Файл: Разработка регламента бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Определяются следующие заинтересованные группы, принимающие решения в области автоматизации бизнес-процессов [2]:

• Руководители компании, которые должны управлять информационными ресурсами как стратегическим активом организации;
• Сотрудники, курирующие вопросы поиска системных решений в области оптимизации бизнес-процессов;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;
• поставщики услуг в области информационных технологий;
• специалисты ИТ-подразделений и отделов информационной безопасности.

При создании организационной структуры по управлению информационными ресурсами необходимо учитывать правильность распределения ролей между специалистами, а также уровень их компетенции. Принятие ошибочных решений в области стратегии автоматизации приводит к неэффективному вложению значительных средств в ИТ-инфраструктуру, которая не будет выполнять поставленных задач, вследствие чего экономические выгоды от внедрения будут неочевидны, а в некоторых случаях может привести к прямым убыткам.

Зачастую, недостаточная компетентность сотрудников, ошибки в проектировании бизнес-процессов, приводят к росту объемов документооборота, наращиванию штата сотрудников – исполнителей, контролёров, менеджеров, проводящих сбор отчетности, необходимость которой далеко не очевидна. Такая организация работы характерна для государственных компаний.

Повышение эффективности деятельности ООО «Республиканский аптечный склад» связано с разработкой и внедрением информационной системы.

Задачи автоматизации в рамках данной работы включают:

- учет поступления лекарственных средств;

- ведение классификаторов аптечного склада;

- учет рецептуры;

- анализ реализации лекарственных средств.

На рисунке 6 приведена цепочка создания ценности.

Инфраструктура ООО "Республиканский аптечный склад" (работа ИТ-специалистов, специалистов по планированию, специалистов экономического отдела)					преимущество
Управление человеческими ресурсами Работа специалистов по работе с персоналом (система подбора, отбора, поощрений, аттестации сотрудников и др.)
Разработка технологии Использование средств разработки мультимедиа-продуктов, интеграции мобильных приложений, полиграфическое ПО
Материально-техническое обеспечение Компьютерное оборудование, средства работы с мультимедиа, информационная система, расходные материалы, помещения офисов
Логистика транспорт для обслуживания сотрудников	Операции Продажа медикаментов	Исходящее Проданные медикаменты	Маркетинг и продажи Продажа медикаментов	Предпродажное обслуживание Подбор оптимально подходящих вариантов для клиентов

---

Рисунок 6 - Цепочка создания ценности

Современные ERP-технологии позволяют работать с консолидированной информацией по большинству функций компаний, в независимости рода их деятельности или устава. На сегодняшний день ERP-технологии внедряются в работу как коммерческих, так и некоммерческих компаний, в также бюджетных организаций и органов государственного управления.

Отдельные приложения являются выступают в роли подсистем, осуществляющих управление производственными процессами, взаимоотношениями с поставщиками, потоками платежей, взаимоотношениями с клиентами, персоналом и логистикой.

В рамках проведенного анализа бизнес-процессов ООО «Республиканский аптечный склад» было показано, что в существующей технологии работы сотрудников компании имеется ряд недостатков, связанных с задержками в передаче информации о поступающих заявках клиентов на поставку медикаментов. Также отсутствует возможность расчета цен на услуги компании по индивидуальному тарифу, не позволяя формировать базу постоянных клиентов. Следствием указанных недостатков является рост уровня нераспределенных затрат, а также задолженности. В качестве метода оптимизации бизнес-процессов выбрано внедрение информационной системы учета реализации медикаментов.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «Как должно быть»

На рисунке 7 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Как должно быть», на рисунке 8 – диаграмма декомпозиции. Изменения в бизнес-процессах связаны с внедрением информационной системы для автоматизации учета реализации лекарств.

Рисунок – Контекстная диаграмма модернизированного бизнес-процесса

Рисунок – Диаграмма декомпозиции модернизированного бизнес-процесса

В каждом сегменте аптечного бизнеса информационные системы решают свои задачи, связанные с автоматизацией своего сегмента.

Основные сегменты программ автоматизации аптек включают:

1. Работу аптечного пункта

Основные задачи, модуля:

• Ведение бухгалтерского учёта;
• Мониторинг остатков лекарственных средств;
• Учет продаж лекарственных средств.

1. Аптека

В данном сегменте проводится работа с заказами медикаментов, и перераспределением продукции между пунктами аптечной сети.

---

1. Работу центрального офиса сети

Проводится сбор и анализ данных со всех филиалов, анализ, формирование заказов для поставщиков, решение задач ценообразования, распределения и перераспределения медикаментов внутри аптечной сети, осуществление централизованного руководства сетью.

1. Работа оптового склада.

Решение задач приёма и адресного хранения медикаментов. Формирование партий и отправка в филиалы.

Существуют средства автоматизации как для аптек, так и для аптечных сетей. Информационные системы аптечного бизнеса являются действенным инструментом для сокращения затрат и повышения эффективности работы аптек. Наиболее популярными на сегодняшний день системами автоматизации аптек являются [3]:

• БИТ.АПТЕКА START
• БИТ.АПТЕКА PRO
• ЮНИКО
• АСУ М-АПТЕКА
• еФарма2

Проведем краткое описание рассмотренных программных систем.

1. Программа для аптек «еФарма2» – информационная система, в которой реализованы все основные технологические процессы деятельности аптек, от принятия решения о закупке медикаментов у поставщиков до реализации их конечным покупателям, формированием всего комплекса необходимых отчетных документов. Система комплексной автоматизации аптечных учреждений, реализованная на платформе «еФарма2» позволяет в значительной степени повысить эффективность работы фармацевтов и провизоров, ассортиментного планирования, настройки гибкой системы ценообразования, сократить уровень издержек при закупке медикаментов.

