Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота.pdf

Технически, чем больше документов в репозитории, тем сложнее будет поддерживать этот репозиторий: переиндексация для поиска, создание резервных копий и т. д. Поэтому при активном использовании EDMS со временем объем хранилища может стать настолько большим, что он не будет помещаться на диски и на создание резервной копии уйдет много времени. Со временем информация теряет свою актуальность. Документы, управляемые системой рабочего процесса, не являются исключением. Некоторые типы документов устаревают сразу после принятия новой версии документа, в то время как другие требуют оперативного доступа в течение года. Некоторые документы активно разыскиваются в течение нескольких лет.

Многие СЭД предлагают возможность архивировать устаревшую (нерелевантную) информацию. Каждый тип документа или даже отдельные документы могут иметь устаревшие настройки. Например, пользователь может указать, что входящие счета должны храниться в течение 2 лет. и проектная документация должна храниться вечно, но только последние 3 версии. Система регулярно ищет в хранилище документов документы, которые утратили актуальность в соответствии с настройками, и переносит их в другое хранилище.

Такие архивные хранилища обычно создаются один раз в год и впоследствии не меняются. Поэтому они не требуют постоянной поддержки, пересчета и переиндексации. Доступ к этим репозиториям только для чтения. В этом случае практически весь функционал для навигации и поиска работает.

Для организации крупного документооборота с большим количеством входящих и исходящих документов выбирайте систему, которая реализует данную функциональность. Если же планируется автоматизировать только внутреннюю документацию и, например, договора, можно не требовать от системы наличия этой функции.

• распределенная структура хранилища;

Некоторые системы позволяют создавать распределенные базы данных, которые периодически реплицируются. При таком подходе в каждом филиале создается собственное хранилище документов, которое периодически обменивается изменениями с другими хранилищами. Такой подход позволяет значительно уменьшить сетевой трафик между филиалами, т.к. чтение документов производится из локального хранилища. Для уменьшения трафика документы могут разделяться на общие и внутренние (последние не покидают локальное хранилище, что также уменьшает трафик между филиалами). При всех технических достоинствах данного подхода у распределенного хранилища есть один достаточно неприятный недостаток – коллизия одновременного изменения документа несколькими пользователями. Данный недостаток может устраняться правильной настройкой процессов обработки документов: чтобы в один момент времени с документом работал только один ответственный. Если же такой процесс сформировать нельзя, система сообщает автору изменений о том, что его версия устарела.

Организовать рабочий процесс в географически рассредоточенной компании, оценить качество и скорость онлайн-каналов. Если каналы медленные или нестабильные, с частыми сбоями или просто дороги, то разумно выбрать распределенную систему. Поэтому доступность поддержки распределенной памяти становится ключевым фактором при выборе системы.

• удобный интерфейс;

Интерфейс СЭД должен быть удобным и привычным для пользователя. Вы должны выбрать систему, в которой пользователь будет чувствовать себя непринужденно. Конечно, со временем пользователь может привыкнуть к любому интерфейсу, но реализация будет намного проще, если пользователю не придется изучать новый интерфейс. Многие СЭД поддерживают возможность работы пользователей через WEB-интерфейс.

Прекрасная функция, которая позволяет удаленно работать с системой, находясь, например, в командировке. Также эта функция позволяет довольно просто организовать работу с одной системой по нескольким веткам. Еще один существенный плюс веб-интерфейса заключается в том, что нет необходимости устанавливать клиентские программы на рабочем месте каждого пользователя, что значительно упрощает поддержку.

• сканирование и распознавание документов;

Для компаний, которые имеют большой объем входящих документов, крайне важно организовать быстрый процесс обработки входящих документов. Этому способствует организация процесса поточного сканирования и распознавания. Почему сканирование образа и распознавание объединено в единое требование? Потому, что сканирование документов дает лишь картинку, которую можно только посмотреть, а распознавание документа предоставит системе полноценную информацию для индексирования данного документа для последующего быстрого поиска по содержанию. Кроме того, хранение графических изображений, как правило, требует большего объема, нежели хранение текстового содержания. Распознанный документ гораздо проще найти в системе, проще использовать его материалы.

