Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях на примере ООО «Хлеб - Маркет.pdf

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 06.04.2023

Просмотров: 259

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Важнейшие цели передачи информации - совместная деятельность, труд и распределение его результатов. Безусловно, коммуникация не всегда направлена на организацию сотрудничества в социуме. С древнейших времен в живой природе различные движения, знаки, звуки, мимика, жесты передают реакции на раздражение, а также чувства и эмоции. Очевидно, что способы обмена информацией совершенствуются с развитием общества.

Наиболее ранние из дошедших до нас серьезные исследования коммуникации принадлежат античности. Именно в ту эпоху зарождалась и обретала знакомые нам очертания европейская культура. Кроме прочего возникали и развивались подходы к управлению, формировался соответствующий понятийный аппарат, вырабатывалась терминология.[2]

Влиятельнейшие ученые античности уделяли особое внимание теории и практике предмета эффективной коммуникацией. Классическое представление Аристотеля определяет общение как исключительно человеческую черту. При этом содержательно понятие «общение» включает и нравственную, и «государственную», политическую составляющие. Именно такая коммуникация, по Аристотелю, отличает человека от животных, не способных передавать и усваивать информацию, например, о нравственных чувствах. Кроме того, только человеку доступен уровень коммуникации, позволяющий участвовать в жизни государства, влиять на политическое развитие общества.[3]

«Риторика», труд Аристотеля, посвященный искусству красноречия, задала направления развития коммуникации, сохранившие актуальность до наших дней.

Современные рекомендации по созданию эффективных сообщений (сюда относятся и деловая переписка, и коммерческие предложения, и выступления перед аудиторией, и подача информации в ходе переговоров), как правило, требуют, чтобы сообщение было убедительным, эстетически привлекательным и интересным, запоминающимся, эффектным (содержало элемент неожиданности). Обо всем этом (разумеется, в несколько иной форме) пишет Аристотель в «Риторике».

Богатейшее наследие античности использовалось в практике коммуникации примерно до конца XVIII века. Затем произошло некоторое переосмысление процесса передачи информации. Центр внимания постепенно стал перемещаться с субъекта коммуникации на объект, т. е. на адресата сообщения. Современное глобальное пространство характеризуется усложнением взаимосвязи и взаимодействия процессов и явлений действительности. Мировая система, состоящая из национальных государств и союзов с их уникальными культурными кодами, мировоззренческими, геополитическими и экономическими интересами и связями между ними, сегодня во многом находится в кризисном состоянии. Эта ситуация проявляется в стремительном увеличении количества «информационного мусора» и ухудшении экологии человека, что приводит к известным глобальным проблемам современности.

В процессе исследования, анализа коммуникаций и выявления их влияния на мировоззрение и массовое сознание, необходимо использовать качественные параметры их оценки. Одним из таких параметров, с нашей точки зрения, является сущностное различение понятий «коммуникация» и «общение».

В работе М.С. Кагана «Мир общения» глубоко и содержательно раскрывается один из аспектов данного вопроса. Фундаментальное различие общения и передачи сообщений, по мнению М.С. Кагана, проявляется в различии присущих им способов адекватной самореализации: структура коммуникации монологична, а структура общения – диалогична.[4] Существует другая позиция, характерная для ряда современных исследователей, которая выражает нетождественность понятий «коммуникация» и «общение».[5] Согласно данной точке зрения, коммуникация - это процесс передачи субъектами адекватного смысла при использовании общепринятого набора символов. Смысл коммуникации выражается в той реакции, которую она вызывает, а эффективность любой коммуникации определяется достижением ее цели. Донесение смысла сообщения до слушателя в данном контексте коммуникации является целью коммуникации. Общение в рамках этого подхода малоэффективно по сравнению с коммуникацией, так как оно не направлено на достижение определенной цели.

Неудивительно, что в последнее время межличностные социальные коммуникации, по сути, приравниваются к коммуникациям технологическим. Так и в том, и в другом случае, основные элементы - отправитель, сообщение, канал связи и адресат. От адресата не требуется творчески осмыслить, переработать, усовершенствовать полученную информацию. Нужно лишь наиболее полно усвоить и наиболее точно осуществить указанное действие. При этом содержательный аспект сообщения, формы передачи информации остаются несущественными. Как следствие, творческая составляющая личности снижается, а сознание стандартизируется и теряет индивидуальные ориентиры, полагаясь всецело на массовые стереотипы. Отсюда - инструментальная позиция в трактовке социального пространства связей, при которой постепенно исчезают эмоциональное и рациональное пространства индивида. Остается лишь пространство для манипуляций, т.е. навязывание целей и стереотипов другому индивиду. В результате, властные социальные группы, в распоряжении которых новейшие и бурно развивающиеся информационные технологии, действительно эффективно осуществляют коммуникации. А адресаты, в свою очередь, активно принимают «штампованные» потребности, мнения, цели, стереотипы, считая их единственно допустимой нормой. Это проявляется в ориентации исключительно на удовлетворение простейших, как правило, личных, потребностей. Окружающее пространство, люди, природа перестают входить в этот узкий и ограниченный мир потребителя, подверженный постоянному потоку манипуляций с различных сторон.

