Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией (Система доступа к конфиденциальным документам).pdf

1.2 Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов

Одним из важнейших условий включения информации и документов в информационные ресурсы любого учреждения, государственной или негосударственной структуры это – документирование информации.

Документирование информации ограниченного доступа является одной из первостепенных составных частей конфиденциального делопроизводства, так как от количества, состава и надлежащего оформления документов зависят качество и продуктивность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями.

Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно – телекоммуникационной сети. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливаются или не подразумеваются требования о составлении такого документа на бумажном носителе.[7]

Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, в значительной степени влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в общем по информационной безопасности организации.

В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику и включает в себя:

• определение и использование реквизита конфиденциального документа

– отметки о конфиденциальности документа или степени ограничения доступа и распространения;

• определение состава конфиденциальных документов – разработку Перечня конфиденциальной документированной информации, необходимого для определения степени ограничения доступа к документам;
• учет бумажных носителей, включая бланки документов;
• учет проектов конфиденциальных документов и черновиков документов;
• учет носителей создаваемых электронных документов (сообщений).

Стоит отметить, что в ГОСТ Р 6.30–2003 требования к оформлению реквизита «отметка об ограничении к доступу» отсутствует, несмотря на то, что в практике оформления конфиденциальных документов данный реквизит применялся и применяется, например, в соответствии с Положением о по- рядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти,[11] утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации или Федеральным законом «О коммерческой тайне».[4] В Правилах делопроизводства одним из обязательных реквизитов создаваемых документов является «отметка о конфиденциальности».[16]

Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне.

Технологии производства, которые являются общедоступными и относятся к государственной тайне, можно использовать при организации работы с конфиденциальными.

Степень конфиденциальности может быть присвоена документу:

• исполнителем на стадии подготовки документа;
• руководителем структурного подразделения или руководителем организации на стадии согласования или подписания документа;
• адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в Службе делопроизводства или Службе конфиденциального делопроизводства, если в организации существует такая отдельно выделенная служба (далее – служба делопроизводства).

Определение необходимости проставления грифа (отметки) конфиденциальности на документах, в соответствии с утвержденным Перечнем конфиденциальной документированной информации организации, осуществляется исполнителем или должностным лицом, подписывающим документ, а на издании – автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Изменение отметки конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия отметки являются:

• соответствующая корректировка Перечня конфиденциальной документированной информации;
• истечение установленного срока действия конфиденциальности информации в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации;

— наличие события, при котором отметка конфиденциальности должна быть изменена или снята, например, окончание действия договора между организациями.[5]

В зависимости от возможной степени ущерба, наносимого организации в случае разглашения информации, применяются две степени конфиденциальности информации: «конфиденциально» и «строго конфиденциально».

Использование перечисленных отметок для ограничения доступа и распространения информации, не относящейся к конфиденциальной, не допускается. Также не допускается, в соответствии со ст. 8 Закона Российской Федерации «О государственной тайне», использование грифов ограничения доступа относящихся к государственной тайне: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».[52]

На документы, дела, издания, а также другие носители информации наносится отметка конфиденциальности, включающая следующие реквизиты: степень конфиденциальности информации со ссылкой на соответствующий пункт действующего в организации Перечня конфиденциальной документированной информации; название организации, осуществившей ограничение доступа к конфиденциальной документированной информации; регистрационной номер; дату или условие снятия степени конфиденциальности или ограничение доступа.

Отметка о конфиденциальности наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (при необходимости дополняется номером экземпляра документа, дела, издания), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим материалам.

Для нанесения регистрационного номера, который должен включать в обязательном порядке данные о конфиденциальности документа, на регистрационно – контрольных карточках, а также в электронных картотеках допускается сокращение написания отметки: «Строго конфиденциально» – СКФД, «Конфиденциально» – КФД, «Для служебного пользования» – ДСП.[27]

Руководители структурных подразделений, должностные лица имеют право снимать отметку конфиденциальности информации с документов и изданий, подготовленных в данном структурном подразделении, руководствуясь при этом Перечнем конфиденциальной документированной информации структурного подразделения организации.

