Файл: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».pdf

В схематичном виде информационные потоки представлены на рис.1.3.

Рис.1.3 Информационные потоки отдела снабжения

Таким образом, перед отделом снабжения стоит важнейшая задача, заключающаяся в оперативной обработке большого непрерывного информационного потока.

Для решения задачи требуется качественно, своевременно и в автоматическом режиме осуществлять данный механизм. Данные действия обусловливают повышениеуровня контроля и эффективности управления закупками сырья и материалов, а также позволяют максимально быстро получить реальную картинку о состоянии текущих и плановых закупок.

Роль информационных потоков в повышении эффективности отдела снабжения предприятия можно выразить с помощью таких показателей:

• сокращение времени на процесс формирование заказа;
• разработка оптимальных планов закупок;
• оптимизация уровня запасов;
• сокращение расходов на хранение сырья и материалов;
• максимальное использование складских помещений;
• рациональное использование материальных и денежных ресурсов.
  1. Обоснование проектных решений по реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

При реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» обработка информации преимущественно происходит документальным способом.

«Покупка сырья и материалов» происходит в следующей последовательности:

1. Составляется документа о покупке сырья и материалов, основными атрибутами которой являются сведения о поставщике, код заказа, количество заказанных материалов и сырья и их стоимость по договору, ожидаемая дата доставки заказа. Документ о покупке материалов и сырья является аналогом контракта, который формируется в системе SAP после фактического заключения договора.
2. Поставляемый заказ сопровождается первичными документами, которые выписываются поставщиком в зависимости от использования транспортных средств и вида сырья и материалов. Обязательными документами являются товарно-транспортная накладная (№1-ТН) и счет-фактура (№63).
3. Доставленный заказ проверяется менеджером по складским операциям. Фактическое количество отражается в формах М-4, М-7 или ТОРГ-4, ТОРГ-2, после чего данная документация передается в отдел бухгалтерии.
4. Поступление материала и сырья на склад оформляется Приходный ордер (М-4) и регистрируется в бухгалтерии. Для учета на центральном складе, а также в кладовых ведется карточки складского учета. Записи в карточке осуществляют на основании первичных приходно-расходных документов на дату доставки заказа. Этот документ регистрируется в бухгалтерии, где ему присваивают соответствующий порядковый номер карточек, менеджер по складским операциям составляет ведомость учета остатков товаров на складе. В ней используются данные карточек складского учета, которые были проверены бухгалтерией. По каждому наименованию материалов и сырья указываются остатки на конец отчетного периода в количественном и стоимостном выражении. Данная ведомость наряду с приходными и расходными документами является отчетом менеджера по складским операциям о движении сырья и материалов на складе, которые отражены в бухгалтерском учете.

---

Система автоматизированного документооборота внедряется с целью более эффективного решения задач, стоящих перед предприятием:

• автоматический механизм составления и регистрация документа;
• оптимизация передачи документа адресату;
• возможность внесения изменений или удаления документа;
• оптимизация поиска документов;
• организация автоматизированного контроля по срокам исполнения документов;
• автоматическое составление отчетов;
• ведение различных справочников и их использование.

При внедрении информационной системы на предприятии предполагается достичь следующих результатов:

• сокращение времени на обработку информации;
• увеличение объемов обработки информации;
• сокращение времени поиска документов и подготовки отчетов;
• уменьшение количества ошибок и повышение качества обработки документации;
• повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• повышение информированности руководства за повышения полноты и достоверности отчетов.
• уменьшение стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижение стоимости копирования и передачи бумажных документов.

Внедрение автоматизированной системы документооборота на предприятие должно иметь определенную экономическую эффективность. Именно аспект получения наибольшего экономического эффекта представляется важнейшим при принятии решения о реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота.

Рассмотрим проектные решения по информационному обеспечению реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению включает следующие пункты:

• обоснование структуры и содержания входных и выходных массивов информации, способа их построения;
• обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;
• обоснование способа организации информационной базы;
• обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией.

Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и позволять изменять любые хранимые данные.

---

Желательно использовать отдельные формы для заполнения различных таблиц, но при этом необходимо учесть что основные функции программного продукта должны выполняться в главном окне и не вызывать проблем с работой. Таким образом, программный продукт должен быть максимально эргономичен и занимать минимум пространства.

Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться на отдельных формах.

Обоснование способа организации информационной базы.

Для реализации информационной базы необходимо создать базу данных с целью хранения необходимой информации. Создание базы данных позволит занимать меньше места на жестком диске, структурировать информацию и сократить время на поиск информации.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. В качестве базы.

СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.

При разработке клиентских приложений автоматизированных систем очень важным аспектом является создание удобного, интуитивно понятного интерфейса пользователя.

Для реализации данной системы выбрана СУБД Microsoft Acess версии 2010. Такой выбор обоснован тем, данная СУБД уже установлена и успешно работает на многих предприятиях.

• 1. Обоснование необходимости автоматизации работы туроператора

Процесс покупки сырья и материалов требует рутинной и монотонной работы менеджеров, правильности и достоверности информации о заказах, а также регулярного формирования типовых документов и отчетов. Недостаточная автоматизация данного механизма негативно отражается на результатах деятельности отдела снабжения и показателях эффективности предприятия в целом, вследствие чего может уменьшаться производительность труда, документы могут быть оформлены некорректным способом, а информация может быть искажены из-за допущенных ошибок в результате человеческого фактора. Из-за этого приходится проверять и перепроверять созданные документы, правильность кодов, суммы оплаты и т.п. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.

---

Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость автоматизации процесса покупок сырья и материалов, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых документов.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

• 1. 2.1 Концептуальная модель информационной системы

Построим концептуальную модель информационной системы с помощью диаграммы классов. Данная диаграмма являются одной из форм статического описания системы с точки зрения ее проектирования, показывая ее структуру. Диаграмма классов не отображает динамическое поведение объектов изображенных на ней классов. На диаграммах классов показываются классы, интерфейсы и отношения между ними.

В модели информационной системе покупок сырья и материалов можно выделить 6 основных классов. Среди них:

1. Отдел снабжение - отдел предприятия;
2. Склад - место размещения сырья и материалов для производства;
3. План закупок - содержит информацию о требуемом предприятию количестве сырья и материалов;
4. Поставщики - фирмыпредоставляющая сырье и материалы предприятию;
5. Сырье и материалы - необходимые компоненты для производства продукции на предприятии;
6. Поступление сырья - учетный документ, отражающий приход сырья.

Концептуальная модель информационной диаграммы представлена на рис.2.1.

Таким образом, данная модель отражает основные составные единицы информационной системы, которые являются основными источниками массивов данных и обеспечивают непрерывное движение информационного потока в рамках системы.

Закупает сырье
и материалы

Отдел снабжения

Сотрудники, телефон, адрес

+ввод, редактирование, удаление

Поставщики

Название, номер договора, телефон, адрес, представитель

+ввод, редактирование, удаление

План закупок

наименование, количество, единица изменения, период закупки, планируемый поставщик, норма закупки, минимальные остатки,

+ввод, редактирование, удаление, скачать, печать

Склад

Количество секция, количество занятых секций, количество свободных секций

+ввод, редактирование, удаление

содержит

---

содержит

Сырье и материалы

Наименование, тип, единица измерения, норма расходования, минимальный остаток

+ввод, редактирование, удаление

находится

Содержит

Поступление сырья и материалов

Номер, дата поставки, поставщик, наименование товара, количество, стоимость

+ввод, редактирование, удаление, печать, скачать

поставляет

Рис.2.1 Концептуальная модель информационной системы

• 1. 2.2. Функциональная модель информационной системы

Рассмотрим проектируемую информационную систему с точки зрения функционального подхода.

С помощью средств CASE-моделирования построит функциональную модель информационной системы.

На рис.2.2 представлена функциональная модель информационной системы, состоящая из 5 функциональных блоков: выбор поставщика, заключения договора, планирование закупок сырья и материалов, поставка сырья и материалов, оприходование и передача в производства. Декомпозиции каждого из перечисленных блоков представлены на рис.2.3, рис.2.4, рис.2.5, рис.2.6, рис.2.7, рис.2.8 соответственно.

Рис.2.2 Функциональная модель информационной системы

Рис.2.3 Декомпозиция блока «Выбор поставщика»

Рис.2.4 Декомпозиция блока «Заключение договора»

Рис.2.5 Декомпозиция блока «Планирование закупок сырья и материалов»

Рис.2.6 Декомпозиция блока «Поставка сырья и материалов»

Рис.2.7 Декомпозиция блока «Оприходование и передача в производство»

Так, с помощью построения функциональных моделей были определены последовательность операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», и, таким образом, были выделены функциональные назначения каждой из структурных частей разрабатываемой информационной системы.

• 1. 2.3 Разработка архитектуры информационной системы

Архитектура информационной системы – это набор общих принципов построения информационной системы. При выборе архитектуры информационной системы такие ключевые моменты, как:

• передаваемые данные;
• функции;
• сеть.

---