Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационные технологии активно внедряются на различных предприятиях и компаниях для оптимизации процессов управления и организации наиболее эффективной и слаженной работы его подразделений. Автоматизированная информационная система (АИС), обеспечивающая электронный документооборот, позволяет экономить временные ресурсы, сокращая сроки подготовки всех видов документов и их прохождения.

Существует множество различных классификаций АИС и представлено большое количество разнообразных программных продуктов, соответствующих тем или иным задачам. Однако, далеко не все из них имеют достаточно гибкие характеристики, чтобы обеспечивать наиболее эффективную работу на конкретном предприятии, так как область применения АИС довольно широка и при разработке таких систем сложно учесть все особенности объекта внедрения.

Сегодня все больше компаний и государственных служб переходят от бумажной работы к электронике. Электронный документооборот – одна из самых динамично и одновременно стабильных отраслей ИТ-сектора в России. На рынке представлено множество систем электронного документооборота (СЭД) отечественного и зарубежного производства. Повсеместный переход от бумажного к электронному рабочему процессу связан с увеличением функциональности более новых систем, увеличением скорости работы с электронным документооборотом (ЭДО) по сравнению с обычным рабочим процессом и (для государственных компаний и служб) созданием федеральные программы и инициативы по внедрению ЭДО. В то же время электронное управление документами, как и любая другая информационная система, требует создания системы безопасности.

Для построения и развития системы безопасности ЭДО должны использоваться определенные методологические принципы работы, проектирования, исследований и производства. Система безопасности должна быть спроектирована так, чтобы обеспечить необходимую степень безопасности документа.

Данная тема работы очень актуальна в настоящее время, потому что как говорилось выше, почти все предприятия и компании переходят на ЭДО, что вызывает все больше опасений на взлом или утечку конфиденциальной информации.

Цель курсовой работы – исследовать и составить методику по защите информации в системах электронного документооборота.

Задачи исследования:

• Разобрать что такое электронная документация.
• Исследовать вопрос автоматизации электронного документооборота.
• Разработать системы безопасности электронного документооборота.
• Проанализировать и дать практические рекомендации для создания систем безопасности электронного документооборота.

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты проблемы организации электронного документооборота

1.1. Электронная документация: определения и особенности

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и официальные (официальные). Неформализованный электронный документ – это любое сообщение, заметка, текст, записанный на машинном носителе. В официальном электронном документе указывается электронное сообщение, записанное на опоре машины, детали которого подготавливаются в соответствии с нормативными требованиями [4].

Электронный документ (ЭД) следует понимать как структурированный информационный объект, на основе которого может быть размещен набор файлов, хранящихся на компьютерном диске. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная форма», состоящая из реквизитов документа, содержащего список необходимых данных на этот счет. Согласно закону, электронный документ – это документ, в котором информация представлена ​​в цифровом электронном формате [6].

Электронные документы по сравнению с бумажными документами имеют следующие преимущества [1]:

• снижение затрат и времени на электронный перевод документов из одного места в другое;
• снижение затрат и времени на тиражирование ЭД;
• снижение затрат на хранение ЭД;
• возможность контекстного поиска;
• новые функции защиты документов;
• упрощение подготовки ЭД в сочетании с большими возможностями;
• принципиально новые возможности для представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержимое (например, аудио, видеоклипы).

Основные принципы построения системы электронного документооборота [7]:

• соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
• распределение;
• масштабируемость;
• модульность;
• прозрачность;
• переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются [8]:

• оформление документов;
• контроль за оформлением документов;
• создание каталогов и сотрудничество с ними;
• контролировать движение бумажных и электронных документов, вести историю работы с документами;
• создание и редактирование деталей документа;
• формирование отчетов по документообороту компании;
• импортировать документы из файловой системы и Интернета;
• создание документа непосредственно из системы из модели (прямая интеграция);
• работа с версиями документов, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, приложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в файлах;
• получать документы путем сканирования и распознавания;
• сократить доступ к информации и затратам на обработку документов.

Системы рабочих процессов обычно внедряются для решения конкретных задач организации. Эти мероприятия включают в себя [2]:

• обеспечить более эффективное управление благодаря автоматическому контролю внедрения, прозрачности всей организации на всех уровнях;
• поддерживать эффективное накопление, управление и доступ к информации и знаниям;
• исключение бумажных документов из внутреннего оборота компании;
• устранение необходимости или существенного упрощения и сокращения затрат на сохранение бумажных документов благодаря наличию электронного архива;
• экономия ресурсов за счет снижения затрат на управление документооборотом внутри организации;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным стандартам;
• гарантировать гибкость персонала благодаря большей формализации деятельности каждого сотрудника и способности запоминать весь фон его деятельности;
• регистрация деятельности компании в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

1.2. Автоматизация документооборота: сущность, задачи, особенности

С технической точки зрения предметная область, которую автоматизируют инструменты рабочего процесса, предельно проста. Если вы посмотрите «с большой стороны», любая система управления документами – это просто хранилище неструктурированных документов. Поэтому все системы без исключения реализуют следующие функции и могут характеризоваться следующими основными параметрами [15]:

• централизованное хранение документов;

Суть этой функциональности заключается в возможности предоставлять соответствующую информацию любому пользователю системы. При хранении документов в локальных папках на компьютерах пользователей невозможно собирать актуальные данные; следовательно, система хранит документы в специальной базе данных.

