Файл: Пути повышения эффективности менеджмента организации.pdf

отдела №1 отдела №2 отдела №4 отдела №6 отдела №7 по персоналу

эксперты специалист эксперты- эксперт эксперты- менеджеры по

наставники наставники персоналу

эксперты специалист специалист финансовый

стажеры стажеры стажеры стажеры стажеры менеджер

листинг-

менеджер

администратор

промоутеры

Принципы:

1. Разделение труда: делегирование. Например, я перепоручаю ряд задач агентам с опытом по обучению стажёров (новичков).

2. Полномочия (права и обязанности) и ответственность отражены в должностной инструкции Агентства недвижимости (Приложение №2)

3. Дисциплина:

-Рабочий день начинается в 10.00 и заканчивается в 19.00, с возможным выходом на работу в выходные дни, в связи с показами квартир, дежурством и встречами с клиентами.

- Обращение агента к начальнику отдела и руководящему составу организации используется обращение на «ВЫ» по имени отчеству, согласно деловому этикету.

- Своевременно посещать агенту все собрания отдела и свои дежурства;

- Агентам своевременно ставить в известность начальника отдела об опоздании или невозможности выйти на дежурство, на работу, собрание с указанием уважительной причины.

4. Справедливость. Беспристрастие. В моей практике, любую конфликтную ситуацию, я стараюсь увидеть своими «глазами» и «глазами» противоположной стороны. Это помогает быть беспристрастным и принимать рациональные и объективные решения для обеих сторон.

5. Вознаграждение. Так как, в нашей сфере ежемесячных окладов нет, вся система вознаграждения базируется на %-ной оплате вознаграждения. Система выстроена таким образом, чтобы агентам, экспертам-наставникам и начальникам отдела было интересно зарабатывать и дела большое количество сделок. Начинающие агенты могу зарабатывать 20-30 % от комиссии сделки, специалисты 30-35%, эксперты 35-70%, в зависимости от количества сделок и выполнения/перевыполнения плана на год и квартал.

6. Единоначалие. В нашей организации система иерархии и власти выстроена таким образом, чтобы у подчинённых был 1 руководитель.

7. Единство цели. При личных встречах с каждым агентом выявляются общие совместные цели, и пишется единый план достижения этих целей.

8. Централизация по ситуации. В нашей организации существуют шаблоны выполнения действий (технологический процесс).

9. Принцип скалярной цепи А. Файоля. Вертикальная структура помогает эффективно достигать текущие цели компании, горизонтальная структура - решать эффективно текущие задачи.

---

10. Преобладание общих интересов компании над личными и работа в команде помогает нашей компании в короткие сроки достигать поставленных целей.

11. Порядок. В нашей компании есть внутренний регламент, соблюдение которого помогает соблюдать порядок в организации рабочей деятельности и не допуска хаотичность. Есть общий регламент работы сотрудников, начальников отдела в компании. Есть также внутренние дополнительные регламенты внутри каждого отдела, которые не противоречат общему регламенту и политикам компании, а также помогают организовать работу отдела начальнику отдела.

12. Стабильность персонала. В нашей компании разработан специальный план по адаптации новых сотрудников, который помогает улучшить адаптацию в компании. Также, стабильность персонала поддерживается с помощью активного системного менеджмента и корпоративными мероприятиями.

13. Корпоративный дух. Мероприятия: 2 раза в год проводятся выездные корпоративы с различными конкурсами.

14. Инициатива. В нашей компании поддерживается разумная и рациональная инициатива.

Методы управления

1. организационно-административные – это собрания офиса, собрания отделов. В своём отделе я дополнительно провожу 45-минутки, в которых обучаю технологичности и где, отрабатываем сложные моменты в ролёвках. Приказы не применяются, а применяются задачи поставленные руководителем.

2. экономические – это лестница повышения % вознаграждения агента после каждой последующей сделки, также возможность зарабатывать повышенный % от сделки при условии перевыполнении плана. Данный метод эффективен и просто не обходим, в организациях отсутствует ежемесячный оклад и существует оплата % от сделки.

