Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

2. Анализ практики коммуникации в организации на примере ООО «Аква-альянс»

2.1 Характеристика деятельности организации ООО «Аква-альянс»

Компания с полным наименованием «Общество с Ограниченной Ответственностью «Аква-альянс»» зарегистрирована по адресу: 344002, Ростов-на-Дону, Темерницкая, 87 - 5 офис

Основной вид деятельности по ОКВЭД - производство санитарно-технических работ. Дополнительный вид деятельности по ОКВЭД - Устройство покрытий зданий и сооружений.

Таким образом, ООО «Аква-альянс» - строительная компания, которая занимается отоплением, водоснабжением, канализацией, кондиционированием, вентиляцией.

Также следует отметить, что важным для компании является выход на международные рынки. На сегодняшний день приоритетной является развитие внешнеэкономической деятельности.

Российский бренд, как таковой, пока незрелый. К сожалению, часто с ним связаны негативные ассоциации вследствие недобросовестного поведения отдельных компаний^[6].

Не все наши производители такие, но эта ложка дегтя портит наш имидж, и, в принципе, над нашим брендом еще надо работать. Ответственность за выполнение этой задачи лежит равным образом на отечественном бизнесе и на нашем правительстве. Однако все это никоим образом не означает, что мы не можем продавать товары в различных странах. По мнению экспертов, во время вашего знакомства с иностранным партнером вы представляете себя в трех ипостасях: как личность, как представитель своей компании, как представитель своей страны. В каждой из этих трех ролей важно чувствовать себя уверенно. Если это будет так, то с вами захотят иметь дело.

Таким образом, нужно быть подготовленным, уверенным в себе, коммуникабельным, позитивным. Обладание такими качествами и их постоянное культивирование отражается как на вашем бизнесе, так и на тех людях, которых вы берете в команду, а также на том, насколько интересно будет с вами общаться иностранным партнерам.

Бренд, кстати, формируется тоже как производное от вашей личности, уникальности, которую вы вкладываете в компанию. Поэтому надо быть полноценной личностью, полноценным бизнесменом, гражданином, и тогда все будет хорошо.

Потенциальный экспортер, в частности это касается малых и средних предприятий, должен чувствовать, что экспорт — это не только его личное дело. В нашей бизнес-среде должно присутствовать достаточное количество структур содействия экспорту.

Вместе с предпринимателем, который ищет точки входа на иностранные рынки, должны находиться

- банк, который посоветует оптимальные механизмы расчетов, предупредит о рисках, даст советы, как их избежать, окажет консультативную и кредитную поддержку, поможет в проверке репутации потенциального партнера;

- международный экспедитор, который поможет организовать логистику так, чтобы это было выгодно (когда компания, например, экспортирует небольшими партиями и не заполняет весь контейнер), а также проконсультирует экспортера о форме и содержании товаросопроводительных документов;

- юридические компании, которые хорошо разбираются в специфике контрактов ВЭД и т. д^[7].

Здесь важная роль принадлежит внешним коммуникационным процессам.

Прежде всего рассмотрим динамику основных финансовых показателей компании «Аква-альянс» за последние годы деятельности (см. рисунок 1).

Рис. 1 - Динамика основных показателей бухгалтерского баланса компании Контур на конец 2015-2017 гг^[8].

Мы видим незначительное снижение внеоборотных активов, и хороший рост (39% в 2012 и 10% в 2013) оборотных активов, что говорит в пользу компании, так как чем больше в компании внеоборотных активов, тем больше финансовых ресурсов требуется для их поддержания.

Была уменьшена расходная часть, ч, очевидно, было сделано с целью понижения уровня рисков. Размеры и темпы роста долгосрочных источников финансирования (капитал и резервы) значительно превышают соответствующие показатели по внеоборотным активам.

Рассмотрим также особенности изменения капитала в таблице 1.

