Файл: Особенности коммуникации в организации (ООО «MSG»).pdf

Введение

Управление человеческими ресурсами – это не что иное, как человеческий аспект в управлении компанией и отношениях сотрудников с руководством[8].

Основой управления человеческими ресурсами выступают достижения психологии труда и используемые технологии и процедуры, совокупно определяемые как «управление персоналом», в отношении комплектования штата компании, выявления и удовлетворения потребностей сотрудников и практических правил и процедур, которые управляют взаимоотношениями между организацией и ее работником [9].

Коммуникация – очень важный, даже неотъемлемый момент общественных отношений. Каждый человек, у кого есть подчиненные или который сам находится в подчинении, так или иначе, связан с управлением человеческими ресурсами, при этом понимая роль и ценность коммуникаций[10]. Для менеджеров всех уровней власти выполнение данной функции попросту неизбежно. Можно наблюдать значимость благоприятности психологического климата коллектива как показателя эффективности работы отлаженных коммуникационных каналов и сетей.

Цель данной работы исследовать особенности коммуникаций в организации.

Для достижения это цели необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть теоретический аспект коммуникационных каналов и сетей в управлении.
2. Изучить проблемы потери и искажения информации, обозначив пути их решения и перспективы развития информационных технологий в рамках управленческих задач.
3. На практике применить знания относительно проектирования социальных коммуникаций на примере конкретной компании ООО «MSG».
4. Сформировать итоговое представление об изученном материале.

Глава 1. Теоретические основы коммуникационных каналов и сетей в структуре управления

1.1. Коммуникационные каналы: значение, виды и типы коммуникационного взаимодействия

Коммуникационный канал – это то или иное средство, используя которое, можно передать сообщение от источника к получателю. Первый из них отправляет ту или иную информацию, а второй получает ее. При этом адресат может быть не один[14].

Примерами в деловой сфере могут служить следующие ситуации:

1. Получатель информации один – переговоры с представителем контрагента, индивидуальная беседа с руководителем, беседа двух сослуживцев в неформальной обстановке и т.д.;
2. Адресатов несколько – выступление Председателя правления на заседании Общего собрания акционеров, оратора на совещании, торгового представителя на презентации новой продукции и т. д.

Устные и письменные данные для наглядности может подкрепляться особыми выделяющими интонациями, указательной жестикуляцией, дополнительными фото- и видеоматериалами и т. д.

Обобщенно, каналы коммуникации можно охарактеризовать как реальные или воображаемые линии связи, по которым происходит перемещение информации. Естественно, обеим сторонам процесса (отправителю и получателю данных) необходимо наличие средств для восприятия сообщения: различные коды, языки, технические приспособления.

Значение коммуникаций в рамках управления компанией можно рассматривать разнопланово:

1. Выступают основным условием существования и развития компании, в которой они функционируют;
2. Поддерживают двустороннюю связь с внешней средой, при этом обуславливая уровень и качество принятия сопряженных управленческих решений.
3. Характеризуют состояние внутренней среды компании через обеспечение функционирования и взаимодействия ее персонала, структуры, целей, технологий и задач.
4. Вносят фактор неформальной структуры в процесс функционирования компании с пособничеством в сближении с ней формальной структуры.

В основу процесса коммуникации положено взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов.

По своему содержанию коммуникационное взаимодействие разбито на информационное, административное и техническое.

Информационное взаимодействие следует описать, как обмен данными, необходимыми для принятия решений, между субъектами управленческой деятельности. Такая информация может быть официальной, то есть юридически закрепленной, или же неофициальной – не обладающей ни каким правовым статусом, но помогающей в качестве ориентира в той или иной ситуации.

При административном взаимодействии вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляя контроль. По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным.

Техническое взаимодействие характеризуется участием субъектов управленческой структуры в практическом воплощении своих функций (подготовка и проведение заседаний, сбор данных и документов, обмен опытом, ведение делопроизводства и т. д.)

Относительно характера коммуникационного взаимодействия в компании можно выделить прямое (базируется на непосредственном контакте сторон) или косвенное (одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких либо команд выполняет требующиеся от нее действия) взаимодействия.

