Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов» (Основные понятия процессного подхода).pdf

Актуальность выбранной темы заключается в том, что этап развития российского бизнеса, называемый эпохой «легких денег», который был основан на неопределенности правил ведения бизнеса, закончился несколько лет назад. В настоящее время во всю наступает этап высокой конкуренции, ужесточения контроля со стороны государственных органов, заполнения наиболее прибыльных рыночных ниш.

Данный этап требует от компаний и предприятий российского рынка все больших усилий для поддержания своего существования, не говоря уже о росте и развитии. К владельцам компаний и руководителям высшего звена постепенно приходит понимание, о том, что о дальнейшем расширении и развитии бизнеса не может быть и речи без кардинального обновления методов и способов управления компанией или предприятием.

Негативное влияние внешней экономической среды, высокие коммерческие риски могут быть сглажены за счет применения эффективных технологий планирования, управления, учета и контроля финансовой деятельности компании, а именно финансовых результатов деятельности компании и финансовых потоков как внутри компании, так и снаружи. Наличие современных эффективных технологий управления финансами компании, в первую очередь бюджетирования, в последнее время становится одним из главных факторов, которые определяют жизнеспособность предприятия на высоко конкурентном рынке.

Однако, само по себе внедрение обязательного бюджетирования не даст и половины ожидаемого результата. Необходимо не простое внедрение, а пошаговое внедрение с обязательным описанием процесса разработки бюджетов компании. Таким описанием выполнения каких-либо процессов компании являются регламенты.

Целью данного курсового проекта является разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджета».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить различные источники по выбранной теме;
изучить основные понятия процессного подхода к управлению компанией и выявить назначение и цели создания регламентов, описывающих процесса деятельности компании;
обозначить основные этапы разработки регламента процесса;
разработать регламент выполнения процесса «Разработка бюджетов»;

В качестве объекта исследования выступает процесс «Разработка бюджетов».

В качестве предмета курсового исследования выступает разработка регламента выполнения процесса.

Курсовая работа состоит из содержания, введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1. Основные понятия процессного подхода

Управление бизнес-процессами или «процессный подход» на сегодняшний день является одной из наиболее востребованных методологий управления компаниями.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению компаниями подтверждается и тем, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов ISO 9001. Стандарты ISO 9001, по сути, являются нормативной моделью ведения бизнеса, выработанную деловым сообществом с учетом мирового опыта и закрепленную в международных стандартах на системы менеджмента.

Среди преимуществ процессного подхода можно отметить:

клиентоориентированность;
нацеленность на результат;
гибкость, более оперативное принятие решений, проведение инноваций в связи с изменением внешней среды;
непрерывность управления;
возможность построения эффективной системы мотивации, направленной на максимальный учет результатов работы;
прозрачность за счет описания бизнес-процессов, их разумной формализации.

Ключевым понятием процессного подхода является понятие «бизнес-процесса».

Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленных на получение заданного результата, ценного для организации. Существует достаточно много определений этого термина, сформулированными как известными и авторитетными специалистами, так и международными организациями. Также следует сказать, что понятие «бизнес-процесс» достаточно часто в литературе, статьях, интернет-источниках применяется и в широком смысле как «деятельность в целом».

Основными понятиями процессного подхода являются:

Результат бизнес-процесса – то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Исполнители бизнес-процесса – команда специалистов из различных функциональных областей (кросс-функциональная команда), выполняющих действия процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые преобразовываются или потребляются при выполнении процесса.

KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности), они применяются в качестве показателей результативности и/или эффективности бизнес-процессов.

Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

необходимый результат;
регулярность действий;
ценность результата для компании.

Глубина и степень детализации при описании (моделировании) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов на которые должно ответить это описание (модель), «проблемностью» и важностью процесса. Наиболее часто описание бизнес-процессов используется для получения ответов на вопросы типа: ЧТО, КТО и КАК должен выполнять в рамках деятельности компании.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов. Принято выделять четыре основных способа:

текстовой;
табличный;
визуальный (графический);
визуальный (графический) с использованием специальных программных продуктов.

У каждого способа есть свои достоинства и недостатки. Сравнение различных способов описания бизнес-процессов приведено в виде таблицы 1.