Таблица 1

Отчет об изменении капитала, руб

Тут мы видим увеличение удельного веса собственного капитала в общей величине капитала, что способствует росту финансовой устойчивости предприятия.

Рассмотрим структуру затрат на производство на (см. рисунок 2).

Рис. 2 - Структура затрат на производство ООО «Аква-альянс»

Также оценим темпы роста остатков денежных средств на конец периода по сравнению с его началом за два года (предыдущий и отчетный) в таблице 2.

При анализе данных таблицы 2 мы видим, что организация от своей деятельности в целом получила положительный чистый денежный поток (увеличение денежных средств).

Данный факт позволяет сделать вывод о том, что текущей деятельностью был обеспечен приток средств па предприятие, покрывший отток средств по инвестиционной и финансовой деятельности.

Таблица 2

Динамика движения денежных средств за 2015 – 2017 год^[9].

Продолжение таблицы 2

Таким образом, генерируемый основной деятельностью денежный приток покрывает сопряженные с ней расходы, что положительно характеризует платежеспособность организации и свидетельствует о низких финансовых рисках.

Целью деятельности ООО «Аква-альянс» является максимизация прибыли и минимизация издержек. Эти основные показатели имеют преобладающее значение, но движение в заданном направлении на каждом этапе развития обусловлено временными целями:

- завоевание определенной доли рынка;

- создание благоприятного впечатления у населения о предприятии; формирование постоянного контингента покупателей;

- создание деловой репутации надежного партнера в глазах производителей.

Следует отметить, что деятельность компании на международном рынке будет связана с повышенной неопределенностью и рисками, а также с высокими затратами^[10].

Структура организации – логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Рассмотрим организационную структуру ООО «Аква-альянс» на (см. рисунок 3).

Рис. 3 - Организационная структура ООО «Аква-альянс»

Организационная структура ООО «Аква-альянс» является линейно-функциональной, разновидностью иерархических (бюрократических) организационных структур.

Такая структура одна из самых широко используемых во всем мире. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции.

Можно выделить следующие уровни управления.

Учредитель и генеральный директор являются руководителями высшего уровня. Генеральный директор утверждает приказы, отдает распоряжения, которые исполняются руководителями среднего и низового уровней.

Учредитель контролирует работу генерального директора по годовым отчетным документам предприятия (бухгалтерский баланс, налоговые декларации, отчеты о прибылях и убытках, затраты и т.п.), а также по необходимости его текущую работу.

Также имеет место личный аппарат руководителя – секретарь-референт. Он доводит до сведения руководителей среднего и низового уровней приказы и распоряжения генерального директора, исполняет поручения генерального директора (печатные работы, ведение входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на телефонные звонки и пр.)

Руководителями среднего уровня в данной организации являются главный бухгалтер, главный инженер, начальник производственно-технического отдела (далее ПТО) и мастер. Работу главного бухгалтера и главного инженера контролирует генеральный директор.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за исполнением текущей и промежуточной отчетности. Работу начальника ПТО и мастера координирует и контролирует главный инженер.

Начальник ПТО координирует работу инженеров своего отдела. Мастер отдает распоряжения для исполнения их работниками.

К руководителям низового уровня относятся бригадиры. Они осуществляют контроль за работой рабочих.

Руководители всех уровней несут ответственность за работу людей, находящихся у них в подчинении. Но, тем не менее, любой приказ должен исполняться только при согласовании с генеральным директором предприятия. А значит, данная структура управления является централизованной, поскольку руководители высшего звена оставляют за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений.

За информационный процесс на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из двух работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора.

2.2 Анализ коммуникационного процесса в организации ООО «Аква-альянс»

В результате просмотра журнала регистрации в приемной организации и анализа полученной информации составлена таблица, в которой представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике за 2016-2017 года таблица 3.

Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2015 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Таблица 3.

Анализ структуры документооборота ООО «Аква-альянс» по признаку документационного обеспечения^[11]