Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникации в организации: сущность, современные технологии и типы связей).pdf

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании). 2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки). Значительное влияние на производственную и экономическую деятельность организации оказывают внешние факторы. Основные из них связаны с воздействием рынка. Так, спрос, необходимые состояния потенциальных пользователей к производимым изделиям, вероятно дозволительной вероятности конкурирующих предприятий в выпуске сходной аналогичной продукции, состояния поставщиков сырья, вещественных истин, составляющих комплекцию изделий, вероятно дозволительной вероятности и необходимые состояния вкладчиков инвестиций определяют экономическое состояние компании. Внешняя общественная среда заключает в себе экономические условия, социальную конструкцию общества, систему образование дающего воспитания и подготовки сотрудников, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности [9, с.25].

Внешние факторы в области экологии – законодательные и нормативные экологические требования. Соответствующее влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального воздействия в части законодательных условий их деятельности. В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и к техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется как:

• внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

• объединение людей, совместно реализующих программу цели действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организаций: структурный, процессуальный и социально-психологический. Поэтому в деятельности организации, в особенности сложной, повышающая важность в наше время получает полный экспертный анализ всех наборов ингредиентов и динамики наружной среды и реализация на той самой базе хода процесса формирования дела стратегического планирования, на свет рождённого для соблюдения порядка обстоятельств, наружных по отношению к предоставленной организации, с первостепенной функцией определения масштабов, действующих на данный момент вероятно допустимых шансов и угроз. Коммуникация как организационный ход формирования хода процесса формирования дела является по главному главным в основном ходом формирования хода процесса формирования дела дел при решении той самой задачи [4, с.23]. С имеющимися и вероятными потребителями организации сообщаются с поддержкою рекламы и иных программных разработок продвижения продуктов на рынок.

В сфере причастностей к близким связям с совместным объединением, во-первых, внимание уделяется с созданием сотворению определенного вида, «имиджа» организации на местном, общенациональном либо интернациональном уровне. Для координации задач и событий между обилием дочерних отделений организации требуется замен новостью между ними. Поэтому инсталлируются ручьи инфы между подразделениями по горизонтали. Так координируется проявление инициативы рабочих групп по выдерживанию порядка за издержками, рассредоточению возможных резервов, по новизне свежим известным способам производства, сбыту продукции [7, с.211].

Руководители разных дочерних отделений информируют друг и друг дружку о по ходу внедрения новейшей техники. Кроме координации событий горизонтальные коммуникации содействуют установлению равноправных взаимоотношений меж подразделениями, что позитивно отражается на работе всей организации. Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

• кадровая структура — взаимодействие менеджеров и рабочих, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками;

• организационная структура — коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

• производственная структура — изготовление продукции, снабжение и ведение складского хозяйства;

• маркетинговая структура внутренней среды — стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынках, выбор рынков сбыта и систем распределения;

• финансовая структура включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия.

Внутренняя среда пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала. Организациям приходится подчиняться муниципальному регулированию и наполнять в той самой связи обширные письменные доклады. В собственных каждогодних отчетах каждая брендовая организация передает в известии коммуникационные данные по финансам и маркетинговому ходу, а еще приводит известия о личном размещении, возможных реальностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из способов реагирования организации на деяния и причины наружного окружения. Обсуждения, собрания, телефонные дискуссии и переговорные беседы, служебные записки, видеоленты, доклады и т.п., циркулирующие внутри организации, часто становятся воздействием возможной вероятности либо проблемы, создаваемые внешним окружением.

1.3 Типы связей коммуникации в организации

Существуют различные типы связей:

вертикальные и горизонтальные;

линейные и функциональные;

формальные и неформальные [14] (приложение А).

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни организации. Они формализованы, отражают распределение полномочий и служат для передачи отчетов и распоряжений.

Горизонтальные связи – это связи между равными по положению в иерархии частями организации. Их основная задача – повышение эффективности взаимодействия.

Линейные связи – это отношения, в которых осуществляется прямое руководство (сверху вниз).

Функциональные связи имеют совещательную природу и направлены снизу вверх.

Формальные связи – это связи, регулируемые принятыми в организации процедурами.

Неформальные связи усиливаются, когда формальные связи не выполняют своей роли. Преобладание неформальных отношений в большинстве случаев тормозит достижение целей организации. Российская бизнес-коммуникация отличается от западной значительным превосходством неформальной стороны.

