Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

какую работу выполнили другие работники в совместной деятельности; что они считают необходимым предпринять; какие у них проблемы; какие проблемы существуют в их подразделении; что следует пересмотреть в практике и политике организации.

Современные инновационные организации стремятся использовать в своей

политике и практике восходящие коммуникации.

Искажение информации. Канал неформальных коммуникаций можно

назвать каналом распространения слухов. По данному каналу связи

информация передается намного быстрее, чем по каналам формального

сообщения. Слухам приписывается репутация неточной информации. Однако, как отмечает известный исследователь коммуникационного процесса К. Дэвис, информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, нежели неточной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой

организации. Но уровень точности значительно понижается, если речь идет о

личной или эмоционально окрашенной информации.

По каналам распространения слухов обычно передается информация о

предстоящем сокращении рабочих мест; о новых мерах наказаний за

опоздания; об изменениях в структуре организации; о грядущих перемещениях и повышениях; подробно излагается спор двух руководителей на последнем совещании; сообщается, кто кому назначил свидание после рабочего дня.

Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях,

коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам

процесс приобретает динамику. При этом достаточно, чтобы обратная связь в

ее кодовой системе была известна новому получателю. Например, порой на

какую-то фразу мы можем ответить просто кивком головы.

3.3. Современные коммуникационные технологии в организации

Достижение современных информационных технологий – управленческие

информационные системы; их задача – оптимизация процессов генерации,

обработки и передачи информации ( Бреддик У. Менеджмент в организации [Текст]: учеб. пособие ).

Данные системы включают в себя компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователей.

Многие организации используют новые информационные технологии для

совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может

служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций,

создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование

адресной сети электронной почты.

Современная система персональных телекоммуникационных услуг

использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать

данные, графические изображения и видеоматериалы.

Современные телекоммуникационные технологии доступны многим

современным организациям: определители номера телефонного абонента,

электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений и т. п.

Прежде всего подчеркнем, что специализация функций должна быть

строго подчинена целям организации. При этом уровень специализации

может быть различен. Например, на конвейере рабочий выполняет однуединственную операцию, совершая в течение трудового дня множество

одинаковых движении. В то же время директор предприятия занят осуществлением ряда функций, включающих в себя выбор целей организации,

планирование, согласование действий отдельных подразделений, стимулирование труда подчиненных, контроль их деятельности и т. д. При всем

разнообразии содержания административной деятельности имеется определенная специализация и в этой сфере. Так, сотрудники того или иного

отдела заводоуправления выполняют возложенные только на них функции.

Специализация позволяет успешнее использовать способности каждой личности и сокращать время профессиональной подготовки. Однако

специализация порой приводит к тому, что эти способности могут использоваться крайне односторонним образом. Так, оборотной стороной слишком узкой специализации (например на конвейере) является монотония.

Высокий уровень специализации, увеличивая взаимозависимость членов

организации, способствует возникновению проблемы координации отдельных работ.

Для большинства организаций характерна значительная степень специализации функций. В организациях, состоящих из нескольких человек

(например в небольших кооперативах), узкая специализация просто невозможна. Конечно, уровень специализации функций в организации зависит

не только от ее величины, но и от ряда других факторов.

Каждый член маленькой организации может выполнять ту или иную

важную функцию. По мере увеличения численности организации уже несколько работников начинают выполнять те же самые или подобные обязанности. На этом этапе развития организации возникает необходимость

объединить указанных лиц в специальные подразделения (группы, звенья,

участки, секции, отделы, цехи). При этом важно избегать какой-либо неопределенности относительно того, какая именно работа должна быть сделана и кто должен ее выполнять. В противном случае такая неопределен

ность может приводить к внутриорганизационному конфликту. Рекомендуется осуществлять подразделение организаций, исходя из нескольких

достаточно ясных критериев. Считается, что при этом неопределенности в

той или иной степени всегда избежать невозможно, но необходимо пытаться ее минимизировать.