3. социально-психологические – в нашей компании это личные встречи, которые проводятся с каждым сотрудников, включая и управляющий персонал. В моём отделе эти встречи проводятся еженедельно, системно. Я считаю, что это необходимый метод управления, который помогает удерживать персонал в стабильном психологическом состоянии, а значит работоспособным.

Функции

Функция менеджмента	Как применяется в нашей компании
Планирование	Составляются Бизнес-планы достижений по многим показателям, развития компании, отделов, групп в отделах, всех отдельных сотрудников. Каждый Бизнес-План защищается, корректируется и утверждается вышестоящим руководителем. Бизнес-Планы составляются стратегические на 3-5 лет, тактические на год и квартал, а также кратковременные на месяц, неделю. См. Приложение № 3 (Бизнес план)
Организация	Организация­-технологический процесс, который осуществляется посредством поставки и контроля выполнения задач . См. Приложение №4(Воронка Продаж)
Регулирование	Например: Заключен договор с клиентом. Выставляется срок реализации этого договора. Срок реализации делится на несколько этапов (Воронка продаж), на исполнение каждого этапа сотруднику выставляется конкретная задача и срок исполнения. Если задача не исполняется в заданный срок, Руководитель использует «Регулирование» и даёт дополнительные рекомендации к исполнению. См. Приложение №4 (Воронка Продаж)
Координация	Собрания руководителей (раз в неделю), собрания отделов (раз в неделю), собрание офиса (раз в квартал).
Мотивация	Проводятся специальные мероприятия, тренинги и личные встречи.
Руководство	В своём отделе применяю Эталонную (Лидерскую) власть.
Контроль	Контроль в своём отделе осуществляется за счёт личных встреч с сотрудниками, проверки каждого сотрудника по Воронке продаж (заявки, договора, сделки). Аналитика, оценка показателей каждого сотрудника и отдела в целом осуществляется в сравнении запланированных с фактическими показателями за неделю/месяц/квартал и год.

---

Критерии показателей экономической эффективности в нашей компании отвечает требованием и выглядит так:

1. Перед компанией, отделом и каждым отдельным сотрудником ставится определённые экономические цели, которые исполняются с помощью Бизнес-Плана.

2. В частности, в мой отдел создавался с нуля 1 декабря 2018 года, соответственно, первостепенные цели передо мной стоят достижение стабильности, роста отдела в численности, рентабельности- то есть выход на окупаемость затраченных ресурсов компании.

3. Каждый руководитель отдела в нашей компании обладает полнотой принятия решений в рамках своих компетенций и высоким профессионализмом.

4. У меня в отделе это конкретные количественные показатели:

сотрудник	заявки	встречи	устные договора	эксклюзивные договора	авансы	сделки	расторжения	прибыль

Нормы компании для сотрудников
Минимальные нормы по статусам в месяц
СТАТУС	Заявки	Встречи	Устные договора	Эксклюзивные договора (заключенных в письменном виде)
Эксперт	20	12		2
Специалист	30	20	2	1
Стажер	50	28	4	1

5. Для управления отделом я использую показатели эффективности, которые просты и доступны в получении.

В своей работе использую Социально-Экономический эффект. Так как наша сфера - человек-человек, то взаимоотношения напрямую влияют на адаптацию сотрудников, их работоспособность и в следствии-на прибыль.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ= ЭФФЕКТ/ЗАТРАТЫ

Эффект - прибыль (до уплаты налогов и иных затрат). Прибыль в АН выступает комиссия (вознаграждение) с проведенной сделки.

Затраты - налог от прибыли 2% + расходы на рекламу + заработная плата сотрудников

Средний показатель комиссии с 1 (одной) сделки в моем отделе составляет 260 000 руб., и средний показатель затрат с 1(одной) сделки - 155 195 руб.

---

Соответственно, эффективность = 260 000/155 195 руб.

