Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Основные методы контроля в системе управления, применяемые в ООО «Гидро-Сервис»).pdf

2. Выборочный контроль, применяемый в процессе проверки соблюдения технологических процессов. Например, в процессе изготовления крупных партий деталей, в процессе массового производства.

По характеру осуществляемого контроля выделяют^[9]:

1. пассивный контроль, который проводится в соответствии с отклонениями от планируемого качества, срока, результата и др. При этом происходит реагирование системы управления на найденные отклонения. Если при этом выявлены отклонения, то контроль необходимо усилить. Этот контроль должен ориентировать руководство на внесение изменений при наличии объективных причин;

2. активный контроль, который опережает, то есть предупреждает нежелательные последствия.

Подводя итог отметим, что в процессе осуществления процедуры контроля менеджер должен обязательно учитывать поведение людей. Контроль за действиями сотрудников может на них оказывать как положительное, так и отрицательное воздействие. В ряде случаев контроль может приводить и к выдаче неверной информации.

Таким образом, контроль является одним из основных инструментов разработки политики и принятия решений, которые обеспечивают нормальное функционирование организации как на долгосрочную перспективу, так и в вопросах оперативного менеджмента.

1.2 Контроль как функция менеджмента. Принципы управленческого контроля

Руководству любого предприятия приходится учитывать в своей деятельности множество факторов, как внешних, так и внутренних. Не все планы выполняются так, как были задуманы. Сотрудники, решая поставленные задачи, могут допускать непреднамеренные ошибки или самоустраняться от возложенных на них обязанностей. Именно поэтому менеджеру ежедневно приходится выполнять контрольные функции.

Деятельность организации, будь то бизнес-структура или государственное учреждение, все время протекает в меняющихся условиях. Одна из функций аппарата управления состоит в том, чтобы учитывать такие изменения и вносить коррективы в производственные процессы. При этом менеджеру необходимо должным образом организовать персонал и мотивировать его на выполнение текущих и перспективных задач.

Регулярный и плановый контроль над деятельностью подчиненных – неотъемлемая функция менеджмента. Таким способом можно своевременно выявить недочеты в работе сотрудников, обнаружить ошибки и просчеты. Не все сбои в работе предприятия происходят из-за ошибочных действий персонала. Иногда промахи совершают сами управленцы, например, искажая смысл исходящих свыше распоряжений.

Контроль с позиции менеджмента представляет собой четкую и продуманную систему мероприятий по проверке правильности исполнения указаний и распоряжений руководства. Это понятие включает в себя также наблюдение за неукоснительным выполнением работниками своих функциональных обязанностей. В организации, где значительную часть работы выполняют люди, а не машины и механизмы, контроль прямым образом связан с понятием власти и административным регулированием деятельности.

Задача системы контроля – установление некоторых стандартов, которыми работники обязаны руководствоваться в своей деятельности. Чтобы контроль был эффективным, необходимы ориентиры, по которым менеджер сможет оценить результативность деятельности каждого сотрудника. Разница между стандартом и достигнутыми показателями должна стать основанием для внесения поправок в рабочие процессы^[10].

Контрольные функции в менеджменте вступают в силу уже на этапе планирования деятельности организации. Составляя планы работы подразделений, руководители должны предусмотреть в них проверочные мероприятия, указав сроки их проведения и лицо, ответственное за выполнение. Плановый характер контроля дает возможность вести проверку деятельности не от случая к случаю, а системным образом.
Конечная цель контроля заключается в том, чтобы достичь такого положения дел, при котором управление организацией будет нацелено на максимально эффективное выполнение производственных показателей. Планируя контрольные мероприятия, менеджер должен принять во внимание психологические особенности отдельных сотрудников и коллектива в целом. Неправильно выстроенная система проверок способна негативным образом воздействовать на персонал, может привести к снижению мотивации и росту напряженности.

По классификации Файоля функция контроля - одна из административных функций. Контролировать – значит осуществлять заботу о том, чтобы все совершалось в соответствии с установленными правилам и отданными распоряжениям. Контроль является составная часть управления экономическими процессами и объектами, который заключается в наблюдениях за объектом с целью оценки соответствия реального состояния объекта желаемому состоянию, который предусмотрен на законодательном уровне, инструкциями, положениями, различными нормативными актами, а также планами, программами, проектами, договорами, соглашениями"^[11]. Контроль представляет из себя процесс отслеживания производственной деятельности, который направлен на то, чтобы иметь гарантию того, что она осуществляется в запланированном порядке. Также он в себя включает корректировку любого выявленного при этом значительного отклонения. Контроль является процессом обеспечения достижения организацией своей цели.