В результате осуществления таких коммуникаций в современную эпоху возникают многие глобальные проблемы человечества, сущностным ядром которых является отсутствие ответственности как одной из основополагающих категорий индивидуального и общественного сознанияю[6]. Тем не менее, в социальных коммуникациях могут совмещаться два подхода к понятиям «коммуникации» и «общение». В частности, при сохранении позиции партнерства, диалог может быть направлен на достижение цели и на решение определенной задачи. Коммуникация здесь будет выступать полноценным общением с его практическим, материальным, а также духовным, информационным и практически - духовным характером.

Изменившиеся условия требуют изменений также в организационных процессах и выдвигают новые требования во взаимодействии, как между членами организации, так и между ними и внешней средой. Так, например, процессы планирования и контроля связаны с особыми требованиями к способностям межличностного общения, способностям, применение которых как в коммерческом, так и в некоммерческом секторе отражает универсальную социальную компетентность работников.

Сегодня для реализации управленческих задач менеджеру недостаточно только знаний в профессиональной области, но также необходимы навыки взаимодействия. Для того, чтобы успешно развивать бизнес, необходимо управлять отношениями (коммуникациями) между людьми, между производителями и потребителями, между людьми и маркой и т.д. Характер отношений может сформировать взаимодействие или противодействие. Управление каждым видом отношений принести компании пользу, если менеджер грамотно выстраивает отношения как непосредственно с работниками компании, так и потенциальными потребителями.

Проектирование, выбор и управление отношениями входит как составная часть в стратегию компании. Руководитель, принимая решения и реализуя их, должен управлять возникающими при этом реакциями подчиненных, коллег, вышестоящих руководителей и конкретных представителей внешней среды, потребителей. Такими реакциями могут быть полная поддержка или проявление противоречий. При этом характер реакции зависит от степени удовлетворения потребностей и интересов управляющей, управляемой и потребляющей системы. Коммуникации рассматриваются при прямом управлении работниками компании и косвенном управлении потребителями. В управленческой коммуникации люди не просто обмениваются информацией, но и воздействуют друг на друга. При этом на результаты коммуникации во многом будет влиять процесс взаимного восприятия подчиненного и руководителя. В связи с этим можно выделить следующие взаимосвязанные структурные элементы управленческой коммуникации:[7]

1) коммуникативный компонент (взаимообмен информацией между партнерами);

2) интерактивный компонент (взаимодействие партнеров);

3) перцептивный компонент (взаимовосприятие и взаимоотношение партнеров).

В профессиональном общении руководителю, давая указание подчиненным, необходимо перепроверить правильность его понимания. Причиной большинства проваленной подчиненными работы является то, что либо исполнители не поняли задание, либо руководитель не понял то, что ему пытались объяснить подчиненные.

Необходимо также учитывать, что процесс передачи и восприятия информации строится на основе взаимных представлений партнеров друг о друге и их взаимоотношений. Поэтому в деловом общении необходимо уделять особое внимание формированию соответствующего представления о себе и своих намерениях у партнера, учитывая при этом психологические закономерности. Особый интерес для нас представляют работы социолога и политолога Гарольда Лассвелла (США). Гарольд Лассвелл предлагал при исследовании коммуникации учитывать следующие вопросы:[8]

- кто является источником и получателем сообщения;

- каково содержание сообщения;

- каков эффект коммуникации. На данном подходе основана так называемая технологическая схема коммуникации, названная в честь ученого «формулой Лассвелла». Стоит отметить, что современные подходы к проблемам коммуникации следует анализировать с учетом данной схемы (Рисунок 1).

Очевидно, что, рассматривая сообщение с точки зрения современной организации, мы в подавляющем большинстве случаев говорим о передаче управленческой информации. Субъект коммуникации (отправитель) передает сообщение аудитории (объект, получатель информации). При этом коммуникатор должен верно представлять цель сообщения, правильно определить адресата и точно прогнозировать ответную реакцию.

Процессу передачи рекламного сообщения от отправителя к получателю могут препятствовать различные фильтры и барьеры. Между представителями целевой аудитории и отправителем может возникать обратная связь.