При организации документооборота с большим количеством входящих документов обратите внимание на наличие в системе функции поточного сканирования. Если документы подлежат дальнейшей обработке, цитированию, изменениям и т.п., наличие поточного распознавания значительно упростит работу пользователям системы.

• техническая поддержка.

Последний по порядку, но далеко не последний по роли фактор выбора системы. Посмотрите на технологии, которые использует СЭД. Имеются ли у Вас специалисты, которые смогут администрировать хранилище? Отдайте предпочтение тем системам, которые используют уже освоенные вашей организацией технологии. Например, если организация уже использует MS SOL Server, а следовательно, имеет лицензии и специалистов по его обслуживанию, вряд ли стоит советовать использовать СЭД, которая для хранения документов использует ORACLE.

Некоторые системы предоставляют возможность конфигурирования. Сама по себе возможность конфигурирования мало что даст без специалистов, которые смогут данной возможностью воспользоваться. Поэтому при выборе системы необходимо оценить, во–первых, саму необходимость доводки системы при помощи конфигуратора.

При выборе конфигурируемого решения требуется уделить внимание наличию на рынке кадров, которые смогут данное решение создать и поддерживать. Специалисты, способные развивать и поддерживать уникальные системы, которые имеют собственный встроенный язык, самописное хранилище данных, как правило, дороже тех, которые могут работать с распространенной на рынке платформой [7].

1.3. Обеспечение информационной безопасности

При всех преимуществах внедрение СЭД порождает новые риски, и пренебрежение защитой приводит к новым информационным угрозам.

Проведем анализ угроз информационной безопасности в СЭД

Считается, что для защиты СЭД достаточно использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), однако в большинстве случаев разработчики не поясняют, как правильно использовать ЭЦП, какая нужна инфраструктура и какие защищенные сервисы необходимо развернуть на ее основе. Обычно на соответствующих сайтах приводятся только конкретные примеры реализованных защищенных СЭД. Поэтому понятие защищенного электронного документооборота (ЗЭД) определить достаточно трудно, особенно в условиях постоянно меняющегося правового поля, недостатка стандартов и активно развивающихся технологий.

В общем случае к задаче создания ЗЭД необходимо подходить с точки зрения классической защиты информационной системы [8], обеспечивая решение таких задач, как:

– аутентификация пользователей и разделение доступа;

– подтверждение авторства электронного документа;

– контроль целостности электронного документа;

– конфиденциальность электронного документа;

– обеспечение юридической значимости электронного документа.

Если раньше обеспечивалась защита непосредственно самих электронных документов или информационных ресурсов, содержащих документы, то теперь изменяются основной вектор атак и, соответственно, объект зашиты [9]. Кроме традиционных атак на информационные ресурсы все чаще их объектом становится взаимодействие «человек – электронный документ», «человек – информационный ресурс». Таким образом, защищать надо не столько сами документы, сколько системы передачи, обработки и хранения электронных документов при доступе пользователей к работе с электронными документами.

Рассмотрим общую модель защищенной СЭД [10, 11] и на ее примере проведем анализ существующих угроз информационной безопасности (рисунок 1).

Рисунок 1. Модель защищенного СЭД

Во внешний сектор входят удаленные рабочие места и рабочие места филиалов, которые основаны на локально–вычислительных сетях, защищенной Wi–Fi–сети, VPN–каналах и т.д. Во внутренний сектор входят аппаратный межсетевой экран (МСЭ) и сервер операционной системы (ОС) с поддержкой домена, который может быть организован на следующих платформах: Windows Server, FreeBSD, Linux, Solaris. Сервер автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) (сервер приложения) может иметь две реализации: прикладная программа для ОС и Web–интерфейс. Сервер базы данных (БД) реализован на основе клиент–серверных СУБД, к которым относятся MS SQL Server и Oracle. Все эти компоненты составляют единый механизм доступа к электронным документам. Во внутренний сектор входят также внутренние рабочие места, которые имеют прямой доступ к серверу ОС, в обход межсетевого экрана. Шифрованный канал представляет собой передачу данных по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Сервер ОС является одновременно и центром сертификации защищенного протокола.