После снятия отметки конфиденциальности документа передается в Службу делопроизводства. Об изменении или снятии конфиденциальности делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой руководителя, подписавшего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам, учреждениям, предприятиям и организациям.

Для того, чтобы вовремя изменить или снять отметку конфиденциальности с документов нужно систематически просматривать учетные картотеки (перечни, журналы, списки и т.д.), в том числе электронные, и выявлять те документы, которые могут быть удалены из этих картотек.

В ситуации, если созданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным номером, на нем проставляется отметка конфиденциальности, соответствующая отметке конфиденциальности приложения, независимо от того, содержит или нет сопроводительное письмо конфиденциальные данные.

При наличии нескольких приложений с разными степенями конфиденциальности отметка конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшей степени конфиденциальности приложений. Необходимость проставления на сопроводительном письме отметки конфиденциальности вызвана также тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми. Однако поскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально и конфиденциальные приложения окажутся открытыми.[17]

Далее стоит упомянуть об особенностях учета и регистрации конфиденциальной документированной информации.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и отправки.[49] В документообороте организации выделяются следующие документопотоки:

• поступающая документация (входящая);
• отправляемая документация (исходящая);
• внутренняя документация (создаваемая / издаваемая).

Основой организации конфиденциального документооборота является учет конфиденциальной документированной информации на каждом этапе ее прохождения, а также регистрация документов.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрацией документа является также запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания или отправления.[49]

Основной целью организации конфиденциального документооборота является учет и регистрация конфиденциальных документов с целью формирования контрольной и справочной информационной базы для оперативного нахождения, контроля исполнения, представления необходимых справок о конфиденциальных документах, а также для проверки их наличия, обеспечивающей постоянный мониторинг сохранности и защиты каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

Учет и регистрация конфиденциальных документов включает следующие этапы:

• фиксирование факта поступления документа;
• фиксирование создания\издания документа;
• фиксирование отправления документа;
• фиксирование местонахождения документа;
• обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;
• обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
• предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов;
• предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
• подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение сотрудникам Службы делопроизводства;[46]

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальной документированной информации:

• поступивших пакетов с документированной информацией;
• поступивших документов с их регистрацией;
• созданных/изданных (внутренних) документов с их регистрацией;
• отправляемых документов;
• распределения внутренних (созданных/изданных) документов;
• отправляемых пакетов с документированной информацией;
• документов и дел инвентарного (выделенного) хранения;
• информации и ее носителей при ее автоматизированной обработке с помощью Реестра конфиденциальной информации и АИС.

Данные о конфиденциальном документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших документов.

Учету подлежат все без исключения внутренние, а также полученные от других организаций, предприятий и отправляемые в другие организации конфиденциальные документы.

Регистрация конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных, а также регистрационно-контрольных формах и на самом документе регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о конфиденциальных документах (учетном и регистрационном номе- ре, дате, авторе, заголовке, количестве листов, степени конфиденциальности, местонахождении и др.).

Учет конфиденциальных документов предусматриваем не только учет факта их создания, издания или получения и отправления, но и обязательную фиксацию всех перемещений по структурным подразделениям организации, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, использования и исполнения этих документов.

Учет, регистрация и хранение конфиденциальных документов, как правило, осуществляются централизованно в Службе делопроизводства.

Внутренние конфиденциальные документы должны учитываться и регистрироваться независимо от того, направляются они в другие организации или являются внутренними. Учет внутренних конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации.

Далее, нужно затронуть тему режима сохранности конфиденциальных документов и дел.

Чтобы обеспечить физическую сохранность конфиденциальных документов и дел, предотвращения утечки содержащейся в них информации дол- жен быть установлен специальных режим их хранения.

Помещения Службы делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов и дел, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов и дел: быть удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними общих вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также иметь гарантию от затопления.

Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя организации и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов и дел, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны проходить только в присутствии сотрудников Службы делопроизводства.