Реализация функции управленческого контроля осуществляется на базе ряда принципов, которые обеспечивают ее эффективность:

- Всеохватность – контролю следует подвергать все операции организации;

- Централизованность – контроль над наиболее важными процессами должен осуществляться с непосредственным участием высшего менеджмента компании, ему также должны оперативно сообщаться все значимые отклонения и сбои в процессах;

- Адекватность содержанию деятельности – реализация функции контроля должна соответствовать особенностям деятельности конкретной компании;

- Контроль должен быть прямым – контроль должен осуществляться с участием ответственного за процесс лица;

- Стратегическая направленность – функция контроля должна отражать и поддерживать общие цели организации;

- Объективность – недопустимость влияния личных качеств и взаимоотношений руководителя с подчиненными на процесс контроля, невозможность использования контроля как средства наказания, необходимость создания системы контроля на основе объективных, понятных и общепринятых показателей;

- Гибкость – система контроля должна приспосабливаться к организационным изменениям;

- Контроль должен работать на опережение – контролирование процессов должно способствовать предотвращению возможных проблем и отклонений от плана;

- Нацеленность на решение проблемы – действительной целью контроля является решение проблемы (или ее предотвращение), а не констатация факта возникновения;

- Простота – простая система контроля способствует лучшему пониманию целей и методов контроля сотрудниками организации;

- Постоянство – регулярность процедур контроля позволяет оперативно принимать меры по предотвращению проблем;

- Своевременность – контроль должен осуществляться таким образом, чтобы избежать серьезных потерь из-за временных промежутков между проблемой и реакцией на нее.

Можно выделить и другие принципы управленческого контроля, которые применяются каждой конкретной организацией в зависимости от особенностей ее деятельности и характеристик управленческого цикла.

В условиях неопределенности контроль достаточно важен для успешного функционирования организации в целом, поскольку он решает несколько главных задач, а именно^[12]:

- позволяет во внутренней и внешней среде организации выявить проблемы и корректировать деятельность организации до момента, когда проблемы эти перерастут в кризис;

- позволяет установить направления организационной деятельности, которые более эффективно способствуют достижению общих целей фирмы;

- позволяет выявить нарушения, неудачи и ошибки организации и причины их и корректировать деятельность организации;

- является заключительным звеном в цепи деятельности по управлению и позволяет менеджеру узнать, достигнуты ли цели организации, и в случае если нет, то какие причины тому виной;

- итоги контроля - это основа оценки работы организации и персонала ее за какой – либо период.

Цели контроля станут достижимыми, если он реализуется в соответствии с базовыми принципами.

Контроль должен иметь всеохватывающий характер, держать в поле зрения ключевые сферы организационной деятельности, внешнюю среду и протекающие в ней внутренние процессы. Контроль в то же время должен обеспечивать достаточно объективную и полную картину ситуации. Это можно достигнуть тогда, когда система контроля стратегически направлена, охватывает главные приоритетные сферы развития и функционирования организации. Нецелесообразно проверять второстепенные сферы деятельности фирмы, некоторые из них и вовсе не имеет смысла контролировать.

Обычно к контролю прибегают не с целей выявления проблемы, но для успешного ее решения и достижения конкретного результата, установления отклонений от обоснованных в науке стандартов. Основная цель контроля - это не исправление, а предотвращение ошибки, что гораздо дешевле обходится. Следовательно, контроль является неотъемлемой частью стратегического планирования.

Эффективный контроль должен быть увязан не только с планированием, но и с теми изменениями, которые происходят в структуре системы управления, то есть контроль должен быть гибким.

Ценность контролирующей функции контроля заключена в тесной ее взаимосвязи^[13]:

- с функциями планирования. Так, если менеджер не контролирует процесс выполнения плана, он не узнает, в запланированном порядке ли ведется работа и какие конкретные действия следует в будущем предпринять;

- с делегированием полномочий. Большинство менеджеров неохотно передает свои полномочия, так как они опасаются, что подчиненные могут сделать что-либо неправильно, а отвечать за это придется им. Но нежелание менеджера делегировать свои полномочия можно существенно сократить, проработав систему контроля, в соответствии с которой управленческий персонал будет периодически получать информацию о ходе работы сотрудника, выполняющего те или иные обязанности, и обеспечить с ним обратную связь;

- с защитой организации и ее персонала от угроз внешней среды. В условиях современной среды с ее актуальными проблемами безопасности, с учетом угрозы террористического нападения и сильнейших финансовых скандалов, менеджер должен иметь четкий план защиты сотрудников своей организации, данных и инфраструктуры на случай возникновения непредвиденной ситуации.

Итак, эффективный контроль должен быть использован с учетом человеческого фактора - обладать объективностью, доброжелательностью, способствовать формированию стабильного морально-психологического климата. Однако следует избегать чрезмерной степени контроля над людьми. А с другой стороны, отсутствие контроля продолжительное время также неблагоприятный признак, свидетельствующий о равнодушном отношении менеджмента к людям, делам подразделения или организации, что вызывает неминуемо обратную реакцию^[14].

Таким образом, система контроля должна быть экономичной для того, чтобы выгоды, им приносимые, превышали расходы на проведение его, включая затраты времени руководящего персонала и остальных работников на процессы сбора, передачи и анализа информации, а также затраты на оборудование для осуществления данной деятельности и затраты на поиск и хранение необходимой информации. В случае, если прибыль на инвестиции в контролирующую систему меньше, чем затраты на нее, то контроль является неэкономичным и непродуктивным. Важно в этой связи широко применять эффективные средства контроля.

2. Основные методы контроля в системе управления, применяемые в ООО «Гидро-Сервис»

2.1 Общая характеристика ООО «Гидро-Сервис» и его организационная структура

ООО «Гидро-Сервис» является предприятием по производству гидроцилиндров для гидрофицированных машин. Предприятие выпускает модификации следующей продукции:

• гидроцилиндры поршневые, плунжерные, телескопические;
• гидроцилиндры подъема;
• иное гидрооборудование для оснащения автотранспортных средств.