В основе создания организационных подразделений может лежать

осуществление одной и той же функции, важной для всей организации в

целом. Например, на крупном индустриальном предприятии имеются отделы (цехи), занятые производством продукции, работой с кадрами, финансами, маркетингом и другими функциями. Еще одним важным фактором, который необходимо учитывать при создании организационных подразделений, является экономичность деятельности подразделения, оцениваемая исходя из содержания его работы, численности, местоположения и

других характеристик (Камерон К.С. Диагностика и изменение организационной культуры [Текст]: пер. с англ. / К.С. Камерон, Р.Э Куин; под ред. И.В. Андреевой. – СПб.: Питер, 2001).

Выделение различных секций и отделов порой практикуется в некоторых больших организациях с целью создания более управляемых подразделений. Специализация организационных подразделений не исключает

необходимости их интеграции в известной степени, что порождает проблему координации их действий. Чем больше организация, тем более важной и сложной становится данная проблема. Поскольку члены организации

должны быть связаны единством целей, то им необходимо иметь постоянную информацию о содержании работы и достижениях своих коллег.

Осуществление этого становится все труднее, так как по мере роста количества организационных подразделений усложняется и сеть коммуникаций

между ними.

Невозможно определить, является организация централизованной

или децентрализованной, если просто взглянуть на ее схему. Все зависит

от того, как много и каких (по степени важности) решений организационные верхи сохраняют за собой и какие решения делегируются ими на нижестоящие уровни. Общеизвестно, что участие членов организации в принятии решений позитивным образом влияет на их мотивацию и удовлетворенность работой. В то же время децентрализованные решения могут служить интересам отдельных подразделений, но не соответствовать задачам

организации в целом.

Кроме того, децентрализация способствует более быстрому принятию управленческих решений, так как руководители нижних рангов находятся ближе к той или иной конкретной ситуации, требующей решения.

Децентрализация также позволяет руководителям высшего звена экономить время и уделять большее внимание формированию стратегии предприятия и творчеству в инновационной деятельности. С другой стороны,

централизация обеспечивает большее единство политики организации на

всех ее управленческих уровнях (Магура М.И. Чем, кроме денег, можно мотивировать персонал? [Электронный ресурс] / М.И. Магура // Кадровый менеджмент).

Ответ на вопрос, какова оптимальная степень централизации (децентрализации), зависит от множества факторов, в том числе ситуационных.

Оптимизация здесь должна быть основана на совмещении преимуществ и

централизованной и децентрализованной структур (Мильнер Б.З. Теория организаций: курс лекций [Текст]: учеб. пособие для студентов вузов / Б.З. Мильнер. – М.: Инфра-М, 1998).

Поиск соответствующего баланса между ними является важной и вечной организационной проблемой.

Заключение

В данной курсовой работе была предпринята попытка ознакомиться

с природой и сложностями коммуникаций в организациях, особенностями

маркетинговых коммуникаций и деловых коммуникаций – деловые совещания, беседы, дискуссии, собрания и встречи, пресс-конференции, презентации и самопрезентации. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой организации, пред-приятия, фирмы. Коммуникация поможет работникам, которые ясно понимают, что условием их профессиональной и общественной деятельности является умение правильно общаться и взаимодействовать с людьми.

От правильной коммуникации в организации в конечном итоге зависит качественная работа самой организации. В любой организации. Для выполнения конкретных задач этой организации должна быть команда. В команде функции каждого ее члена должны быть четко прописаны и представлены. Взаимодействие, четкое взаимодействие всех членов команды возможно только при условии разграничения функций и четкой слаженной работы как раз благодаря именно коммуникации между всеми работниками. Общение не возможно без четкой коммуникации. Нужно. Чтобы все члены организации работали как один механизм.

Например, в процессе деловых совещаний в организации каждый должен иметь возможность высказать свое мнение. Даже если, на первый взгляд, оно не оформлено, не в контексте, но из всех этих мыслей и наработок создается общая стратегия направляемая умелыми руками начальника. Коммуникация, в конечном итоге и есть возможность донести свои мысли, свое видение.