Файл: АНАЛИЗ УЧЕТА С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «СТРОЙЭНЕРГО».pdf

Также в документе перечислены и другие важные правила выдачи подотчетной наличности:

‒ выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хозяйственной деятельностью лица, работником которого является подотчетное лицо;

‒ выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления. В нем он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который необходим для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на подпись руководителю организации;

‒ передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002;

‒ выдача следующей суммы подотчетному лицу возможна только при условии полного и своевременного погашения долгов по предыдущим отчетным суммам;

‒ по истечении трех дней, которые отсчитываются от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией;

‒ представленная работником отчетная документация проверяется главным бухгалтером или обычным бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем. Он же утверждает отчет и устанавливает сроки, которые необходимы для осуществления окончательных расчетов с подотчетным лицом [6].

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94 н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» стоит рассматривать как следующий документ, говоря об отношениях с подотчетными лицами. Вообще сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо от 15.03.2001 № 16-00-13/05 «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета»), однако данный документ имеет прямое отношение к отражению хозяйственных операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете [5].

В законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ есть основные положения, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и первичных документов, которые подтверждают расходы подотчетного лица:

‒ каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозяйственные операции;

‒ вся первичная документация должна включать реквизиты;

---

‒ первичные документы составляются непосредственно при совершении того или иного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении [4].

Ответственные лица, которые оформляют первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии;

‒ предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хозяйственной деятельности.

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами.

Так, Трудовой Кодекс РФ:

‒ распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет (ст. 16–19 ТК РФ);

‒ определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии (ст. 137 ТК РФ);

‒ устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника (ст. 138 ТК РФ);

‒ обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в том числе денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ) [2].

Напрямую КоАП РФ (Кодексом об административных правонарушениях РФ) ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусматривается.

Однако, некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет без заявления работника и другие) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с неоприходованием денежной наличности в кассе или с нарушением порядка ее хранения. За эти правонарушения уже предусмотрена конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП [3].

1.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Организация расчётов с подотчётными лицами учитывается на активно – пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Таблица 1 ‒ Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода – это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода ‒ это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

---

Все подотчётные суммы учитываются на 71 счёте в корреспонденции с соответствующими счетами. Выдача наличных сумм под отчёт дебетуется на 71 счёте.

Кредитуется 71 счёт, когда авансовый отчёт принят к учёту. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты прав с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче [14].

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 ‒ комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

В то же журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

На оборотной стороне этого прав журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты прав – на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой.

Данные из главной книги переносятся в баланс. Движение документов представлено на рисунке 1.

Приходные кассовые ордера

Авансовые отчеты

Расходные кассовые ордера

Журнал - ордер

Главная книга

Бухгалтерский баланс

Рисунок 1 ‒ Схема движения документов

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета.

С этой семьи целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

---

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых прав унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ [4].

2. АНАЛИЗ УЧЕТА С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «СТРОЙЭНЕРГО»

2.1 Краткая характеристика ООО «СтройЭнерго»

ООО «СтройЭнерго» учреждено решением общего собрания учредителей и действует на основании Устава, Гражданского Кодекса, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Местонахождение: г. Архангельск, ул. Урицкого, д. 56, оф. 4 А.

Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей предпринимательской деятельности извлечение прибыли.

Организационно-правовая форма предприятия общество с ограниченной ответственностью.

В соответствии с регистрационными документами основным видом деятельности является строительство зданий и сооружений.

ООО «СтройЭнерго» присвоен Общероссийский Государственный Регистрационный номер 1117847329753.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и иные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество имеет счета в банках, имеет право на простую круглую печать, штамп, символику, товарный знак.

ООО «СтройЭнерго» вправе заниматься любыми иными видами деятельности, не запрещенными действующим законодательством РФ.

Предприятие является собственником имущества, приобретённого в процессе его хозяйственной деятельности. ООО «СтройЭнерго» осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом, по своему усмотрению, в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

Размер уставного капитала составляет 10000 (десять тысяч) рублей.

Общее собрание участников ООО «СтройЭнерго» вправе (ежеквартально, раз в полгода или раз в год» принимать решение о распределении своей чистой прибыли между участниками общества.

К органам управления относятся:

− общее собрание участников;

− единоличный исполнительный oрган – Генеральный директор.

---

Организационная структура рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 2.

Директор

Начальник производства

Главный инженер

Главный экономист

Производственный отдел

Производственно-экономический отдел

Технический и технологический отдел

Рисунок 2 − Организационная структура предприятия ООО «СтройЭнерго»

Анализируя организационную структуру предприятия можно выделить несколько отделов и структурных подразделений, непосредственно занимающихся организацией и поддержкой основных направлений деятельности предприятия.

2.2  Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройЭнерго»

Бухгалтерский учет в ООО «СтройЭнерго» ведется с использованием средств вычислительной техники на базе электронной версии «1С: Бухгалтерия 8» ‒ это универсальная бухгалтерская программа.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной бухгалтерии, вместе с вводом проводок, формируются первичные документы.

Аналитический учет на предприятии по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу.

Основными регистрами аналитического учета на предприятии являются: карточка счета, анализ счета по субконто, журнал-ордер по счету в разрезе субконто [22].

Основным регистром аналитического учета в «1С: Бухгалтерия 8» по счету 71 является карточка счета.

В карточку включаются все операции с данным счетом, а также остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции.

Если для выбранного счета 71 ведется аналитический учет, на экран выводится соответствующий список объектов аналитического учета ‒ субконто, которыми являются наименованием покупателей. Можно вывести карточку по конкретному субконто или по всем субконто, то есть по конкретному контрагенту или по всем сразу.

Так же регистрами аналитического учета является анализ счета по субконто и оборотно-сальдовая ведомость по субконто.

В анализе счета по субконто отражены по каждому субконто (наименование фирм покупателей) начальное сальдо, обороты по корреспондирующим счетам, сальдо на конец [16].

Оборотно-сальдовая ведомость по субконто содержит следующие реквизиты:

‒ наименование субконто;

‒ сальдо на начало периода (дебетовое или кредитовое);

‒ обороты по дебету и по кредиту

‒ сальдо на конец периода (дебетовое или кредитовое) [18].

---