При анализе СЭД нужно знать о формате хранения. Зрелая СЭД хранит данные в базе данных или в специализированном хранилище, которое гарантирует целостность данных. Выберите систему, которая использует технологию, уже доступную в вашей организации. Их поддержка будет намного проще и бессмысленнее для новых.

• ресурсы карточки документов;

Как правило, документы, управляемые СЭД, не структурированы. Точнее, сама система понятия не имеет. какую информацию содержит файл: он может быть документом MS Office или чертежом CAD, архивом с разнородный информацией и т. д.

Для того чтобы структурировать документы в СЭД нужно для каждого документа создавать карточку документа. Карточка документа структурно описывает содержание документа. Карта, как правило, может содержать несколько файлов. Это очень удобно, поскольку позволяет группировать файлы по одной карте, а не иметь несколько карт.

Так как в системе может присутствовать несколько видов документов, которые описываются различными атрибутами, система должна позволять создавать несколько различных карточек. Например, конструкторская документация существенно отличается по атрибутам от входящего бухгалтерского документа.

Некоторые системы содержат только заранее созданный один или несколько видов карточек документов и не предоставляют возможностей расширения набора атрибутов существующих и создания новых видов. Нельзя сказать, что подобные системы плохи по определению, но выбирать их надо с большой осторожностью, предварительно проанализировав потребности организации.

• обеспечение безопасности;

Любая командная работа с общим ресурсом подразумевает наличие безопасности. Безопасность необходима для совместного доступа к документам в зависимости от роли, которую играет пользователь системы. Как правило EDS предлагает возможность настройки безопасности ролей, но некоторые системы все еще позволяют настраивать личную безопасность, что не очень практично с точки зрения обслуживания. Добавление нового пользователя или добавление новой папки в структуру документа становится довольно серьезной задачей – необходимо назначить безопасность для каждого пользователя.

При выборе СЭД следует обращать внимание не столько на наличие системы безопасности (все СЭД обеспечивают схожую функциональность), но и на удобство параметров этой безопасности. Например, некоторые СЭД обеспечивают только расширенное разделение хранилища на несколько областей ответственности (в этом случае общие правила доступа для групп пользователей определяются в каждой области). На такой модели безопасности довольно сложно настроить работу крупной компании.

• поиск по хранилищу документов;

Хранилище может содержать большое количество информации. СЭД предлагает возможность быстрого поиска атрибутов карточки документа и содержания документов. Для этого системы заранее индексируют все содержимое памяти. Создав индексы, вы можете быстро вернуть результаты запроса. Системы предлагают различные функции запросов. Продвинутые позволяют создавать сложные запросы, учитывающие морфологию русского языка, и искать неполный контент, например, чтобы найти фразу с точностью до 80%. Наименее продвинутый поиск документов для простого соответствия текстовым строкам.

Быстрый и простой поиск является чрезвычайно важной частью СЭД, поскольку в информации, которую трудно найти, нет причин. Обратите особое внимание на эту функцию при выборе СЭД.

• маршруты и задания пользователям;

Документ при его обработке может иметь несколько состояний. В зависимости от статуса документа, различные ответственные люди должны сотрудничать с ним. Это довольно стандартная функция любой СЭД, но на практике она реализована несколькими способами.

Все системы реализуют функциональность линейного пути как самый простой способ обработки документа. Когда вы регистрируете документ, путь для обработки документа устанавливается. Кроме того, система позволяет пользователю, участвующему в пути, спать дальше вдоль пути или изменять его. Это удобно и во многих случаях достаточно.

Самые современные системы позволяют настраивать процессы обработки с распараллеливанием работы, условным выполнением ветвей процесса, с циклами утверждения, когда документ может быть отправлен на проверку. В то же время действия четко регламентированы, указано формальное описание действия, крайний срок, время, которое пользователь может посвятить деятельности, критерии для правильного завершения действия и т. д.

Чтобы упростить создание процессов, хорошая СЭД предоставляет графический инструмент, с помощью которого вы можете нарисовать процесс в виде диаграммы. С таким инструментом приятно работать, пользователь четко визуализирует процесс и видит его в целом.

После того, как разработанные процессы затем используются повторно. Система действует как диспетчер, автоматически распределяя задачи, руководствуясь настроенной логикой процесса.

СЭД, реализующие процессы, как правило, не останавливаются на уведомлениях и дают возможность отслеживать действия, выполняемые в организации. Используя отчеты, вы можете видеть все активные задачи для пользователей, видеть, какие задачи просрочены, какие задачи выполняются плохо и т. д. Другой тип отчета позволяет просматривать отдельный процесс, видеть ход его реализации в графической форме. В то же время, не только увидеть выполненные задачи, но и посмотреть прогноз на будущее до стандартного времени окончания процесса. Некоторые системы позволяют проводить статистический анализ производительности процесса. Система отчетности позволяет сделать документооборот прозрачным и предсказуемым.

• возможность архивирования устаревших документов;