2. Особенности коммуникаций в организации: проблемы, способы предупреждения и их совершенствование

2.1 Внутрифирменные коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с одного уровня на другой уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Информация может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях, подходящих процедурах и т.п. Кроме обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Бесспорным компонентом коммуникаций в учреждении считаются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показывают, что 2/3 этой деятельности осуществляется между управляющими и управляемыми [4, с.23].

Многие разновидности обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с:

прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

обеспечением вовлеченности в решение задач отдела;

обсуждением проблем эффективности работы;

достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

совершенствованием и развитием способностей подчиненных

сбором информации о назревающей или реально имеющейся проблем;

оповещением подчиненного о предстоящем изменении;

получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложения

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с руководителем считаются важным компонентом для достижения действенности управления [3, с. 32].

Участие в обмене данными с каждым членом рабочей группы дает возможность выработать более корректные отношения группы с руководителем, а руководителю – намного активнее привлекать подчиненных к делам организации. В обмене информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между начальником и его работниками.

Коммуникации с рабочей группой в основном дают возможность руководителям повысить результативность действий группы. Так как в обмене принимают участие всё члены группы, практически каждый имеет возможность подумать о принципах преимущества отдела, о грядущих конфигурациях и вероятных их последствиях для того, чтобы достичь желанного результата

Типичная информация, которая передается по каналам распространения слухов, это:

• ожидаемое сокращение производственных рабочих;

• новые меры по предписаниям за опоздания;

• перемены в устройстве организации;

• будущие передвижения и повышения;

• детальное изложение спора двух руководителей на последнем совещании;

• кто кому назначает свидания в конце работы [4, с.13].

Устный разговор остается самой часто встречаемой методикой коммуникации. “Чтобы вас поняли, маловато иметь неплохую дикцию. Вы обязаны ясно обдумывать, что намереваетесь заявить. Кроме этого, вы обязаны выбрать такие словосочетания и фразы, которые помогли-бы понять вашу задумка в точности. Если человеку предстоит выступить перед большой публикой, он выражает для себя тезисы либо по-другому готовится к докладу. Но в обычной жизни устная коммуникация выдвигает требования спонтанности, и это может вызвать у гражданина тревогу, нерешительность и, возможно, испуг. Работу над устным разговором можно начать вширь, с увеличением словарного вероятного запаса. Если вы ясно представляете себе, что непосредственно хотите сказать и ваш словарный запас позволяет, то вы наверняка сумеете точно выразить свою мысленную задумку и предотвратите вероятные недоразумения” [7, с.300].

По значимости в межличностных коммуникациях важна передача коммуникационных данных от одного лица к другому [9, с.37].

Исследователи акцентируют внимание на следующих основных характеристиках действенной обратной связи:

• Намерение: действенная обратная связь не может производиться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека;

• Конкретность: получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать;

• Описательность: информация должна носить описательный, а не оценочный характер, содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности;

• Полезность: информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить;

• Своевременность: чем быстрее воплощается оборотная связь, тем лучше, потому что сотрудник имеет возможность вернее вникнуть, что от него требуется;

• Готовность: для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы работники были готовы ее поддержать;

• Ясность: реципиент должен ясно понимать руководство,.но при этом и руководитель должен стремиться быть понятым;

• Достоверность: чтобы обратная связь была эффективной она должна быть надежной и достоверной.

Ситуация или проблема только усложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо. Правило искажения: продвигаясь по инстанциям снизу-вверх, информация искажается. Желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Обратная связь дает возможность начальнику определить насколько эффективны его коммуникации и «уточнить передаваемый блок информации» в будущих коммуникациях. [3, с.18].

Психологи считают, что известие, посланное на языке тела, действует на собеседника по дискуссии мощнее, чем вербальное. Например, в курьезном инциденте если граждан через слезы станет убеждать: «У меня всё отлично!», то они быстрее поверят его слезам, чем сочетаниям слов и фразам. 55% известий принимается через выражение лица, позы и жесты, 38% – через интонации и модуляции голоса и лишь 7% - сочетаниям слов и фразам.

Столь же информативна одежда, она передает информацию находящимся вокруг о настроении, темпераментных впечатлениях и осмысленных действиях гражданина.