Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Возросла деловая активность предприятия, о чем свидетельствует рост потоков входящих (55,3 %) и исходящих (28,6 %) документов: возросло количество поступаемых заявок на деятельность предприятия в связи с привлечением новых потенциальных покупателей; возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала.

Ниже в таблице 4 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать.

Критериями отнесения документов к тому или иному подразделению следующие:

- для входящих документов и приказов – какому подразделению предназначается;

- для исходящих и внутренних документов – каким подразделением составлено;

Как видно из таблицы 4 наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию, производственно-сбытовой отдел, отдел материально-технического снабжения и комплектации, а также отдел делопроизводства. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый – обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия^[12].

Таблица 4

Группировка видов документов ООО «Аква-альянс» по подразделениям

Сокращение документооборота бухгалтерии в основном вызвано большой долей автоматизации ее работы.

На производственно-сбытовой отдел в 2016 году пришлось 3723 документов или 48,9 %. Увеличение как количества обращающихся документов данного отдела, так доли в общем объеме документооборота вызвано, прежде всего, расширением штата сотрудников. Количество документов растет также по причине того, что рост объемов заказов требует работы с большим количеством покупателей.

Что касается отдела материально-технического снабжения и комплектации, то доля документооборота в течение года выроста с 720 до

759, что вызвано: во-первых, необходимостью дополнительной закупки материалов и комплектующих в связи с ростом производства; во-вторых, с полным отсутствием в отделе вычислительной техники по причине отсутствия работников, умеющих владеть персональным компьютером и нежеланием работающих обучаться.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2017 года таблица 5.

Таблица 5

Объем документооборота ООО «Аква-альянс»^[13]

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль апрель и июль.

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2016 году, так и в 2017 году приходилась на внутренние документы.

3. Проблемы коммуникационного процесса в организации

Таким образом, коммуникационные связи ООО «Аква-альянс» достаточно налажены: движение потоков документов практически не затруднено.

Однако, при передаче данных директору для формирования производственной программы и оперативного учета, у производственных подразделений нет возможности обрабатывать их для предоставления в желаемом виде.

Они не обладают дополнительным временем, необходимым для перегруппировки и выборки из всей имеющейся информации той части, необходимой для предоставления генеральному директору. Данные функции также не могут быть возложены на любой другой отдел по причине отсутствия всей необходимой информации и реального времени для выполнения данных функций.

В этой ситуации необходимо рассмотреть вариант, согласно которому данные функции передать отделу делопроизводства, который, в свою очередь, недостающую информацию будет получать у прямого начальника и контактировать с мастером и бригадирами. Но работникам отдела делопроизводства не хватает реального времени для выполнения поручений генерального директора и бухгалтера.

Очевидно, что при работе бухгалтерии с главным бухгалтером, а главного бухгалтера с директором процедура документооборота работает очень эффективно, учитывая как «прямые», так и «обратные» связи. Однако, следует отметить недостаточное количество компьютерной техники в бухгалтерии, что приводит к необходимости проводить некоторые требуемые расчеты вручную^[14].

В связи с этим, а также в связи с предстоящим выходом компании на международные рынки рекомендуется расширить штат сотрудников путем создания отдела ВЭД с закреплением за каждым из сотрудников определенного сектора подразделений, с которыми он будет непосредственно контактировать.

Таким образом, рекомендуются следующие пути совершенствования системы коммуникаций путем автоматизации наиболее «перегруженных» информационных потоков собственными силами.

1. Четко сформулировать цели и задачи, которые должна решить информационная система.

2. Определить круг лиц, которые будут вовлечены в процесс управления, разработки и контроля за разработкой информационной системы.

3. Формирование каждым подразделением перечня контактов между всеми службами предприятия с предоставлением документов, отражающих содержание данных контактов.

4. Систематизация и анализ полученных данных. Выделение наиболее значимых и «перегруженных» информационных потоков.

5. Автоматизация собственными силами выбранных информационных потоков.

6. Составление графика выполнения для всех полученных заданий и распределение ответственности между работниками отдела с закреплением каждого за конкретным участком.

Заключение

Коммуникация - это сложный разносторонний процесс, состоящий из взаимосвязанных ступеней, каждая из которых нужна для того, чтобы сделать наши мысли понятными и доступными другому лицу.

Говоря о коммуникациях на предприятиях, обычно имеют в виду процесс общения сотрудников (личного или на собраниях), переговоры по телефону или чтение и составление служебных записок, писем, отчетов. Хотя на эти случаи на самом деле приходится основная часть обмена информацией в организации, коммуникации имеют вид развитого и сложного процесса.

Целью данного исследования был анализ сущности, элементов и этапов коммуникационного процесса в организации а также их значимости в повышении эффективности менеджмента на примере ООО «Аква-альянс».

