Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Основные методы контроля в системе управления, применяемые в ООО «Гидро-Сервис»).pdf

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что неотъемлемой частью эффективной деятельности предприятия является организация системы контроля. В современной теории управления есть определенный недостаток в освещении многочисленных аспектов управленческого контроля, исходя из нынешней специфики российской действительности. Основное видение контроля выступает в качестве функции управления. В практике зарубежных органов управления контроль рассматривают с точки зрения метода совершенствования управления на всех его уровнях, как неотъемлемый элемент самого процесса управления.

Значимость исследуемой проблемы обоснована современным этапом развития экономики, который предъявляет повышенные требования к инструментарию контроля управления. Управление на основе анализа, и предупреждающих действий на изменения внешней и внутренней организационной среды становится необходимым условием успеха в такой сложной сфере управления как организационное развитие технологий, применяемых в социальной работе. Быстрый рост любого бизнеса делает неизбежным развитие управленческого контроля. Становится необходимой система управления с четкими и эффективными бизнес-процессами. Собственник может заняться им самостоятельно, а может передать наемному менеджеру, чтобы избежать возникновения управленческого затора.

Научная разработанность данного вопроса освещена в научных трудах. Среди отечественных авторов вопрос контроля в управлении организацией изучен Дармиловой Ж.Д., Балыбердиным В.А., и другими.

Предметом исследования является система контроля управления в организации.

Объектом исследования является система контроля управления штатом ООО «Гидро-Сервис».

Целью работы является отражение совершенствования системы контроля в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть понятие и этапы контроля;

2. изучить контроль как функцию менеджмента и отразить принципы управленческого контроля;

3. дать общую характеристику ООО «Гидро-Сервис» и его организационной структуре;

4. проанализировать систему управленческого контроля в ООО «Гидро-Сервис»;

5. отразить совершенствование системы управленческого контроля в ООО «Гидро-Сервис»;

6. разработать предложения по совершенствованию системы контроля штатом ООО «Гидро-Сервис».

Практическая значимость работы проявляется в том, что исследования системы контроля позволяют создавать новые методы для повышения эффективности деятельности предприятия.

Методами исследования являются принцип системности, логического анализа, научного анализа, сравнение, аналогия и обобщение.

Теоретической и информационной базой написания работы послужили труды таких авторов, как: Андруник А.П., Черданцев В.П., Балыбердин В.А., Блинов А.О., Блюм М.А., Коробова О.В., Уляхин Т.М., Бушкова-Шиклина Э.В., Вильчинская-Бутенко М.Э., Дармилова Ж., Данилина Е.И., Горелов Д.В., Маликова Я.И., Енц Г.П., Казакевич Т.А., Ларионов И.К., Маслова Е.Л., Орлов А.И., Луценко Е.В., Лойко В.И. и др.

Структура работы состоит из введения, трех глав основной части, заключения, списка литературы.

1. Теоретические основы изучения контроля в организации

1.1 Понятие и этапы контроля

Контроль по своей сути является процессом определения, оценки и информации в части отклонений действительного значения от заданного или совпадении их и результатах анализа. Можно осуществлять контроль целей, хода выполнения планов и прогнозов, развития процесса в соответствии с ожиданиями от него. Посредством контроля различного типа в современной науке управления возможно достижение любой компанией поставленных целей. Контроль представляет собой процесс оценивания фактического состояния дел на предприятии с дальнейшим его сравнением с планируемыми показателями развития компании.

Предметом контроля может становится как исполнительская деятельность, так и работа самого менеджера. В процессе регулирования используется контрольная информация, что, таким образом, формирует целесообразность объединения контроля и планирования в единую управленческую систему управления: планирования, контроля, отчетности, менеджмента (рис. 1.^[1]).

Рис.1. Ключевые концепции контроля

Контроль может осуществляться лицами, которые прямо или косвенно зависят от процесса. Проверкой при этом называется осуществление контроля лицами, которые от процесса независимы.

В работах ученых и исследователей обычно рассматриваются следующие классификации контроля^[2]:

- по признаку принадлежности субъекта контроля к предприятию (внутренний или внешний);

- по основанию для обязанностей контроля (добровольный контроль, договорной контроль, контроль по уставу или по закону);

- по объектам контроля (за решениями, за каким – либо объектом, за результатами);

- по признаку регулярности (нерегулярный, регулярный, специальный).

Функция контроля является такой характеристикой управления, которая дает возможность определить проблемы, таким образом скорректировать организационную деятельность, чтобы кризисную ситуацию упредить. В функцию контроля включается:

- процессы сбора, обработки и анализа информации в части фактических результатов хозяйственной деятельности каждого подразделения фирмы, сопоставления с плановыми показателями, выявления отклонений и анализ причин подобных отклонений;

- разработка необходимых для достижения заданных целей мероприятий.

Важнейшая функция контроля – это разработка системы стандартов отчетности (по финансовым и производственным показателям), проверка такой отчетности и анализ ее как по итогам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого подразделения в отдельности.

Контроль в системе управления организацией имеет ряд основополагающих функций, среди которых следующие^[3]:

1. Проверочная функция, предполагающая установление обоснованности, целесообразности, законности решений; проверка выполнения их, соблюдения экологических, технических, правовых и прочих норм и нормативов; выявление нарушений и ошибок.

