Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Введение

Данная курсовая работа посвящена вопросам коммуникации в организации , а значит тому, в чем каждый человек участвует каждодневно, но далеко не все делают это достаточно профессионально и согласованно. Очень трудно переоценить важность коммуникаций в управлении организацией, в каждодневном поддержании работы организации на должном уровне. Практически все, что делают руководители, для того, чтобы помочь своей организации в достижение ее целей, требует постоянного, ежедневного, эффективного обмена информацией как в самой организации, так и в ее коммуникациях с окружающим миром. Должно быть понятно, что первоочередная задача любого руководителя создать наиболее благоприятный климат в своей организации для достижения целей и задач данной конкретной организации. Естественно полагать, что без правильной коммуникации работники внутри компании не сумеют согласованно работать вместе, формулировать цели своей организации и должным образом достигать именно эти конкретные цели.

Однако, как мы увидим далее, коммуникации – это очень сложный и достаточно важный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов всех работников, любого уровня в организации, любого звена. Каждый из этих шагов очень важен и нужен именно для того, чтобы сделать наши мысли как можно более понятными другому лицу, чтобы сделать наши поступки четкими, ясными и наиболее эффективными. Каждый большой или маленький шаг в этом направлении – это пункт, в котором смысл может быть потерян, если работники конкретной организации будут небрежны и не будут думать о том, что именно они делают, цель может быть утрачена.

Цель данной курсовой работы – это ознакомиться со структурой, самой природой и возникающими сложностями коммуникаций в организациях, с появляющимися потенциальными опасностями на пути к достижению понимания сути коммуникативных явлений, а также и с тем, что можно и нужно предпринять, для более эффективного обмена информацией как среди менеджеров любого звена, среди работников всех уровней, так и за пределами круга их общения.

В данной курсовой работе мы будем опираться на экспертные мнения и исследования таких известных корифеев менеджмента как Генри Минцберг (англ. Henry Mintzberg) — профессор менеджмента Макгилльского университета в Монреале; Аммельбург Герд, написавший книгу “Предприятие будущего : структура, методы и стиль руководства”; обратимся к труду известного австралийского писателя и психолога Аллана Пиз (англ. Allan Pease) — австралийский писатель, известен как «мистер язык тела», благодаря своей одноименной книге “Язык телодвижений” , которая была продана по всему миру многомиллионным тиражом. Рассмотрим исследования таких ученых как Анри Файоль (фр. Henri Fayol ) — французский горный инженер, теоретик и практик менеджмента, основатель административной (классической) школы управления; Майкл Мескон и его книга “ Основы менеджмента”; Максимилиа́н Карл Эми́ль Ве́бер (нем. Maximilian Carl Emil Weber ), известный как Макс Вебер (нем. Max Weber) — немецкий социолог, философ, историк, политический экономист ( идеи Вебера оказали значительное влияние на развитие общественных наук, в особенности — социологии ); Джордж Э́лтон Мэ́йо (англ. George Elton Mayo ) — американский психолог и социолог, исследователь проблем организационного поведения и управления в производственных организациях, именно он является одним из основоположников американской индустриальной социологии и доктрины «человеческих отношений»; Карл Людвиг фон Бертала́нфи; Пи́тер Фердина́нд Дру́кер (нем. Peter Ferdinand Drucker ) — американский учёный австрийского происхождения; экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века.

В курсовой работе мы будем опираться на методы подхода к менеджменту данных авторов.

1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Сущность и виды коммуникаций

В наш мир вошло множество современных терминов, слов, понятий. Один из таких современных терминов – это понятие коммуникации. Теперь этот термин уже достаточно широко применяется как в обыденной жизни среди людей, так и среди специалистов разных уровней и профессий, даже подрастающее поколение начинает разбираться в коммуникациях, например, с помощью разного рода гаджетов ( тоже достаточно новое заимствованное слово, которое начинает засорять наш язык, а , значит, косвенным образом мешать настоящей коммуникации). Так, например, транспортные компании и корпорации представляя системы коммуникации как часть логистики обеспечивают современные грузовые и пассажирские автомобильные, железнодорожные, речные, морские, авиационные потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому. Это можно видеть на примерах и таких огромных компаний как, например, Российские Железные Дороги, которые перевозят миллионы людей и миллионы тонн грузов, так и в логистике таких ритейлеров как Магнит, Пятерочка, Перекресток и т.д.

Другой вид коммуникаций – это, например, инженерные коммуникации, которые в городах и разного рода населенных пунктах образуют очень сложную , надземную, воздушную и подземную инфраструктуру городов и микрорайонов, подводя таким образом к жилым домам, социальным объектам и предприятиям воду, водоотведение, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные же коммуникации , что является отдельным видом коммуникаций, полностью обеспечивают телефонной, радио и телевизионной, а так же и космической спутниковой связью всех пользователей.

Вместе с тем, все-таки настоящее живое общение людей между собой также является главным коммуникативным процессом, играющим в деловой , социальной, культурной жизни общества наиболее важную роль.

Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) – это все-таки достаточно специфический обмен всякой информацией, процесс передачи как эмоционального содержания, так и интеллектуального содержания.

Коммуникации – это , пожалуй, на сегодняшний день главный способ общения между людьми и передачи ин-формации от каждого человека к человеку в виде как устных, так и письменных сообщений, невербального языка телодвижений и параметров человеческой речи.

Виды коммуникаций.

