Файл: Понятие и сущность коммуникации в управлении.pdf

Рис. 10. Вопрос № 5. Какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?

Согласно представленным данным 9 человек (большинство) считает что в организации преобладают круговые коммуникации. Пятеро высказались о преобладании веерных коммуникаций и лишь один опрошенный считает, что в ПАО «МРСК Центра» выстроены последовательные коммуникационные процессы.

Данные по ответу на вопрос «какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?» представлены в таблице 8 и изображены ниже на рисунке 11.

Таблица 8

Вопрос № 6. Какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?

Рис. 11. Вопрос № 6. Какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?

Согласно представленным данным чаще всего при общении используется телефон (11 человек) и устная речь (9 человек). Остальные каналы используются крайне редко и в небольшом объеме.

Данные по ответу на вопрос «какие виды коммуникативных барьеров возникают у вас в процессе организационных коммуникаций?» представлены в таблице 9.

Таблица 9

Вопрос № 7. Какие виды коммуникативных барьеров возникают у вас в процессе организационных коммуникаций?

Согласно представленным данным основным коммуникативным барьером является непреднамеренное искажение сообщений. Также имеет место неудовлетворительная обратная связь и иерархические барьеры.

Проанализировав полученные ответы, коммуникационные процессы на предприятии ПАО «МРСК Центра» можно охарактеризовать следующим образом.

Кроме этого, в процессе коммуникации выявлены преграды. Это может привести к тому, что часть информации забывают, в итоге определенную работу не выполняют в срок. Из-за большого потока информации часто происходит перегрузка информационного канала, менеджеры не могут вовремя отреагировать на всю информацию, решают лишь самые главные, на их взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

Глава 3. Пути совершенствования процесса коммуникаций в целях повышения эффективности деятельности ПАО «МРСК Центра»

3.1. Рекомендации по совершенствованию коммуникации на предприятии

С целью повышения эффективности коммуникационного процесса в ПАО «МРСК Центра» является целесообразным реализация следующих мероприятий, перечисленных на рисунке 12.

Рис. 12. Рекомендации по повышению эффективности коммуникации в ПАО «МРСК Центра»

Согласно представленному рисунку 12 для повышения эффективности коммуникации в ПАО «МРСК Центра» необходимо:

I. Совершенствование внешних коммуникаций:

1) разработать меры для построения привлекательного для внешней среды образа предприятия.

II. Совершенствование внутренних коммуникаций:

2) формирование эффективной обратной связи;

3) автоматизировать сбор и оценку информации между подразделениями;

4) направить усилия на совершенствование организационной культуры;

5) повысить эффективность системы информирования персонала в ПАО «МРСК Центра».

Рассмотрим предложенные рекомендации подробнее.

1. Действия по улучшению привлекательности образа (имиджа) предприятия.

Составляющими привлекательного образа является реализуемые услуги и их качество, все, что сопровождает деятельность предприятия на рынке, - реклама, способ предложения, внешний вид персонала и объектов предприятия. В современных условиях качество продаваемой продукции является важнейшим элементом деловой репутации, так как доказано, что ни одна, даже очень эффективная реклама не спасет товар низкого качества. Удачная реклама также является мощным инструментом формирования имиджа, активно сообщает рынок о продуценте, подчеркивая уникальность предложения, отмечает различия ее от предложений конкурентов, создает эмоциональную зависимость между компанией и потребителями ее продукции.

Итак, для формирования привлекательности внешнего образа ПАО «МРСК Центра» можно выделить следующие направления:

- проведение долгосрочной рекламно-имиджевой кампании для создания положительного имиджа у потребителей;

- усовершенствование механизмов планирования и бюджетирования имиджевых рекламных кампаний;

- отслеживание и поддержание присутствия предприятия в прессе, общественной жизни общества, культурно-массовых, спортивных мероприятиях (другими словами: всегда «быть на слуху»);

- обновление применяемой системы РR: доработка имеющейся символики и традиций; привлечение профессиональных дизайнеров для формирования современных привлекательных атрибутов (логотип, интерьеры помещений) компании; создание единой информационной системы, включающей в себя: общее собрание, информационные доски, компьютерные рассылки;

- совершенствование внешнего имиджа с помощью инструментов паблик рилейшнз. Это освещение общественной деятельности компании и ее руководства, спонсорские акции, контакты со средствами массовой информации и обеспечения их материалами для освещения положительного имиджа предприятия.

