Файл: Основные функции в системе менеджмента (Возникновение функций менеджмента).pdf

Практическую работу по контролю над выполнением решений в ООО «Глобус» осуществляют работники или участники, т.е. владельцы организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

1. субъекты контроля 1-го уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;
2. субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);
3. субъекты контроля 3-го уровня - они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);
4. субъекты контроля 4-го уровня - в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);
5. субъекты контроля 5-го уровня - в их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

Отдел технического контроля ООО «Глобус» является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно коммерческому директору. Основные функции ОТК на предприятии:

1. Контроль за качеством и комплектностью изготавливаемых предприятием изделий, работы.
2. Контроль за соответствие продукции стандартам, техническим условиям, нормалям, эталонам и чертежам.
3. Оформление документации на принятую и забракованную продукцию.
4. Анализ и технический учет брака и дефектов продукции предприятия, работы.
5. Разработка и контроль за проведением мероприятий, направленных на предупреждение возникновения брака и устранение дефектов.
6. Выявление лиц, виновных в выпуске бракованной продукции.
7. Организация получения от потребителей и систематизация информации о надежности изделий.
8. Контроль за доставкой продукции потребителям.
9. Контроль за своевременной подготовкой и проведением мероприятий, связанных с введением новых стандартов, технических условий и нормалей.
10. Контроль за наличием товарного знака (торговой марки) предприятия на готовых изделиях.
11. Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств на предприятии, а также за своевременным представлением их госприемке.
12. Инспекторский контроль за соблюдением условий хранения на складах, предприятия комплектующих изделий, сырья, материалов и готовой продукции.
13. Осуществление учета показателей качества выпускаемой продукции по всем подразделениям производства, работающим по системе бездефектного изготовления продукции и сдачи ее ОТК и заказчику с первого предъявления.
14. Участие в работах по подготовке продукции к аттестации, проведения аттестации, осуществление контроля за соблюдением условий аттестации.
15. Участие в подготовке договоров на поставку предприятию предназначенных для основного производства сырья, материалов и комплектующих в части согласования условий приемки их по качеству.
16. Разработка предложений о повышении требований к качеству изготовляемой и потребляемой продукции, о совершенствовании нормативно - технической документации, устанавливающей эти требования.

---

Таким образом, проведя анализ функций менеджмента на
ООО «Глобус» можно сказать, что некоторые из них реализуются в не полной мере и недолжном качестве. В следующем параграфе мы постараемся предложить некоторые рекомендации по улучшению.

3. Рекомендации по совершенствованию функций менеджмента на предприятии

Говоря о функции планирования, мы определили, что она включает в себя постановку миссии, целей и стратегий. Анализ целей показал, что компании нужно использовать четкую, деловую терминологию, которая должна включать в себя мероприятия по их достижению. Рассмотрев основные цели ООО «Глобус», было выявлено, что они не конкретны и «размыты». Мы предлагаем воспользоваться принципом SMART. Исходя из этого, краткосрочные цели компании можно улучшить, например:

1. ввести в действие программу «Тайный покупатель» к 1 декабря текущего года в рамках выделенного бюджета в 100 тыс. руб;
2. снизить себестоимость продукции до 3 % за счет совершенствования производительности труда в течение 6 месяцев.

Что касается осуществления функции прогнозирования в организации, мы считаем, что её осуществление только руководителем по всем вопросам имеет два серьезных недостатка:

1. отнимает у него слишком много времени на рассмотрение второстепенных вопросов;
2. снимает значительную часть ответственности с согласующих подразделений.

Мы предлагаем организовать небольшой плановый отдел (2 человека), который будет осуществлять функцию прогнозирования, разрабатывать стратегический план на определенный период, осуществлять оценку и контроль их выполнения.