2. Информационная функция, подразумевающая сбор, передачу, обработку информации о состоянии какого – либо объекта.

3. Диагностическая функция, которая предполагает оценку и изучение реального состояния дел в организации и в ее окружении, определение ключевых тенденций изменения его, возможностей и угроз, наличия скрытых резервов.

4. Прогностическая функция создаёт базу для предположений о потенциальном состоянии объекта и будущих возможных отклонениях его от заданных ранее параметров.

5. Коммуникационная функция обеспечивает процесс установления и поддержания обратной связи.

6. Ориентирующая функция контроля указывает, на чем необходимо концентрировать особое внимание.

7. Стимулирующая функция предполагает то, что по результатам проведения контроля производится оценка персонала, наказание или поощрение.

8. Корректирующая функция подразумевает что, на базе полученных результатов, поведение и состояние объекта и его частей меняются та, чтобы были обеспечены все необходимые значения характеристик его или постоянство функционирования в случае отклонения от них.

9. Защитная функция контроля способствует обеспечению сохранности жизненно важных для организации ресурсов.

Этапы процесса осуществления контроля^[4]:

- Первым этапом процесса контроля является определение стандартов, т. е. поддающихся измерению и конкретных целей. Для эффективного управления должны создаваться стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей.

- На втором этапе производится измерение фактически достигнутых итогов деятельности организации и ее персонала.

- Третий этап предполагает сопоставление показателей функционирования и установленных стандартов, определение масштабов допустимого отклонения от установленной нормы.

Лишь существенные отклонения от установленных стандартов должны приводить к корректирующим воздействиям. К подобным мерам относятся: изменение внутренних переменных системы, модификация стандартов или невмешательство в функционирование системы.

Как результат контроля, выделяют три главных момента^[5]:

- формирование критериев и стандартов;

- измерение настоящих результатов деятельности;

- соизмерение реальных и плановых результатов.

Основные характеристики эффективного контроля^[6]:

1. Стратегическая направленность контроля, которая предполагает отображение и поддержание общих организационных приоритетов.

2. Соответствие процессу. Контроль беспристрастно должен оценивать и измерять то, что для организации важно на конкретном этапе развития.

3. Направленность на результаты. Итоговая цель контроля – собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, с целью решения задач, стоящих перед организацией. Эффективный контроль должен способствовать достижению поставленных целей.

4. Простота. Эффективный контроль должен отвечать потребностям и возможностям персонала, взаимодействующего с системой контроля и ее осуществляющего.

5. Контроль должен быть довольно гибким и приспосабливаться к изменениям, происходящим во внешней среде и внутри организации.

6. Своевременность осуществления оценок или измерений.

7. Экономичность. Следует четко отслеживать в организации затраты на осуществление контроля.

8. Контроль должен осуществляться не только руководителем, но и персоналом организации, поскольку лучшим контролем является самоконтроль.

Для повышения надежности контроля необходимо расширять границы полномочий персонала.

В соответствии с особенностями теории управления, контроль - непрерывный вид административной деятельности, который состоит из следующих составляющих: наблюдение, оценка, регулирование.

В современной науке управления весь процесс контроля в соответствии с временем его осуществления принято классифицировать на 3 основных стадии^[7]:

1. Предварительный контроль, задачей которого является проверка готовности предприятия к началу последующей стадии деятельности (начало активной работы дальнейшего этапа в процессе развития компании). Осуществление этого типа контроля происходит в следующих сферах: контроль материальных ресурсов (определить качественные характеристики сырья и материалов), контроль финансовых ресурсов (разрабатывается смета или бюджет на планируемые работы; контроль человеческих ресурсов (проверяется степень соответствия квалификации, знаниям и навыкам сотрудников). Также в процессе предварительного контроля проверяются необходимые условия при осуществлении работ (проверка технологических инструкций, учредительного договора и др.).

2. Текущий контроль, осуществление которого происходит непосредственно в процессе проведения работ, в соответствии с промежуточными целями для того, чтобы можно было провести дальнейшую корректировку деятельности. Объект этого типа контроля - деятельность подчиненных, а целью является исключение отклонений от намеченного плана или инструкций. Текущий контроль возможен при отлаженной работе каналов связи системы управления с целью своевременного получения информации об итогах работы;

3. Заключительный контроль, осуществляемый после выполнения работы, что позволяет провести предотвращение поступления брака потребителям, дает руководству информацию в сфере планирования и организации работы, провести разработку перспективной, эффективной системы мотивации деятельности сотрудников посредством оценки качественной составляющей выполняемой ими работы.

В соответствии с формами осуществления данные типы контроля идентичны, поскольку направлены на достижение одной и той же цели, заключающейся в том, чтобы фактически полученный результат был в большей степени близок к требуемому результату. Эти виды отличны друг от друга лишь временем осуществления.

Еще одной классификацией контроля является показатель степени охвата^[8]:

1. Сплошной контроль, предполагающий наблюдение за всеми процессами и результатами деятельности компании. Этот контроль применяют при условии высоких требований к качеству, при котором недопустимым является пропуск дефектов для дальнейшего производства (в том числе в процессе единичного производства) и когда качество выпускаемой продукции невозможно проверить на дальнейших стадиях применения продукта;