Организационные коммуникации представляют собой совокупность коммуникаций, построенных на платформе общения, опосредованного информацией о самой компании, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации – заключаются в устном общении сотрудников. Уровень эффективности межличностных коммуникаций крайне важен в вопросе успеха управленческой работы, поскольку именно на подобном непосредственном взаимодействии персонала различных эшелонов власти строится решение многих управленческих задач. Сама по себе межличностная коммуникация – лучший способ обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Внешние коммуникации – это связи, функционирующие между компанией и внешней средой, факторы которой способны очень сильно влиять на работу хозяйствующего субъекта. Коммуникации с своим внешним окружением оснащены разнообразными средствами, например, реклама и программы продвижения товаров на рынке – для действительных и потенциальных потребителей. При формировании отношений с общественностью – важно создание определенного образа, имиджа компании на различных уровнях сотрудничества.

Внутренними коммуникациями называются связи внутри компании, на различных уровнях и подразделениях.

Формальные коммуникации – установленные коммуникации, согласно организационной структуре компании, обладающие непосредственной связью уровней управления и функциональных отделов. Здесь можно проследить такую тенденцию, как зависимость количества уровней власти и величины искажения данных. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, поскольку каждый уровень власти может корректировать и отфильтровывать сообщения по своему усмотрения.

Неформальные коммуникации – иными словами, канал распространения слухов. Здесь информация передается гораздо оперативнее, по сравнению со скоростью по каналам формального сообщения, руководство часто готово воспользоваться уловкой в виде запланированной утечки и распространения определенных данных из разряда «только между нами».

Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя.

Составляющие вертикальных коммуникаций следующие:

• прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов;
• обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач;
• обсуждение проблем эффективности работы;
• достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных;
• сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;
• оповещение подчиненных о грядущих изменениях;
• получение сведений об идеях и предложениях.

Интерактивные коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными.

Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети[3].

1.2. Коммуникационные сети: сущность в управлении, модель коммуникационных связей, ее элементы и феномены

Коммуникационная сеть представляет собой соединенные определенным образом участвующие в коммуникационном процессе индивиды через информационные потоки.

В рамках коммуникационных сетей важно не рассмотрение сторон процесса как таковых, а непосредственно отношение к коммуникации между ними, включая потоки сообщений или сигналов.

Коммуникационная сеть, как правило, концентрируется на выработанных в компании образцах информационных потоков, без акцента на качестве передачи смысла сообщений. При этом коммуникационная сеть может оказать влияние либо на сокращение, либо на рост разрыва между отправленными и полученными данными.

Позиции членов группы в коммуникационных сетях неоднозначны. Роль одних – в основном только восприятие информации, других – ее накопление, третьих – создание или обработка. Таким образом, можно говорить о наличии коммуникационных ролей у членов коллектива или подразделения компании.

Анализ ролевого набора дает платформу для понимания причин нарушения связей или перегруза коммуникационных каналов в той или иной части коллектива, а значит и своевременные сигналы для дополнительного ввода определенных должностей (ролей), как инструмента устранения дефектов систем сообщения данных.

При практическом рассмотрении коммуникационных сетей, можно составить следующую схему (см. рис. 1):

Виды коммуникационной сети

открытая

закрытая (замкнутая)

комбинированная

движение данных может остановиться при попадании в тупик - к элементу структуры управления в конце канала

сочетают в себе оба принципа построения и характерны для более крупных многоуровневых компаний

тупики либо отсутствуют, либо их можно обойти

змея (цепочка)

колесо

звезда

шпора

сеть типа Y

тент

кружок

вертушка

всеканальная сеть

палатка

соты

Рис. 1 – Основной видовой состав коммуникационных сетей

И.А.Ричардс, считал коммуникацию саму по себе феноменом, который воплощает в себе процесс воздействия сознания одного индивида на сознание другого так, что порождает в нем опыт, подобный своему собственному[12].

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента[5]:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

3. Канал, средство передачи информации;

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Перейдем к моделям коммуникационных сетей. В простейшей модели коммуникации в качестве действия источник коммуникации посылает сигнал, который принимает адресат.