Беседа с начальником отдела маркетинга показала, что существуют недостатки в системе коммуникаций. Мы, в ходе проведения анализа, обнаружили лишь 3 свидетельства её неэффективности. В ООО «Глобус» для совершенства необходимо провести лишь несколько изменений. Во-первых, для эффективности коммуникации необходимо немного увеличить личностное общение с подчиненными, проводить руководителем политику открытых дверей. Во-вторых, проводить совещание по заранее составленному плану. Это поможет подчиненным лучше и своевременно понимать информацию, которую пытается донести руководитель. В-третьих, проведение всех собраний необязательно в фиксированное время. Желательно делать это по мере необходимости, в таком случае риск несвоевременного решения проблемы не столь велик. Для улучшения качества обратной связи можно проводить опрос работников с целью получения информации.

---

Одной из самых острых проблем, на наш взгляд, является неправильное построение нисходящих коммуникаций. Мы предлагаем несколько наиболее простых способов её решения. Первый способ - это рассылка SMS сообщений. Это быстрый способ оповещения коллектива о необходимости встречи с руководством или о времени проведения очередного собраний и многое другое. Второй способ - это наличие компьютеров с доступом в Интернет у каждого сотрудника. В компании не у каждого работника есть компьютер с выходом в Интернет, а так же корпоративная почта. Установка оборудования поможет в любой момент быть на связи с руководством и другими сотрудниками.

Проведенное исследование мотивационной среды показало, что применяемые механизмы не в достаточной степени обеспечивают достижение целей ООО «Глобус». В целях создания мотивирующей рабочей среды мы предлагаем провести следующие мероприятия:

1. Дополнительное повышение нематериального стимулирования.
2. Вовлечение персонала в процесс управления.
3. Планирование карьеры.

Под планированием карьеры понимается процесс сопоставления потенциальных возможностей, целей и способностей человека со стратегией организации, ее требованиями и планами развития, выражающийся в составлении программы профессионального и должностного роста. Мотивированный персонал, обладающий квалификацией необходимого уровня, делает возможным развитие организации и обеспечивает ей конкурентное преимущество на рынке. Мы предлагаем разработать систему управления карьерой, которая должна включать в себя вертикальные и горизонтальные уровни.

Карьера вертикальная — вид карьеры, с которым чаще всего связывают само понятие деловой карьеры. Под вертикальной карьерой понимается подъем на более высокую ступень структурной иерархии (повышение в должности, которое сопровождается более высоким уровнем оплаты труда).

Карьера горизонтальная — вид карьеры, предполагающий либо перемещение в др. функциональную область деятельности, либо выполнение определенной служебной роли на ступени, не имеющей жесткого формального закрепления в организационной структуре. К горизонтальной карьере можно отнести также расширение или усложнение задач на прежней ступени (как правило, с адекватным изменением вознаграждения).

По нашему мнению, менеджер по персоналу уже при приеме кандидата в ООО «Глобус» должен спроектировать возможную карьеру и обсудить ее с кандидатом исходя из индивидуальных особенностей и специфики мотивации. Одна и та же карьерная линия для разных сотрудников может быть и привлекательной, и неинтересной, что существенным образом скажется на эффективности их дальнейшей деятельности. Мы считаем, что необходимо разработать карьерограммы для сотрудников, чтобы они смогли увидеть возможности карьерного роста. Нами была разработана карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус», которая показана на рис. 2.4.

---

Аттестацию сотрудников предлагается проводить использую метод 360 градусов. С помощью данного метода можно дать точную оценку сотрудника, претендующего на должность.

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

Старший бухгалтер

Бухгалтер кондитерской фабрики

Бухгалтер по расчетам с поставщиками и покупателями

Бухгалтер по расчету заработной платы

Ассистент отдела бухгалтерии

Рис.2.4 - Карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус»

Сотрудник может получить ту или иную должность, если есть вакансия и он подходит под требования, предъявляемые к должности. Например, требования к старшему бухгалтеру:

1. Высшее образование.
2. Стаж работы не менее 3 лет, в том числе в области учета на фабрике.
3. Знания:

- бухгалтерского учета и отчетности по расчетным операциям;

- структуры компании в целом, функций и задач его подразделений;

- знанием нормативной базы, системы гражданского и налогового законодательства;

- основ делопроизводства.