Общение всех людей между собой осуществляется с помощью вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации – это такие коммуникации, которые реализуются посредством устных или письменных сообщений. Например, устная передача информации от человека к человеку осуществляется в процессе речевого диалога на совещаниях, переговорах, презентациях, телефонных разговоров, когда наибольший объем информации все-таки передается посредством голосовой связи, хотя это и не самый надежный способ передачи информации, так как каждый человек понимает слова по-своему. Казалось бы, мы все говорим на одном языке, но слова каждый понимает по своему, каждый человек вкладывает в слова свой определенный смысл. И если одному человеку кажется, что он довольно четко сформулировал задачи или поставил задание, совершенно не факт , что задача будет выполнена должным образом, так как оппонент может понять задание по другому.

Письменные же коммуникации , которые реализуются через разного рода документы в форме служебных записок, писем, приказов, разного вида распоряжений, инструкций, положений и т.д. Это тот случай когда руководитель конкретно передает подчиненному точные письменные указания для проведения конкретных действий, выполнения конкретных заданий.

Это конечно же наиболее точный вид коммуникаций, так как любая информация передается совершенно без искажения, отсутствуют возможности для привнесения своей интерпретации.

В процессе чтения литературы мы изучаем и получаем такие виды знаний как география, социология, история, экономика, политика, культура и тем самым как бы черпаем эти знания из разного рода книгохранилищ мировой культуры. Несмотря на наибольшую развитость вербальных коммуникаций по отношению к невербальным, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению некоторых ученых, не превышает 13% - 16%.

Невербальные же коммуникации как правило осуществляются посредством языка телодвижений и пара-метров речи. Язык телодвижений ( невербальный) считается, что это самый главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на других людей. По мнению тех же ученых до 58% всех коммуникаций. К нему так же относятся и внешние ат-рибуты такие как обувь, одежда, какие-то предметы бижутерии ( характерны, например, наручные часы ), осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, конкретная поза, выражение лица, контакт глазами ( особенно важно при коммуникации ), даже размер зрачков, даже расстояние между говорящими. Об этом очень подробно пишет Аллан Пиз в своей кни-ге “ Язык телодвижений” [1].

Параметры речи – это считается второй по значимости в современном мире компонент невербальных коммуникаций, который составляет, по мнению исследователей, до 37% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим такие понятия как интонация, тембр голоса, темп и скорость речи, частоту дыхания, выбор лексики, слов, употребление жаргонизмов, громкость и сила голоса, произношение слов и т.д.

1.2. Коммуникация как функция управления организацией

Коммуникации – это то, что является важнейшей составляющей в деятельности любого руководителя, поскольку коммуникации – это обмен информацией между работниками и вообще людьми. Без обмена информацией они не могут совместно и правильно работать, формулировать конкретные задачи сегодняшнего дня и решать достойно их.

Коммуникации – это наиболее важный элемент обеспечения эффективности управления любого предприятия.

Можно сказать, что коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения четкой работы каждой фирмы, организации, компании, корпорации, любого предприятия. Некоторые иностранные спе-циалисты в области менеджмента считают, что около 65% английских, 75% американских, 83% японских руководителей любого звена выделяют коммуникации как главные условия на пути достижения эффективности работы их организаций, причем сами эти же руководители тратят на нее от 45 до 92% своего рабочего времени. Благодаря таким коммуникациям осуществляется как сбор, так и анализ и систематизация информации как внутри самого предприятия, так и за его пределами, обеспечивается как раз необходимый уровень достаточного взаимодействия как с деловыми партнерами, так и с конкурирующими фирмами, потребителями товаров и услуг, поставщиками, финансистами и, конечно же, клиентами. Не только слова, цифры и любая другая информация, которая так же может быть представлена письменно или графически, занимает главное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы , такие как жесты, мимика и паузы могут быть определяющими с позиции оценки эффективности управления организацией.

В связи с этим, любой высокопрофессиональный менеджер и мастер коммуникации должен понимать, каким образом данная среда влияет на обмен информацией, а так же уметь владеть искусством устного и письменного общения ( то есть вербального и невербального ).

Коммуникации в любой организации – это информационные взаимодействия, в которые конкретные люди вступают при выполнении своих непосредственных функциональных обязанностей или должностных инструкций.

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург [2] определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

В узком понимании, организация – это структура или конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением определенных процессов в правильном направлении.

1.3. Понятие организации

В широком смысле понятие «организация» применяется как к биологическим, так и социальным и так же техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется так:

− это внутренняя упорядоченность, это согласованность, это взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей чего-то целого;

− это совокупность некоторых процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между отдельными частями целого;

− это объединение людей, которые совместно реализуют программу или какую-то цель и действуют на основе определенных законов, правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации:

структурный, процессуальный и социально-психологический.

Такой исследователь как А. Файоль [3], которого не случайно считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать на самом деле – это значит «строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия».

По мнению исследователя М. Мескона [4], чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо , по его мнению, наличие, по крайней мере, двух человек, которые сами считают себя частью этой группы; одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной конкретной группы; членов этой группы, которые работают для достижения значимой для всех цели.

Соединив в одно целое эти существенные характеристики, можно дать

следующее определение: любая организация – это есть некоторая группа людей, деятельность которых кем-то сознательно координируется, для достижения общей конкретной цели или нескольких целей.

Представление об организации развивалось в направлении от жесткого

структурно-функционального подхода М. Вебера [5], школы человеческих

отношений (3. Мэйо) [6] постепенно к школе социальных систем, основоположником которой можно считать такого известного биолога как Людвиг фон Бёрталанфи. [7]. За отправную точку такого исследования данной организации стали принимать такое понятие как уровень социальной системы,