Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Ключевыми понятиями школы социальных систем кстати являются представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – это некое целое, состоящее из частей (подсистем), которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления некоторых общих или конкретных задач.

Отрытая система – это система, которая влияет на свое окружение и сама

испытывает влияние с его стороны, а так же и взаимо-действует с ним. Концепции, рассматривающие организацию в качестве открытой системы, акцентируют внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся источником трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг организации.

С системной точки зрения, такая организация сумеет выжить и преуспеть, только если ее различные функции и компоненты функционируют слаженно и в согласии друг с другом, и данная система как единое целое поддерживает интенсивную связь со своим окружением.

1.4. Характеристики внешней среды

Например такой исследователь как М. Мескон [4] выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность .(Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. – М., 1995. – С. 118).

Под сложностью внешней среды понимается разнообразие или вариативность факторов, на которые данная организация обязана каким-то образом реагировать.

Подвижность среды – это как раз та скорость, с которой происходят изменения в окружении конкретной организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях как раз таки внешнее окружение организаций меняется с угрожающе нарастающей скоростью, причем есть компании, корпорации, организации, вокруг которых внешняя

среда особенно подвижна. Это те организации, которые находятся на переднем крае современных технологий, изменений в обществе, современных цифровых технологий.

Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает каждая организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в достоверности источника и в надежности этой информации. Если конкретной информации мало или есть некоторые неточности, некоторые сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация, и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Среда прямого воздействия

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию следует так же учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и некоторые неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

К внешней среде прямого воздействия на организацию относятся, например, поставщики. Поставщики – это организации, поставляющие материалы, оборудование, что-то материальное, а так же и инвестиции, капитал, рабочую силу. Зависимость между конкретной организацией и налаженной сетью поставщиков – это один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности конкретной организации.

Это и потребители , то есть клиенты организации.

Для многих, согласно мнению П. Ф. Друкера [8], единственной подлинной целью бизнеса является как раз создание группы потребителей. Собственно, это является целью большинства организаций. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить конкретных потребителей своей продукции и максимально удовлетворять их разнообразные запросы. Любые организации, некоммерческие, государственные, даже правительственные организации также имеют своих конкретных потребителей. Именно наличие данных потребителей определяют для конкретной организации то, что относится и к результатам ее деятельности, поскольку они, потребители, в конечном итоге, решают, какие товары и услуги и их цена наиболее желательны, а какие нет.

Это и партнеры по бизнесу – торговые посредники, распространители

продукции и т. д. Как правило именно от партнеров по бизнесу, в конечном итоге, зависит дальнейшее развитие и процветание данной организации.

Конкурирующая среда

Очень редко организация является единственной на рынке. Такое “счастье” выпадает только на долю около правительственных, около государственных организаций, являющихся монополистами в своем сегменте рынка. Чаще всего каждая организация окружена множеством конкурентов, которые далеко не всегда используют честные методы борьбы за рынок.

В их числе – общие конкуренты (борьба за размещение денег вообще – на все нужды потребителя); конкуренты отрасли (конкуренция в сфере избранных клиентом потребностей); конкуренты организации (соперничество в сфере торговой марки).

Руководство любого предприятия, любой корпорации, компании четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее ближайших конкурентов, то предприятию не выжить в условиях современного рынка. Во многих ситуациях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какой цене.

Важно понимать, отмечает М. Мескон [4], что потребители – не единственный объект соперничества организаций. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда работников и , в конечном итоге, характер отношении руководителей с подчиненными.

Отношения с конкурентами могут приобретать совер-шенно неожиданный характер: от резкого противостояния до финансовой и другого рода под-держки.

М. Мескон [4] приводит интересный пример из истории развития фирмы «Дженерал Моторс». В 1979 г. фирма согласилась дать взаймы несколько сот миллионов долларов своему давнему и традиционному сопернику — корпорации «Крайслер». Причина заключалась в следующем: если бы фирма «Крайслер» разорилась, то какая-нибудь другая иностранная компания могла ускорить свое развитие, использовав ее развитую дилерскую сеть, что не входило в планы «Дженерал Моторс».

