Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Общеизвестно, что коммуникации - проблема менеджмента, причем, сложная. По сути, она представляет собой «кровеносную систему» предприятия в целом. При этом важно отметить, что управляющие, менеджеры организаций должны иметь безупречный опыт в сфере коммуникационного искусства, так поскольку они выполняют работу посредством «чужих рук». Они должны иметь в своем распоряжении достаточно своевременные, а главное точные и полноценные информационные данные, способствующие тому, чтобы принять эффективные полезные управленческие решения. В результате, знающий толк в коммуникациях и имеющий достаточный опыт, считается эффективно работающим руководителем.

Коммуникационная значимость очевидна и в малых, и в больших организациях. Эффективность коммуникационных связей и взаимодействий обеспечивает будущее организации как хозяйствующего субъекта на рынке и, помимо этого, персонала, трудящегося, как на свое, так и на благо компании. Если говорить о глобальном уровне, то коммуникации важны для благополучия всей страны.

Значение коммуникативных процессов в менеджменте предприятия таково: решение острых проблем и задач однозначно строится при взаимном функционировании и коммуникациях людей (например, коммуникации между начальником и подчиненным, у подчиненных) при разных ситуациях, условиях; кроме того, можно предположить, что межличностная коммуникация выступает наилучшим вариантом решения тех задач, которые можно описать как неопределенные и двусмысленные.

Эффективность управления на предприятии и коммуникации - безусловно связаны, т.к. способность работников предприятия обмениваться информацией - коммуницировать, позволяет им сплотиться, работать вместе, ставить и достигать общие с предприятием и личные цели. Из этого вытекает следующее: без коммуникации управление, по сути, невозможно, а это значит, что успех управления предприятием имеет большую зависимость от того, насколько правильного сформированы процессы коммуникации и насколько они эффективны в практическом применении.

Цель работы – изучение механизма управления коммуникациями, обеспечивающего повышение эффективности функционирования предприятия на примере ЗАО «Форд мотор компани».

Поставленная цель предопределила решение следующих задач :

• изучить теоретические подходы к управлению предприятием с учетом коммуникационных процессов;
• осуществить диагностику механизма обеспечения эффективности управления предприятием;
• разработать рекомендации по совершенствованию механизма управления организационными коммуникациями;
• осуществить оценку рисков.

---

Объектом исследования выступает ЗАО «Форд мотор компани».

Предметом исследования выступает механизм обеспечения эффективности управления

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические подходы изучения взаимосвязи эффективности предприятия и коммуникативного процесса

1.1 Понятие и сущность организационных коммуникаций

В качестве связующего звена в процессе управления предприятием, которое пронизывает все функции управления (планирование, организацию, мотивацию и контроль), выступают именно коммуникации.

Произошел термин «коммуникация» от латинского слова «communication», в переводе на русский язык термин означает «связь, сообщение».

Общепринято понимать термин «коммуникации» как процесс обмена информацией между двумя и более людьми [13].

В работе Короткова Э.М. и Кузьминой Е.А. «Генезис менеджмента» упоминается, что коммуникация сплачивает аспекты совместной деятельности людей. Сюда следует отнести и процесс управления, и отношение индивидуума, к цели управления и управленческим решениям, и движение информации [20]. В своем труде автором обращено внимание на тот факт, что «нельзя рассматривать коммуникацию только как информационный процесс», поскольку «коммуникация есть социально-экономического плана явление, проявление сущности человека, а также его отношений с другими людьми. Коммуникация парирует не информационные понятия; это долг, ценности, интересы ответственность, которые заложены в основу коммуникации и определяют ее характер...».

Классификации коммуникаций разнообразны, однако, по традиции выделяют следующие их виды [22]:

• в зависимости от направления потока информации коммуникации подразделяются на горизонтальные и вертикальные. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее;
• по месту осуществления - внешние, внутренние;
• по источнику регулирования - формальные, неформальные.

---

Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии у нее гибкости.

Характеристика видов коммуникаций представлена в таблице 1[22; 12].

Таблица 1. -Классификация коммуникаций и их содержание

Вид коммуникаций		Содержание коммуникаций
С внешней средой
Формальные	Предприятия используют разные средства для коммуникаций с внешним окружением, например, с клиентами коммуницируют посредством рекламы и других средств; с общественностью сообщаются с помощью создания определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном и международном уровнях; им приходится подчиняться госрегулированию, а, следовательно, формировать различные отчеты.
Неформальные	К такой форме коммуникации с внешней средой, как способу передачи устной информации, относят слухи, сплетни, сарафанное радио.
Межуровневые (нисходящие)	в рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. В итоге, нижним сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах (как пример этому, сообщение от вице-президента управляющему цехом о предстоящих изменениях в производстве продукта. Тот, в свою очередь, обязан оповестить своих подчиненных руководителей о всех наступающих будущих изменениях).
Межуровневые (восходящие)	свойственна функция оповещения верхних уровней управления о происходящем уровнях снизу. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Движение информации осуществляется в виде отчетов, предложений и объяснительных записок.
Горизонтальные	Представляют собой таки связи, что происходят на одном уровне управления, они используются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.
Вертикальные	осуществление общения между категориями «подчиненный - руководитель»
Диагональные	такого вила коммуникации, как правило, сочетают признаки горизонтальных и вертикальных коммуникаций (начальник - подчиненный)
Руководитель - подчиненный	это пример обмена информацией по вертикали; частично - это основа коммуникативной деятельности руководства. Эти коммуникации связаны с обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения в целях мотивации, с прояснением задач и ожидаемых результатов.
Между руководителем и рабочей группой	коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий сотрудников организации (или группы работников), поскольку обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность высказаться о новых задачах, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях и т.п.
Неформальные
Слухи передают информацию гораздо быстрее, чем каналы формального сообщения, следовательно, руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации.

---

Если рассматривать коммуникацию с позиции средств общения, то ее делят на вербальную (словесную, реализуемую в виде письменной и устной речи) и невербальную (мимика, жесты, разнообразные изображения, например, графики, диаграммы и гистограммы).

В большинстве российских организаций коммуникации сверху вниз получили наибольшее распространение. В организациях преобладание вертикально направленных информационных потоков отражает многолетнюю российскую практику с ее сильной вертикалью власти [12], централизованным управлением организациями и администрированием».

Коммуникация снизу вверх (восходящая) долгое время играла сугубо информационную роль - для принятия решений руководителям необходимо знать о положении на местах. Сегодня огромное множество хозяйствующих субъектов имеют формализованную систему статистических и аналитических отчетов, справок, записок и т.д. Основной проблемой при реализации данного вида коммуникации является неравенство статусов и, как следствие, - предоставление искаженной информации. Как правило, методы контроля качества предоставляемой снизу информации - это есть сбор данных из независимых источников, выборочные проверки, а наряду с этим, доверие руководства предприятия и работников хозяйствующего субъекта [15].

В последние годы еще одной целью восходящей коммуникации стало использование потенциала сотрудников за рамками их непосредственных обязанностей и развитие коммуникаций, содержанием которых являются предложения по улучшению деятельности. Чтобы этой цели достичь, как правило, применяют систему «диалог», «ящики для предложений», когда работники могут анонимно внести какие-либо рекомендации, согласно которым руководство дает публичный ответ, встречи-совещания в рабочих группах [9]. Исследования показывают, что при наличии у сотрудников возможности высказать собственные предложения, и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается мотивация и производительность.

Основная функция восходящих коммуникаций - обеспечение обратной связи [10]. В теории коммуникации обратная связь представляется необходимым процессом, обеспечивающим функционирование, адаптацию и развитие любой организационной системы. Она представляет собой действенный инструмент повышения заинтересованности сотрудников, занимая промежуточное положение между информационной и социальной составляющими коммуникаций предприятия. В процессе функционирования и развития предприятия важно наличие как положительной (обеспечивает рост и преобразование системы), так и отрицательной обратной связи (стабильное функционирование и воспроизводство системы, корректирует отклонения от цели) [6].

---

Значение обратной связи для организационных коммуникаций требует постоянного мониторинга качества обратной связи как внутри предприятия, так и с внешним окружением для целенаправленного воздействия на данный процесс и повышения эффективности коммуникаций.

В целях полного исследования целесообразно дополнить существующие классификации. Для уточнения роли и места коммуникационной составляющей в процессе управления, в том числе стратегического, следует классифицировать коммуникации по этапу управленческого цикла (рисунок 1.9) [22].

Коммуникация - основное условие существования и развития организации. Ее особенности во многом определяют не только построение организации (что особенно справедливо для получающих все большее распространение горизонтальных структур), но и формирование, развитие организационной культуры, а также миссии и целей [12]. Особенностью коммуникаций можно назвать то, что она выступает как средство обеспечения синергетического эффекта. Данный эффект проявляется в том новом, что приобретает экономическая система в результате того или иного коммуникационного взаимодействия.

Таким образом, коммуникации - сложное, неоднозначное явление, в самой природе которого заложены двойственность и противоречивость [12.C.39]. С одной стороны, коммуникации - это потоки информации и технические средства их реализации, а с другой - взаимодействие между людьми и средство влияния на поведение сотрудников и имидж организации, поэтому и необходимо системное исследование коммуникационных процессов предприятия, а также необходим поиск инструментов и методов управления коммуникациями, с целью повышения эффективности управления предприятием.

1.2. Обеспечение эффективности управления предприятием с учетом современных коммуникационных особенностей

Так или иначе, но для достижения желаемого результата управление предприятием должно быть эффективным, и коммуникации в этом аспекте играют большое значение.

В современное время эффективность управления можно трактовать как вопрос, имеющий ряд аспектов.

Как правило, эффективность можно оценить по конечным результатам ее деятельности; по степени достижения намеченных организацией целей; эффективности использования капитальных вложений и другим факторам наряду с этим, эффективность управления следует рассматривать как деятельность системы управления посредством особых факторов, что отражают результаты ее функционирования.

---