Для достижения указанной цели были решены следующие задачи: рассмотрены теоретические основы коммуникаций в современной организации; проведен анализ практики коммуникации в организации на примере ООО «Аква-альянс»; разработаны мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации ООО «Аква-альянс».

В результате проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

1. Межличностная коммуникация очень важна для успеха управления организацией. В процессе управленческой коммуникации руководитель не просто передает ту или иную информацию, а воздействует этой информацией. При этом в ряде случаях именно воздействие выступает основной целью управления. Поэтому в управленческой коммуникации необходимо точно сформулировать идею, правильно закодировать, выбрать канал передачи информации т.к. от этого зависит конечный результат.

Использование данных различных отраслей знания позволяет повысить эффективность обмена информацией. Понимание процесса коммуникации

будет способствовать повышению эффективности управленческой деятельности.

2. В работе проведен анализ деятельности и коммуникационных процессов Компании с полным наименованием «Аква-альянс» - строительная компания, которая занимается отоплением, водоснабжением, канализацией, кондиционированием, вентиляцией. На сегодняшний день приоритетной для компании является развитие внешнеэкономической деятельности и выход на международные рынки.

3. В результате проведенного анализа выявлено, что внутренние коммуникационные связи ООО «Аква-альянс» достаточно налажены: движение потоков документов практически не затруднено.

Однако отмечено, что функции внешнеэкономической деятельности не могут быть возложены на любой другой отдел по причине отсутствия всей необходимой информации и реального времени для выполнения данных функций. Анализ системы управления коммуникационными процессами в ООО «Аква-альянс» показал, что основные нарушения в системе движения информации связаны с нерациональной работой отдела делопроизводства, а также с отсутствием отдельного подразделения, отвечающего за выход компании на международный рынок и внешнеэкономическую деятельность.

В связи с этим, а также в связи с предстоящим выходом компании на международные рынки рекомендуется расширить штат сотрудников путем создания отдела ВЭД с закреплением за каждым из сотрудников определенного сектора подразделений, с которыми он будет непосредственно контактировать.

Проведенный анализ позволил сделать вывод о том, что компания нуждается в создании нового подразделения - отдела ВЭД.

Список использованной литературы

1. Ансофф И.Л. Стратегическое управление / И.Л. Ансофф.- М. Экономика, 2014.
2. Бовыкин В.И.Новый менеджмент. Теория и практика эффективного управления / В.И. Бовыкин.- М.: «Экономика», 2015.
3. Виханский О.С. Менеджмент.- М.: Экономисть, 2014. - 528 с.
4. Герчикова Н.Н. Менеджемент./ Н.Н. Герчикова - М.:ЮНИТИ, 2016.
5. Глушаков В.Е. Стратегический менеджмент./ В.Е. Глушаков - Минск: УП «Экоперспектива», 2015.
6. Гончаров В.В. Важнейшие понятия и концепции в современном управлении. В.В. Гончаров - М.: МНИИПУ, 2014.
7. Егоршин, А.П. Управление персоналом./ А.П. Егоршин-Н. Новгород: НИМБ, 2014.
8. Зырянова М.И. Журнал: "Личные продажи", Рубрика: Природа и эффективность личных продаж, 2015.- 37 с.
9. Капустин С.Н. Коммуникативная функция в управлении. Капустин С.Н.// Менеджмент.-2015.-№4 (28).- cтр. 97-102.
10. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Практикум / А.Я.Кибанов. - М.: ИНФРА-М, 2014.-172 с.
11. Лазарев С.В. Журнал: "Управление развитием персонала, Рубрика: Внутренние коммуникации, 2014.-39 с.
12. Мескон М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури Пер. с англ.- М.:Дело, 2015.
13. «Организационное поведение» Ю.Д. Красовский, Москва, «Юнити», 2014.
14. «Основы менеджмента» М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, Москва, «Дело», 2014
15. Поршнев А.Г. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 669 с.
16. Поршнев А.Г. Управление организацией: Энциклопедический словарь/ Под ред. А.Г. Поршнева, А.Я. Кибанова, В.Н. Гунина. - М.: ИНФРА-М, 2016.-822
17. Румянцева З.П. Менеджмент организации: Учебное пособие / Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. - М.:ИНФРА-М, 2015.
18. Суворова А.П. Стратегический менеджмент: Методические указания к выполнению курсовой работы для студентов специальности 061100(080507.65) / Сост.А.П. Суворовой.- Йошкар-Ола: МарГТУ, 2017.
19. «Управление - это наука и искусство» А. Файоль, Т. Эмерсон, Ф. Тейлор, Г. Форд, Москва, «Республика», 2014
20. «Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций» Г. Кунц, С. Одоннел, «Библиотека менеджера», 2015 г. 245-312 с.
21. Шекшня С.В. Управление персоналом современной компании./ С.В. Шекшня - М., 2015.