Таким образом, в процессе управленческой коммуникации руководитель не просто передает ту или иную информацию, а воздействует этой информацией. При этом чаще именно воздействие выступает основной целью управления. Поэтому в управленческой коммуникации необходимо точно сформулировать идею, правильно закодировать, выбрать канал передачи информации т.к. от этого зависит конечный результат. Использование данных различных отраслей знания позволяет повысить эффективность обмена информацией. Управление, выстроившее такую коммуникацию, бесспорно, будет высокорезультативным, сохранит и упрочит позиции предприятия на рынке.

2. ПРОБЛЕМы МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ «НА ПРИМЕРЕ ООО «ХЛЕБ-МАРКЕТ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

Целями деятельности Общества являются: удовлетворение общественных по­требностей в услугах, предоставляемых Обществом, а также получение прибыли в интере­сах Участников Общества. Для реализации своих целей Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:[17]

  1. Переработка зерна и другой сельскохозяйственной продукции.
  2. Производство муки, хлебопродуктов и хлебобулочных изделий.
  3. Изготовление, ремонт и реализация мешкотары.
  4. Производство товаров народного потребления для реализации.
  5. Оптовая и розничная торговля.
  6. Организация кафе, баров, ресторанов и других предприятий общественного питания и так далее.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется Федеральны­ми законами, Общество занимается на основании специального разрешения (Лицензии). В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО «Хлеб - Маркет», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель.

В ООО «Хлеб - Маркет» бухгалтерский учет ведет главный бухгалтер. В ее обязанности входит обеспечивать контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

Возглавляет ООО «Хлеб - Маркет» генеральный директор: Котельников Юрий Александрович, который имеет право без доверенности действовать от имени ООО «Хлеб - Маркет», в том числе представлять его интересы и осуществлять сделки, заключать трудовые договора с работниками Общества, издавать приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применять меры поощрения и налагать дисциплинированные взыскания, также в его обязанности входит контроль за организацию деятельности ООО «Хлеб - Маркет».[18] Генеральному директору подчиняется заместитель генерального директора, выполняющий его распоряжения, определяет исполнителей и контролирует выполнение данных распоряжений, главный инженер, экономист, инспектор по кадрам, инспектор по охране труда, менеджер.
Кроме того, отдельным структурным элементом выступает сортовая мельница, которую обслуживают сменный мастер, рассевщик, слесарь-ремонтник, а также младший обслуживающий персонал в количестве 3 человек. Директору также подчиняется бухгалтерия (главный бухгалтер и бухгалтер), в которую входит главный бухгалтер. Главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, также он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Как уже отмечалось ранее, директору ООО «Хлеб - Маркет» подчиняется инспектор по кадрам, в его обязанности входит организация текущей работы данного предприятия (оформление, подбор документов и так далее).

Аппарат управления представляет ООО «Хлеб - Маркет» - это система взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и службы, отвечающие за выполнение определенных функций на производстве.
В верхней иерархии управленческой структуры должности: генеральный директор, исполнительный директор, заместитель генерального директора, начальник отдела сбыта, начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник цеха основного производства, главный энергетик, главный механик, начальник отдела маркетинга, начальник службы по управлению персоналом. В состав отделов управления входят: бухгалтерия, отдел сбыта, отдел снабжения, основное производство, отдел маркетинга и отдел по управлению персоналом. Также имеются службы: главного энергетика и главного механика.

В непосредственном подчинении генерального директора -исполнительный директор и заместитель генерального директора, информация к ним поступает в устной и письменной форме. Систему внутренних коммуникаций ООО «Хлеб - Маркет» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, заведующий производством для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками подразделения или другими отделами и обменивается следующей информацией. Информацию к заведующему производством поступает от:[19]

- мастеров ООО «Хлеб - Маркет» - сведения о производственном задании, о проблемах производственных процессов, качества сырья, о поступившим в производство сыре и т.д;

- начальника цеха - о расстановке и переводе персонала по участкам, организации производства;

- заведующего складом сырья - о наличии сырья на складе;

- начальника лаборатории - о результатах анализов сырья, дегустации готовой продукции.

Передает информацию:

- мастеру - об экспериментальных и проблемных видах продукции, об изменении закладок, об изменениях последовательности выполнения операций в технологическом процессе;

- главному технологу - о результатах по производству экспериментальных и проблемных видов продукции, о причинах производства брака.

Вышесказанная информация подтверждает то, что правильная организация внутренних коммуникаций ООО «Хлеб - Маркет» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата - выпускаемого продукта. Следовательно, от квалифицированной работы менеджера зависит деятельность предприятия.