1. Навыки:

- работы на персональном компьютере;

- пользования информационно-правовыми системами, а также другими информационными ресурсами;

- делового общения.

Что касается вопроса повышения квалификации, то в ходе анализа было отмечено, что повышение квалификации проходят только технологи – 5 человек в год. Если человек долго работает на одной и той же должности, он отлично знает свои обязанности и умеет их выполнять, но, тем не менее, у такого человека, как правило, нет инициативы. Ему удобно каждый день делать одно и то же, но такая позиция работника устроит далеко не каждого руководителя. С этой целью сотрудников успешных компаний необходимо регулярно отправлять на курсы. Во-первых, - это возможность обрести дополнительные знания и навыки. Возможно обучение новым технологиям в той или иной сфере деятельности. Это крайне необходимо, поскольку в наше время требования к работникам становятся все более жесткими. Современный работодатель хочет иметь в своем штате практически универсального работника, который умеет и знает все новые тенденции и инновации в той или иной сфере. Следующим преимуществом курсов повышения квалификации считается постоянное общение с коллегами из других компаний и фирм, что способствует обмену опытом, творческими разработками и идеями. Такое общение способствует повышению производительности труда и наплыву творческих идей и новых взглядов на повседневные обязанности.

---

Мы рекомендуем ООО «Глобус» проводить повышение квалификации как менеджеров компании, так и ее основных работников, т.к. организации, готовые инвестировать денежные средства в обучение своих сотрудников, могут рассчитывать на то, что работники, повысившие уровень своей профессиональной подготовки, смогут легче и быстрее решать сложные задачи, у них будет выше уровень приверженности своему предприятию, выше готовность работать на него с полной отдачей сил.

Также, нами был сделан вывод, что в анализируемой организации работают люди разных профессий, возрастного уровня, опыта работы, профессионализма и т.д. Мы предлагаем ввести дифференцированный подход к стимулированию разных групп работников. Данное стимулирование можно осуществить путем использования методики В. Герчикова, который различает следующие типы мотивации:

1. Инструментальный. С ним нужно выстраивать сугубо деловые отношения на бартерной основе: работа — деньги. Лучшая система мотивация для такого сотрудника — это премия, бонусы и штрафы.

2. Профессиональный. Для такого сотрудника денежный метод мотивации малоэффективен. С ним нужно советоваться, призывая его в качестве эксперта, отмечая его профессионализм и вклад в развитие компании. Такое отношение стимулирует его лучше всего.

3. Патриотический (системой мотивации в виде бонусов и штрафов на него влиять бесполезно, гораздо эффективнее объявить ему благодарность или сделать выговор).

4. Хозяйский. Денежный фактор и содержание работы для него не имеют особого значения. Ему важнее признание его авторитета руководством компании, с которым он хочет быть на равных. Сотрудничество с ним принесет хорошие плоды, если ему дать достаточно свободы и предоставить возможность действовать самостоятельно.

5. Люмпенизированный. Он нуждается в постоянном контроле, а что касается мотивации, то у такого сотрудника просто отсутствует. Стоит незначительно ослабить контроль, как его производительность падает. Стимулировать деньгами его невозможно, они интересны ему меньше всего.

Признание, карьера и прочие «пряники» его тоже не вдохновляют, а вот «кнут» ему просто необходим.

Если предприятие проведет индивидуальный анализ сотрудников по данной методике, то смогут выявиться основные стимулы, побуждающие к активному труду каждого конкретного сотрудника, что, в свою очередь, повысит общую эффективность работы предприятия.

В предыдущем параграфе было отмечено, что при определении оклада и премиальных не уделяется внимание дополнительно отработанному времени, т. е. после 18-00 и в выходные дни, что значительно снижает производительность. Но это является прямым нарушением трудового законодательства. В статье 152 ТК РФ сказано, что сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Согласно статье 153 ТК РФ работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Компании стоит серьезно отнестись к данному вопросу, иначе могут возникнуть серьезные проблемы.

---