Угрозы СЭД можно сгруппировать по нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности; угроза целостности; угроза доступности. Под угрозой конфиденциальности понимают такие нарушения, как кража, перехват информации, изменения маршрутов следования. Угрозы целостности – это угрозы, при реализации которых информация теряет заранее определенные системой вид и качество. Объектами данной угрозы могут быть все компоненты описанной выше модели СЭД: документы – данные, хранящиеся на сервере БД, резервные копии документов; сервер БД –среда хранения электронных документов; серверы ОС и АСЭД – установленные на серверах и рабочих станциях, включая клиентов СУБД, операционная система и интерфейсная часть СЭД; аппаратная система – каналы связи между компонентами, аппаратный межсетевой экран. Угрозы доступности характеризуют возможность доступа к хранимой и обрабатываемой в СЭД информации в любой момент времени. Защиту от этих угроз в той или иной мере должна реализовывать любая система электронного документооборота. При этом, с одной стороны, при внедрении СЭД увеличиваются риски реализации угроз, но, с другой стороны, при правильном подходе упорядочение документооборота позволяет выстроить более качественную систему защиты.

Таким образом, любая защищенная СЭД должна предусматривать реализацию как минимум следующих механизмов защиты: обеспечение целостности документов; обеспечение безопасного доступа; обеспечение конфиденциальности документов; обеспечение подлинности документов; протоколирование действий пользователей.

Определим постановку задачи защиты электронною документооборота

Задачу оценки эффективности защиты СЭД можно представить как задачу выбора таких имеющихся средств защиты, которые позволяют получить наиболее рациональную структуру и в ее рамках сформировать оптимальный состав средств, обеспечивающих перекрытие всех выявленных угроз безопасности с требуемой эффективностью. Постоянно меняющийся перечень угроз и отсутствие единого подхода к оценке эффективности системы защиты информации (СЗИ) делает рассматриваемую задачу необходимой и актуальной. Существуют качественные и количественные методы анализа эффективности СЗИ. Во многих случаях качественных оценок оказывается недостаточно, кроме того, количественные методы более точны. Однако для «измерения» эффективности необходимо иметь обоснованный критерий (показатель оценки эффективности системы). На практике встречаются следующие типы критериев:

– критерии типа «эффект – затраты», позволяющие оценивать достижение целей функционирования СЗИ при заданных затратах (так называемая экономическая эффективность);

– критерии, позволяющие оценить качество СЗИ по определенным показателям и исключить те варианты, которые не удовлетворяют заданным ограничениям. При этом используются методы многокритериальной оптимизации, восстановления функций и функционалов, методы дискретного программирования;

– искусственно сконструированные критерии, позволяющие оценивать интегральный эффект (например, «линейная свертка» частных показателей, методы теории нечетких множеств).

Следует учитывать, что СЗИ в целом является сложным объектом, выполняющим множество функций. Для каждого структурного элемента СЗИ и выполняемой функции возможно применение различных программных и технических средств, во множестве представленных на рынке [12]. Следовательно, в конкретном случае можно построить множество вариантов СЗИ, отличающихся структурой, составом, технико–экономическими показателями (быстродействие, надежность, стоимость и т.д.). Поскольку подобные показатели нередко бывают взаимно противоречивы, то выбор конкретного комплекса средств защиты информации (КСЗИ) приводит к необходимости решать оптимизационную задачу, требующую наличия показателей эффективности ЗИ и соответствующих критериев построения защиты.