Общественная среда является фактором большого значения. Уровень

развития технологии, технологические нововведения влияют на эффективность, с которой можно изготавливать продукцию и продавать ее, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, и т. д. Многие современные технологические нововведения глубоко затронули общество и организации в целом, к ним относятся

компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая технологии,

робототехника, спутниковая связь, атомная энергетика, получение

синтетического топлива и продуктов питания, генная инженерия и др.

Исследователи отмечают, что скорость изменения технологий сохранится и в ближайшем будущем, так как в настоящее время в мире работает больше ученых, чем прежде.

Так же на организацию непосредственно влияют и законы конкретного государства, и государственные органы.

Законодательство может характеризоваться не только сложностью и

подвижностью, но и неопределенностью.

Конституция РФ регулирует деятельность отечественных организаций.

Среди таких законов есть положения о защите окружаю-щей среды, о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, предоставлении отпусков, защите интересов потребителей, практике найма на работу, принципах равной оплаты за равный труд, финансовой защите и т. п.

Состояние экономики определяет стоимость всех ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги; возможности получения организацией капитала для своих нужд. При этом то или иное конкретное изменение состояния экономики может оказывать положительное воздействие на одни организации и отрицательное воздействие на другие.

Социокультурные факторы – это преобладающие жизненные ценности,

установки, культурные традиции. Они в определенной степени влияют на

продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности организаций.

Люди, как правило, готовы использовать те продукты и услуги, которые

соответствуют их этническим, социальным и культурным ценностям и

приоритетам.

От социокультурных факторов зависят и способы ведения дел

организациями. Организации должны быть в состоянии предугадывать

изменение ожиданий общества и обслуживать их более эффективно, чем

конкуренты. Это означает, что сама организация должна изменяться,

сознательно трансформируясь в институт, приспособленный к социокультурной среде.

Политические факторы в определенной степени могут влиять на развитие организаций. Немаловажное значение для всех организаций имеет такой

фактор, как политическая стабильность. Политика страны может формировать благоприятную или неблагоприятную ситуацию в отношении инвесторов.

Установление дипломатических отношений может открывать новые рынки.

Макросреда, или международное окружение.

Любая организация представляет собой часть национальной и международной структуры. Одни компании в большей степени, другие — в меньшей связаны с международными условиями рынка, но все они в той или иной степени вынуждены принимать во внимание определенные условия макросреды. К этим условиям относятся законы потребления, культура тех стран, куда или откуда вывозятся товары.

Представленные выше факторы внешней среды как прямого, так и косвенного воздействия в той или иной мере влияют на все организации, но среда организаций, действующих на международном уровне, отличается по-вышенной сложностью.

Эффективность существования открытой организации зависит от того,

насколько налажены внутренние и внешние коммуникации между всеми ее

элементами.

2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Особенности внутренних коммуникаций в организации

В современной литературе описываются различные типы организаций:

системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая,

экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный

продукт, многообразная по целям и методам, применяемым в достижении

целей. Эти и многие другие определения могут использоваться по отдельности, в различных сочетаниях, с различной детализацией для определения типа современных организаций.

Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация сов-местной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Для того, чтобы управленческие мероприятия были

эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям,

необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.

Каждый тип организации может быть работоспособным только в том

случае, если в нем культивируются соответствующие именно ему формы

реализации функций управления.

Роль коммуникации в процессах целеполагания и организации обратной связи вряд ли можно переоценить. Целостность организации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей.

Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках.

2.2. Структура внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть

передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.

Г. Минцберг [9] выделяет следующие способы координации деятельности

организаций :

− взаимное согласование : способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками;

− прямой контроль : способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

− стандартизация рабочих процессов : предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

− стандартизация выпуска: специфицируются результаты труда (параметры изделия, нормы выработки);

− стандартизация навыков и знаний (квалификации): означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников.