Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникации в организации: сущность, современные технологии и типы связей).pdf

Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия:

каналы связи должны быть точно определены и известны всем;

линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;

компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной;

должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.

Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях является внедрение системы внутренних коммуникаций (СВК).

В.А. Мельман предлагает схему создания эффективной СВК из семи основных этапов [14]:

необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение;

создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК;

внедрение этих стандартов;

укрепление лояльности персонала;

мониторинг работоспособности системы;

оценка ее эффективности;

принятие мер по ее улучшению.

Инструменты повышения эффективности СВК делятся на 4 основных вида:

информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка);

аналитические (анкетирование);

коммуникативные (тренинги, мероприятия);

организационные (совещания, выступления руководства).

Большинство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использование инструментов каждой группы.

Созданию единого информационного пространства в компании и ускорению процесса адаптации новых сотрудников способствует внедрение «корпоративных правил». В них должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зарплаты. Необходимо одновременное использование внутреннего сайта, где может быть размещена вся важная информация об организации, новых сотрудниках и др.

3. Эмпирическое исследование коммуникаций в организации (на примере кафе “Грабли”)

Исследование проводилось в кафе “Грабли”.

Количество исследуемых составило 32 человека.

Метод социометрии был разработан американским социальным психологом Д. Л. Морено. С помощью данного метода выявляется сплоченность группы, межличностные отношения и наличие неформальных лидеров.

В данном эксперименте было предложно сделать ограниченное количество выборов из всех членов коллектива кафе “Грабли”. Каждому работнику кафе были розданы бланк карточки.

В качестве определения диагностических показателей и их интерпретации выступают:

А) численность группы, число членов группы (в процентах) и уровень их образования, половой и возрастной состав, профессиональный состав членов группы, их распределение по стажу работы, семейное положение (таблица 1).

Таблица 1 - Социально-демографическая характеристика исследуемой группы кафе “Грабли”

продолжение таблицы 1

Анализируя полученные демографические данные, можно сделать вывод, что:

50% исследуемых кафе “Грабли” составляют мужчины, 50% - женщины;

возраст работников составляет от 20 до 45 лет, из них: 70% - до 30 лет, 40% – имеют высшее образование, 40% – среднее специальное или незаконченное высшее, 20% – среднее образование;

60% работают в кафе “Грабли” от 1 до 5 лет, 40% - 5 лет и более

40% – семейные люди.

Б) социометрический статус в системе межличностных отношений.

Статус определяется числом полученных им выборов.

Исследуемые работники кафе “Грабли” будут отнесены к одной из

четырех статусных категорий:

1 – «лидеры»: 4 и более выборов,

2 – «предпочитаемые» – 0–3 выбора,

3 – «пренебрегаемые» – (-1) – (-3) выбора,

4 – «отверженные» – свыше 4 отрицательных выборов.

1 и 2 группы - благоприятные и можно определить насколько благоприятен статус каждого исследуемого в коллективе.

В) уровень благополучия взаимоотношений (УБВ) определяется как высокий в том случае, если большая часть исследуемых в коллективе оказывается в 1 и 2 статусных категориях.

Группа, также, считается благополучной, если изолированных (некоммуникационных) сотрудников в коллективе нет или же их число не превышает 5–6%. Менее благополучной считается группа при числе изолированных около 15–25%;

Исследуемым были присвоены статусные категории:

1 статус – «лидеры»: 4 и более выборов, оказалось у №1 – (+8 выборов), в данном случае им является администратор кафе “Грабли”, №10, 13, и 21 (+4 выбора)

2 статус – «предпочитаемые», 0–3 положительных выбора, оказались у

№3, 7, 18, 5, 26, 2, 4, 6, 9, 14, 27, 30, 31, 32

3 статус – «пренебрегаемые» – имеющие (-1) – (-3) выбора, таковыми оказались респонденты под №12, 25, 28, 8, 22, 23,

4 статусом – «отверженных», имеющих больше 4 отрицательных выборов в исследуемом коллективе не оказалось.

В этой команде есть 4 лидера, т.е. 12,5%, один из них - администратор кафе “Грабли”, 14 из 32, 44% - имеют статус «предпочтительный» и только 20% - «пренебрегают», «изгоем» нет, что соответствует высокому уровню Благополучие межличностных отношений.

Этот метод показал, что исследовательская группа безопасна: в команде нет изолированных и исключенных, имеет высокий уровень сплоченности. 34% респондентов имеют взаимные выборы, что соответствует сплоченности и благоприятным межличностным отношениям в кафе “Грабли”.

Половина коллектива имеет статус «предпочтительного», глава кафе занимает лидирующие позиции в команде, это означает, что он соответствует позиции, которую он занимает в отношениях со своими подчиненными и правильно организованной трудовой деятельностью. Это показатель благоприятных межличностных отношений и подтверждает результаты предыдущей методологии о благоприятном социально-психологическом климате в кафе “Грабли”.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одно из условий существования организации – наличие связей между сотрудниками - коммуникации. Эффективные коммуникации – это необходимое условие успешного функционирования организации. Знание причин проблем в коммуникациях важно для построения системы эффективных коммуникаций и предупреждения возможных проблем.

Изучив особенности коммуникаций в организации сделаем выводы:

1. Значение информации и коммуникации постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

2. Знание и умение правильно использовать приемы коммуникаций помогает руководителю приблизиться к решению задачи - получение прибыли.

3. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

4. Различия в восприятии являются распространенной преградой на пути обмена информацией, так как люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, то они будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

5. Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия – семантики и восприятия, – представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

6. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав режим обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия.

Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций в организации является психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, потому что они известны им самим.

Было проведено исследование в кафе “Грабли” с использованием метода социометрии Д.Л. Морено.

Исследование показало, что исследуемая половина коллектива имеет статус «предпочтительного», группа безопасна: в команде нет изолированных и исключенных работников, имеет высокий уровень сплоченности.

34% респондентов имеют взаимные выборы, это соответствует сплоченности и благоприятным межличностным отношениям в кафе “Грабли”.

Половина коллектива имеет статус «предпочтительного».

Руководителю необходимо формировать более высокий командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модной ныне «командной работе», поскольку далеко не все люди относятся положительно к этому, многие любят работать максимально автономно и самостоятельно.