На каждом уровне управления ООО «Хлеб Маркет» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Например: генеральный директор ООО «Хлеб - Маркет» - исполнительный директор -начальник отдела сбыта - менеджер.
Восходящее направление: информация перемещается от низшего к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненного с
руководством ООО «Хлеб - Маркет» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также используется руководителями отделов и служб для информирования исполнительного директора и заместителя генерального директора. Например: психолог - начальник отдела маркетинга - заместитель генерального директора - генеральный директор.
Начальники отделов управления с исполнительным директором и заместителем генерального директора участвуют в ежедневной планерке, обмениваются информацией, решают текущие вопросы. Здесь имеет место горизонтальное направление коммуникационного потока, то есть общение происходит между руководителями ООО «Хлеб - Маркет» одного уровня, так и о восходящем и нисходящем одновременно.

Например, горизонтальное направление коммуникаций: начальник отдела снабжения - начальник отдела сбыта - главный бухгалтер - начальник отдела маркетинга - начальник отдела по управлению персоналом - заведующий производством.

В более крупных подразделениях - отделе сбыта и на основном производстве проходят также ежедневные планерки. В системе коммуникаций ООО «Хлеб - Маркет» имеются визуальные средства:

- информационный стенд для работников предприятия с вывешенными на них приказами, информацией о нововведениях в законодательстве и другой информацией;

- внутриорганизационное издание - выпуск газеты предприятия к праздникам со сведениями о планах развития предприятия.

Основные цели и задачи в коммуникационном процессе ООО «Хлеб - Маркет»:

- постоянно развивать потенциал работников ООО «Хлеб - Маркет»;

- добиваться того, чтобы творческое и заинтересованное отношение к работе было повседневной нормой;

- укреплять и развивать профессиональную солидарность, взаимопомощь;

- улучшать и укреплять психологическую атмосферу в коллективе;

- сплачивать коллектив, проводить культурно - массовые и спортивные мероприятия.

Также на ООО «Хлеб - Маркет» используются коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами. На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы:

1. Структура управления ООО «Хлеб - Маркет» нечеткая в связи с тем, что многие отделы и службы создавались и расширялись постепенно, по мере необходимости. Поэтому происходят постоянные сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении.

2. Коммуникационная связь ООО «Хлеб - Маркет» через локальную сеть неэффективна, так как одновременно должны быть включены все компьютеры, может использоваться только как источник получения информации. Следовательно, необходимо создать аудиосистему коммуникаций.

2.2 Причины и пути решения проблем в коммуникационном процессе ООО «Хлеб - Маркет»

Каждый человек, а так же каждая организация испытывает те или иные затруднения в процессе коммуникации. Есть различные причины этому:

  1. сложившиеся стереотипы напрямую мешают общению между людьми, они заранее  упрощают мнение относительно отдельных лиц, в большинстве случаев в негативную сторону;
  2. предвзятые отношения к своему собеседнику изначально препятствуют ведению диалога между людьми. В большинстве случаев те люди, которые предвзято относятся к своим собеседникам, отвергают все то, что не исходит от них, в связи с этим в значительной мере снижается эффективности взаимодействия собеседников, что пагубно отражается на всем процессе коммуникации;
  3. незаинтересованность и не внимательность собеседников друг к другу, теряется общая тема для разговора, каждый думает о себе, о своей теме, в связи с этим получаем негативное развитие диалога;
  4. неправильная оценка собеседника, переоценивания его как личности, пренебрежение фактами тоже мешают эффективной коммуникации, не стоит делать преждевременные выводы о своем собеседники, пока не узнаем его получше, нужно приглядеться к нему со всех сторон, понять каков он из внутри, на самом деле, и только после того, вести его в курс дела;
  5. неправильное построения предложений, тоже является одним из главных факторов препятствующих эффективной коммуникации. Всем известно, человек передающий информации всегда уверен, в том, что, он должным образом ее представляет своему собеседнику, но есть много ситуаций, которые вызывают непонимания сказанного со стороны своего собеседника, из-за не правильной формы и стиля  выбора построения предложения и многие другие.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Хлеб - Маркет» было выявлено ряд проблем, а именно:

1. Плохо сформулированные сообщения. Плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильная структура предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Менеджеры ООО «Хлеб - Маркет» находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают различные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, понятными получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники ООО «Хлеб - Маркет» действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри ООО «Хлеб - Маркет» вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации.

В ООО «Хлеб - Маркет» существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений.

Руководители высшего звена ООО «Хлеб - Маркет» обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

Смотрите также файлы