Таблица 1 – Сравнение различных способов описания бизнес-процессов

Способ описания бизнес-процессов	Пример	Достоинства	Недостатки
Текстовое	Стандарты организации, положения, должностные инструкции и др.	Привычность	Взаимосвязи между бизнес-процессами тяжело отслеживать. Высока вероятность неоднозначного понимания. Затрудненный анализ бизнес-процессов из-за избытка малозначимой информации, Значительные трудозатраты на поддержание документов в актуальном состоянии
Табличное	Матрица распределения ответственности	Привычность Однозначность	Небольшое число факторов, параметров, которое можно отразить в таблице
Визуальное (графическое)	Организационная структура, блок-схема, технологическая карта и др.	Наглядность Однозначность Разработаны нотации под решения задач различной сложности	Возможно наличие требований к квалификации
Визуальное (графическое) с помощью специализированного программного продукта – системы бизнес-моделирования, case-средства	Сеть бизнес-процессов, Информационные модели для решения различных задач и т.д.	Возможность комбинированного использования всех предыдущих способов описания бизнес-процессов. Возможности коллективной работы. Поддержка различных нотаций, автоматическая проверка синтаксиса.	Приобретение программного продукта. Возможно наличие требований к квалификации

На выбор способа описания бизнес-процессов оказывают влияние такие факторы как:

задачи, которые компания желает решить, внедряя процессный подход;
размер и вид деятельности компании;
сложность бизнес-процессов и их взаимодействия, риски бизнеса;
квалификация персонала;
устоявшаяся практика и др.

1.2. Этапы разработки регламента процесса

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий протекание бизнес-процесса, правила, механизмы, цели, задачи и результаты его выполнения. Этапы разработки регламенты плавно вытекают из основных его составных частей: каждый этап предназначен для выделения и описания отдельной составной части.

На первом этапе разработки регламента выполнения какого-либо процесса определяются требования к входным и выходным данным, обозначаются ресурсы, требуемые для выполнения рассматриваемого процесса, а также обозначаются исполнители, или владельцы процесса, то есть лица, ответственные за протекание самого процесса и получение требуемого результата.

Следующий этап разработки регламента – выделение подпроцессов из которых состоит процесс, а также связей между ними. Для каждого подпроцесса также выделяют входные и выходные данные, ресурсы и исполнителя.

Завершающим этапом работы над регламентом выполнения процесса является оформление его в виде отдельного документа и доведения его до сведения сотрудников компании, которые имеют к нему непосредственное отношение. Также иногда к регламентам добавляют приложения в виде блок-схем и информационных моделей, отображающих порядок выполнения бизнес-процесса.

2. Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов»

2.1. Характеристика предметной области

В качестве предметной области выступает бизнес-процесс «Разработка бюжетов». Данный бизнес-процесс является одним из основных в деятельности компании «Ключ-лайт».

Компания «Ключ-лайт» занимается производством, продажей и установкой входных дверей.

Во главе компании стоит директор. Ему подчиняются все отделы и их сотрудники. Всего имеется восемь отделов:

производственный отдел;
финансовый отдел (бухгалтерия);
отдел продаж;
склад;
отдел кадров;
отдел маркетинга;
отдел планирования;
IT-отдел.

Организационная схема компании в представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная схема компании

В функции производственного отдела входит создание и выпуск продукции (то есть входных дверей) надлежащего качества и в полном соответствии с требованиями государственных и корпоративных стандартов.

Финансовый отдел занимается ведением внутренней и внешней финансовой отчетности. Главная задача отдела продаж – поиск клиентов, проведение консультаций, оформление торговых сделок. На складе хранятся необходимые для поддержания непрерывного производства запасы материалов и комплектующих, а также готовая продукция.

Специалист по кадрам ведет кадровую политику в компании, следит за соблюдением всех требований трудового законодательства Российской Федерации. Отдел маркетинга занимается рекламой и продвижением производимых товаров на рынке входных дверей. Отдел планирования отвечает за формирование целей и планов на следующие периоды деятельности предприятия (обычно на месяц). IT-отдел следит за работой и развитием информационной структуры предприятия.

В качестве предмета исследования данной курсовой работы выступает деятельность специалиста по планированию, а точнее реализуемые им бизнес-процесс «Разработка бюджетов».

2.2. Владелец процесса, выходы и входы, ресурсы процесса

Для более наглядного изображения исследуемого бизнес-процесса «Разработка бюджета» было решено использовать методологию IDEF0.

IDEF0 – это метод, с помощью которого система описывается как множество взаимосвязанных действий (или функций).

Исследование функций производится независимо от способов и методов их выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое разделение аспектов назначения описываемой системы от вопросов её реализации.

IDEF0 часто используется при исследовании и проектировании систем на логическом уровне, а также при описании деятельности предприятия, либо отдельных бизнес-процессов в её составе.