работника в служебную командировку.

---

За полученные на оплату хозяйственных и командировочных расходов суммы работники ООО «СтройЭнерго» обязаны отчитаться, но в организации нет положения о расчетах с подотчетными лицами, не определены соответствующие сроки и документы, в которых обобщается информация о произведенных подотчетниками расходах.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Аванс на командировочные расходы выдается исходя из предполагаемых расходов и сроков нахождения работника ООО «СтройЭнерго» в предстоящей командировке.

Отчитывается о командировке работник также путем составления авансового отчета, к которому приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Авансовые отчеты в ООО «СтройЭнерго» нумеруются сквозным образом.

Работником ООО «СтройЭнерго» оплачено 1000 руб. нотариусу за удостоверение подписи заявителя в Заявлении о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы. Оплата произведена из денежных средств, выданных работнику под отчет.

Оплата госпошлины нотариусу, произведенная работником организации за счет денежных средств, выданных ему под отчет, отражается записью по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В рассматриваемой ситуации сумма оплаченной госпошлины в качестве управленческого расхода признается расходом по обычным видам деятельности.

Признание госпошлины в составе расходов по обычным видам деятельности отражается записью по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и по кредиту счета 68 «Расчеты с бюджетом» таблица 2.

Таблица 2 ‒ Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами в ООО «СтройЭнерго» в 2017 г.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы работнику под отчет денежные средства для оплаты госпошлины	71-1	50-1	1000	Расходный кассовый ордер
Отражена оплата нотариусу госпошлины	68-10	71-1	1000	Авансовый отчет
Сумма госпошлины учтена в составе общехозяйственных расходов	26	68-10	1000	Бухгалтерская справка-расчет

---

Рассмотрим, как отражается в бухгалтерском учете ООО «СтройЭнерго» приобретение материалов, если оплата производится в наличной форме.

Например, работнику выдали под отчет денежные средства в сумме 11 800 руб. для внесения 100-процентной оплаты под поставку материалов. Поставщиком выставлен организации-покупателю счет-фактура на сумму полученной предоплаты, равную 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.). Материалы получены от поставщика и оприходованы на склад.

На основании п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, поступившие материалы принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, которой при приобретении материалов за плату признается сумма фактических затрат организации на их приобретение (за исключением НДС) [6].

Принятие полученных от поставщика материалов к учету отражается записью по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-1 «Сырье и материалы», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» таблица 3.

Таблица 3 ‒ Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при поставке материалов в ООО «СтройЭнерго» в 2017 г.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы денежные средства подотчетному лицу	71-1	50-1	7 000,00	Расходный кассовый ордер
Отражено внесение оплаты за материалы	60-1	71-1	6 442,73	Авансовый отчет
Приняты на учет материалы	10-1	60-1	5 459,94	Отгрузочные документы поставщика, Приходный ордер
Отражен НДС, предъявленный по поступившим материалам	19-3	60-1	982,79	Счет-фактура
Принята к вычету сумма НДС по поступившим материалам	68-2	19-3	982,79	Счет-фактура

В ООО «СтройЭнерго» водителям выдаются под отчет талоны на приобретение бензина. Выдача под отчет работнику талонов на приобретение ГСМ отражается записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 10, субсчет 10-3 «Топливо».

Например, талоны на ГСМ стоимостью 3000 руб. были выданы водителю грузового автомобиля под отчет. Водителем представлен авансовый отчет и путевой лист, подтверждающие расходование ГСМ на сумму 3000 руб. в производственных целях.

---

На дату представления работником авансового отчета и путевого листа в бухгалтерском учете составляется запись таблица 4.

Таблица 4 ‒ Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при получение талонов на бензин в ООО «СтройЭнерго» в 2017 г.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Водителю под отчет выданы талоны на приобретение ГСМ	71	10-3	3 000	Ведомость учета талонов
Признан расход на приобретение ГСМ	20	71	3 000	Авансовый отчет, путевой лист

В настоящее время все больше компаний практикуют оплату хозяйственных и командировочных расходов в безналичном порядке. Оплата расходов с помощью банковских карт имеет следующие преимущества. Комиссия за перечисление денег меньше процента за снятие наличных денежных средств. Даже если карта будет потеряна работником, ее можно восстановить и использовать имеющиеся на ней средства. И наконец, средства, числящиеся на карте, можно пополнить, что удобно, когда сотрудник предприятия находится в командировке в другом городе или области.

Например, работник ООО «СтройЭнерго» был отправлен в командировку, для оплаты расходов ему на руки была выдана банковская карта, на которую предварительно были зачислены денежные средства в размере 10 000 руб. Согласно выписке банка с банковской карты были списаны 8 000 руб. на оплату расходов в командировке и 150 руб. - комиссия банка. По прибытии из командировки работник полностью отчитался о произведенных расходах.

В бухгалтерском учете безналичные расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими бухгалтерскими записями таблица 5.

Таблица 5 ‒ Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при пользовании банковской картой в ООО «СтройЭнерго» в 2017 г.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Перечислены средства на банковскую карту для безналичной оплаты	55	51	10 000	Платежное поручение
Отражена комиссия банка за обслуживание карты	91-2	55	150	Бухгалтерская справка
Списаны с карточного счета деньги, израсходованные работником	71-1	55	8 000	Бухгалтерская справка
Приняты произведенные работником в служебной командировке расходы	26	71-1	8 000	Авансовый отчет

---

В случае если работник долго не погашает задолженность перед ООО «СтройЭнерго», бухгалтерия взыскивает с него сумму долга в принудительном порядке.

В ООО «СтройЭнерго» возврат подотчетным лицом задолженности и удержание ее из его заработной платы отражаются следующими бухгалтерскими записями таблица 6.

Таблица 6 ‒ Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами при возврате неиспользованных денежных средств в ООО «СтройЭнерго» в 2017 г.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Внесение подотчетным лицом в кассу задолженности	50-1	71-1	500-00	Приходный ордер
Удержание из заработной платы сотрудника подотчетной суммы, не возвращенной в установленные сроки	94	71-1	1254-00	Бухгалтерская справка
Погашение задолженности подотчетного лица за счет удержаний из его заработной платы	70	94	267-12	Расчетно-платежная ведомость

ООО «СтройЭнерго» перед составлением годовой отчетности обязательно проводит инвентаризацию расчетов с работниками организации по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При инвентаризации подотчетных сумм бухгалтер ООО «СтройЭнерго» проверяет отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) Также проверяет, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

Для отражения результатов инвентаризации расчетов с подотчетными лицами ООО «СтройЭнерго» использует «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (ф. № ИНВ-17).

Например, на 1 декабря 2017 г. выявлена недостача в размере 522 руб. за Карповым Н.И., уволенным в сентябре 2017 г. Приказом директора ООО «СтройЭнерго» данная задолженность списана на прочие расходы. Дебиторская задолженность в отношении задолженности по подотчетным суммам его течение начинается с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. Если попытки вернуть долг не дали результатов или не предпринимались вовсе, задолженность списывается в состав прочих расходов организации, поэтому бухгалтером ООО «СтройЭнерго» произведены следующие бухгалтерские записи таблица 7.

---