2. Формирование эффективной обратной связи.

Эффективная коммуникация в организациях включает в себя обязательное общение сверху вниз. Это так же просто как и сложно. Организации, которые эффективно общаются, ожидают сильной коммуникации от менеджеров к сотрудникам, обеспечивают обучение и коучинг менеджерам, чтобы помочь в создании своих навыков общения, иметь широкие коммуникационные инструменты для использования менеджерами и сотрудниками и оценивают эффективность их усилий в области коммуникации.

Когда старшие руководители организации несут ответственность за эффективное общение, разница будет ощутима. Настроение менеджеров при общении с сотрудниками может иметь большое значение. Руководители, которые являются эффективными коммуникаторами, должны быть признаны и вознаграждены, они должны получить соответствующую обратную связь и попросить сделать улучшения.

Не все менеджеры автоматически оснащены навыками, необходимыми для эффективного общения. Для эффективной коммуникации в организациях руководители должны иметь доступ к обучению и коучингу, чтобы вначале понять коммуникационные ожидания, которые у них есть, и, при необходимости, улучшить навыки. Обучение может проводиться индивидуально, в школьных условиях и в Интернете или через веб-семинары.

Для снижения недопонимания между руководством современного предприятия и его подчиненными необходим только прямой и конструктивный диалог [3, c. 39]. Одной из составляющих такого диалога является обратная связь от руководителя к подчиненному. Ситуация, при которой руководитель, который не общается с сотрудниками, не использует инструменты обратной связи, грозит перерасти в критическую и рано или поздно выйдет из-под контроля.

Эффективная обратная связь помогает своевременно корректировать недоработки в организации процесса коммуникаций и своевременно выявлять, и решать возникающие внутри коллектива ПАО «МРСК Центра» проблемы или вопросы. Для формирования эффективной обратной связи является целесообразным реализация ряда мероприятий, основными из которых являются следующие:

- организация приема по срочным и несрочным вопросам;

- создание телефонной «горячей линии» для персонала;

«создание электронной почты и он-лайн каналов коммуникаций.

Эффективность предложенных мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

3. Автоматизация сбора и оценки информации между подразделениями.

Построение эффективных организационных коммуникаций требует сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях как внешней, так и внутренней среды. Только при наличии полной, достоверной, своевременной и объективной информации можно говорить о возможности принятия обоснованных решений по управлению деятельностью предприятия.

Автоматизация бизнес-процессов и организация быстрого обмена информацией между сотрудниками – все это необходимо для увеличения эффективности работы. Автоматизация предприятий позволяет улучшить планирование загрузки производственных мощностей, распределение ресурсов, сводное и прогнозное планирование, управление цехами; обеспечить прозрачность бизнес-процессов, оперативность и достоверность финансовой отчетности и аналитики, а также снизить себестоимость производства [15, c. 62].

4. Совершенствование организационной культуры.

Для совершенствования организационной культуры ПАО «МРСК Центра» руководство должно регулярно осуществлять следующие необходимые мероприятия:

1) доработка и пересмотр таких основных целей и ценностей организации как приоритеты, принципы, подходы, нормы и рекомендуемые образцы поведения;

2) сопоставление степени соответствия усовершенствованной организационной культуры имеющейся стратегии развития компании, разработанной руководством. Выявление положительных и отрицательных моментов;

3) совершенствование мероприятий, которые направлены на формирование, развитие или закрепления рекомендуемых ценностей и образцов поведения;

4) благотворное воздействие на организационную культуру с целью преодоления возможных негативных моментов, возникающих время от времени в коллективе;