Факторы, повышающие эффективность менеджмента

Внешними факторами в моей работе являются:

- Экономические и Политические кризисы (кризисы 2008, 2013 года привели к резкому снижению покупательского спроса на квартиры, что привело к резкому снижению сделок по недвижимости в Москве и др. регионах России);

- Колебания на финансовых рынках (формирует кратковременное повышение или уменьшение покупательского спроса на объекты недвижимости;

 - Влияние СМИ (формирует положительные или отрицательные отзывы на различных сайтах и форумах, что в целом влияет на имидж компании);

- Неблагоприятные погодные условия (осенние и весенние перепады и изменения в погодных условиях формируют сезонные увеличение/уменьшение спроса клиентов, что в целом влияет на квартальные показатели прибыли отдела и в компании в целом);

- Новые технологии в риэлтерской деятельности - это прежде всего возможность адаптировать запрос и нужду в конкретной услуге в настоящее время. Исходя из того, что технологический прогресс в информативности клиентов в данной услуге, сейчас во многом стал более доступен для обывателя (бесплатные сайты и интернет ресурсы, СМИ) – это существенно, повлияло на уровень спроса на риэлтерскою услугу в наше время.

Сейчас, профессионально предоставить и продать свои услуги могут

только высокотехнологичные агентства недвижимости, при этом имеющие свои эксклюзивные технологические новинки.

- Активная позиция в участии компании на различных Форумах, Выставках, коммерческих и некоммерческих мероприятиях.

Не менее важными являются внутренние факторы, из которых я выделяю следующие:

- Разработка стратегии управления, согласование с коллективом планов развития. В риэлтерском бизнесе от этого зависит насколько будут достигнуты такие показатели, как адаптация сотрудников, общий доход отдела/компании, личные доходы каждого сотрудника, количество заключенных договоров, авансов, сделок, психологический настрой в коллективе, корпоративность (в нашей компании 2 раза в год проводятся корпоративы) и т.д.

- Расширение или сокращение деятельности организации. От этого зависит недолговременные колебания, влияющие на управление в менеджменте;

- Увольнение или прием на работу новых сотрудников. Приём новых сотрудников помогает поддерживать необходимое количество работников для достижения поставленных целей отдела и компании в целом.

---

- Административный контроль, система поощрения и взыскания. Этот фактор в риэлторском бизнесе существенно важен, так как без систематического внедрения его в своё управление, эффективность управления снижается в 2-3 раза по показателям.

- Позитивная мотивация творческого и производительного труда сотрудников. Мотивация в риэлторском бизнесе является незаменимой составляющей эффективного управления, так как сотрудники не получают оклада, а получают % (процент) от сделки по фактическому исполнению. От мотивации сотрудника зависит его работоспособность, стремление и эффективность в целом.

Временные факторы:

Опыт руководства. Например, когда я пришёл на работу в большую компанию практически не имел опыта в управлении персоналом. Соответственно, это существенно повлияло на мои первые показатели эффективности. Сначала они были низкие. И для достижения высоких показателей мне потребовалось больше времени, чем сейчас, спустя 2,5 года. Но этот фактор является временным, так как отсутствие опыта и необходимых навыков я ликвидировал за счёт обучения, выявления своих требующих зон развития, полученного опыта и анализа своих показателей, сопоставимых к заданным целям.

Важно выявить мотивацию сотрудника на первых парах. Выявить преобладающие типы мотивации у сотрудника. Исходя из этого, можно ставить задачи для него, что позволит существенно повысить эффективность выполнения. Максимальный настрой на выполнение различных задач наблюдается у тех сотрудников, у которых личные цели во многом совпадают с общими целями организации.

Эмоции сотрудников влияет на рабочее состояние отдела и всей компании в целом. Для регулирования эмоционального состояния сотрудников систематически проводятся личные встречи руководителя отдела с каждым сотрудником раз в неделю.

Психологический климат в коллективе. Для поддержания стабильного психологического климата проводятся выездные мероприятия.

К долгосрочным я отношу стратегический стиль управления, который рассчитан на долгосрочное выполнение определённого плана.

К краткосрочным можно отнести нарушение дисциплины, опоздание/ прогулы собраний отдела, игнорирование корпоративных мероприятий.

Кроме вышеуказанных, в моей деятельности встречаются:

- научно-технические: сбой/бесперебойная работа компьютеров, интернет, принтера.

- организационные: управление, организация и контроль персонала;

- экономические: система поощрения сотрудников, которые превышают план, повышающий % со сделок.

---