Комплект базовой поставки программы автоматизации аптек «еФарма2-Лайт» включает компоненты [1]:

• ведения складского учета;
• учета расценок на товары;
• формирования необходимого комплекта первичных документов.
• модуля учета поступления медикаментов (как с использованием ручного ввода, так и загрузки электронных накладных);
• формирования всех необходимых первичных документов;
• учета ценообразования в соответствии с местными и региональными законодательными актами;
• возможности учета ведения нескольких складов;
• модули обеспечения совместимости с торговым оборудованием;
• модуль учета реализации медикаментов;
• модуль составления отчетности и финансовой аналитики по накопленной данным;
• модуль автоматизации кассы с возможностью передачи данных в ФНС в режиме онлайн.

1. М – Аптека.

Программное обеспечение M-Аптека Style является одним из ведущих фармацевтических решений в области комплексной автоматизации учета продаж медикаментов, а также автоматизации всех областей функционирования компаний аптечного бизнеса.

---

Функционал системы М-Аптеки Style включает [2]:

• проводить оптимизацию ценовой и ассортиментной политики аптечных учреждений;
• осуществлять эффективное управление складом как в одиночных, так и в сетевых аптеках, использующих различные схемы организации;
• возможности обеспечения скорости и качества обслуживания клиентов;
• сделать выводы о возможностях развития бизнеса компании на основе сформированной аналитической отчетности по динамике движения медикаментов в разрезе ассортимента, уровня загруженности касс.

Система имеет поддержку работы с кассовым оборудованием различных моделей с возможностью передачи данных о реализации медикаментов в ФНС.

1. Юнико

Основные возможности программы «Юнико» в части автоматизации аптечной деятельности [3]:

• возможность совместимость с современными онлайн кассами;
• возможность отправки электронных чеков как покупателям, так и в ФНС;
• наличие модулей допродажи и замены медикаментов;
• наличие модулей маркировки акционных товаров;
• поддержка проведения наличных и безналичных расчетов с покупателями (с использованием эквайринга от Сбербанка); 
• возможность подключения к базе РЛС и подбора синонимов;
• поддержка оплаты медикаментов с использованием подарочных сертификатов или бонусов;
• учет скидок и дисконтных карт;
• поддержка печати на чековых лентах купонов на скидку при проведении следующих покупок, данных о подарках и действующих акциях;
• возможности контроля последней партии, выбора не первой партии, анализа сроков годности медикаментов.

В таблице 2 приведена сравнительная характеристика рассмотренных программных решений.

Таблица - сравнительная характеристика программных решений автоматизации аптечной деятельности

	еФарма	М – Аптека	Юнико
Поддержка кассового оборудования с отправкой данных в ФНС	Да	Да	Да
Мониторинг состояния аптечного склада	Да	Да	Да
Учет дисконтных карт	Нет	Нет	Да
Формирование аналитической отчётности в разрезе медикаментов	Да	Да	Да
Формирование аналитической отчётности в разрезе поставщиков	Да	Да	Да
Учет параметров ценообразования	Да	Да	Да
Проведение платежей с использованием бонусов	Нет	Нет	Да
Учет рецептуры	Нет	Нет	Нет
Ведение классификаторов фармацевтической деятельности	Да	Да	Да

---

Как показано в таблице 7, рассмотренные программные решения в целом позволяет проводить автоматизацию аптечного бизнеса. При этом некоторые функции не реализованы (учет рецептов, выписываемых врачами), также отсутствует отчетность по реализации медикаментов по датам. Таким образом, указанные программные решения не подходят для автоматизации исследуемого бизнес-процесса.

Определим способ приобретения программного обеспечения для автоматизации документооборота компании аптечного бизнеса.

Покупка готовых решений имеет следующие преимущества [9]:

• Отсутствие необходимости расходов на разработку ПО;
• Готовые решения, как правило, соответствуют стандартным технологиям работы специалистов;
• Приобретение лицензионного ПО предполагает возможность технической поддержки конечных пользователей, доработки ПО в соответствии с изменениями законодательства.

Также в настоящее время возможно приобретение «облачных» решений, что предполагает аренду ПО, развернутого на удаленном сервере. При этом не требуется временных затрат на установку и обслуживание ПО, но имеются риски, связанные со стабильностью каналов связи, а также с нахождением данных организации на сервере сторонней фирмы. При этом в случае возникновения проблемных ситуаций возможна блокировка доступа к ресурсам.

К недостаткам готовых решений относят необходимость адаптации под специфику организации, зачастую наличие неиспользуемого функционала. Риски, связанные с зависимостью от фирмы-разработчика.

Также возможно использование стратегии ПО, связанной с покупкой и доработкой существующих решений. В этом случае приобретается ядро системы (например, в бухгалтерии это проводки), а остальной функционал дорабатывается.

К преимуществам данной стратегии можно отнести [6]:

• Покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом
• Возможная доработка именно требуемой функциональности
• Не надо платить за то, что компании не нужно

К недостаткам:

• Необходимость наличия в штате фирмы отдела информационных технологий
• Эффективность данной схемы можно достичь при относительно небольших объемах доработок
• Доработки возможны только в рамках реализованного ядра готовой системы

Стратегия собственной разработки программного обеспечения имеет преимущества:

• Возможность адаптации к предъявляемым требованиям
• Индивидуализация проекта
• Возможность реализации изменений под требования организации

---