Файл: Разработка регламента бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

В нынешних условиях развития российской бизнес среды за последнее время вопросы проведения автоматизации бизнеса уже не являются чем-то необычным и давно перешли в раздел стандартных бизнес-задач. Эти тенденции также касаются аптечного бизнеса. Успех деятельности любой компании во многом определяется тем, насколько компания идет в ногу со временем и внедряет автоматизированные системы, которые непременно позволяют сократить издержки, минимизировать рутинные операции, происходящие в процессе оперативной деятельности любого предприятия.

Профессиональная информационная работа аптеки положительно отражается не только на качестве изготовленных лекарственных форм, но и на своевременном и бесперебойном доставлении их клиенту, что позволяет увеличить сумму прибыли.

Актуальность выбора темы работы заключается в том, что все возникающие в связи с вышесказанным проблемы, невозможно решить без современной профессиональной организации информационного пространства аптечной организации.

Цель работы – разработка регламента бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Объект исследования: технология реализации лекарственных препаратов в условиях ООО «Республиканская аптечная сеть».

Предмет исследования – разработка регламента бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

рассмотреть и описать предметную область аптечной сети, формализацию процесса проектирования;
провести анализ бизнес-процессов учета реализации лекарственных средств, провести постановку задач автоматизации;
обосновать выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процессов;
провести анализ недостатков существующей технологии работы аптечной сети;
построить модель бизнес-процесса учёта реализации лекарственных препаратов «Как должно быть»

1. Аналитическая часть

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Отрасли аптечного бизнеса в настоящее время переживает рост филиальной сети. Деятельность оптовых компаний, работающих в сфере реализации медикаментов, связана с необходимостью взаимодействия с поставщиками, учетом наличия сертификации отпускаемых препаратов.

В рамках данной работы проведена разработка регламента бизнес-процесса реализации медикаментов через аптечную сеть. Специфика деятельности компаний данной области деятельности связана с необходимостью:

- учета условий хранения и реализации медикаментов различного вида;

- необходимостью взаимодействия с поставщиками;

- учета рецептов, выдаваемых лечебными учреждениями;

- учета законодательства, предполагающего необходимость отпуска льготных лекарств;

- учета взаиморасчетов с внебюджетными фондами при продаже лекарств для лечебных учреждений и льготных категорий клиентов;

- учета наличия медикаментов на складе;

- учета реализации медикаментов;

- формирования аналитической отчётности.

Все вышеуказанные бизнес-процессы предполагают необходимость использования информационных систем для повышения эффективности их выполнения.

Автоматизация аптечного бизнеса позволяет в значительной степени сокращать временные затраты на выполнение основных технологических операций, решать задачи электронного документооборота по льготным лекарствам, формировать сопроводительные документа на поставку и отпуск медикаментов в аптечные сети со складов.

Таким образом, для компаний, работающих в данной отрасли, задача разработки и внедрения информационных систем имеет актуальность. В настоящее время существует множество технологических разработок в области автоматизации аптечного бизнеса различной сложности. в рамках данной работы проведён анализ функционала указанных разработок, определена степень их применимости в условиях исследуемой компании.

Исходные данные для задачи:

- рецепты на приобретение медикаментов;

- информация о медикаментах;

- данные о наличии медикаментов.

Результатная информация:

- Динамика выручки по датам (с указанием даты и размера выручки);

- Отчет по продажам с указанием наименования медикаментов и объемов продаж.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Проведем анализ функционала CASE-средств Ramus и ErWin Process Modeller.

Основные возможности Ramus:

разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотациях IDEF0 и DFD);
разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.)

Ramus используется для моделирования бизнес-процессов в указанных нотациях, позволяет проводить анализ входных, выходных информационных потоков, проводить настройку интерфейса блоков диаграмм.

2. Схожим интерфейсом с Ramus обладает CASЕ – средство ErWin Process Modeller.

Основные возможности данного ПО: построение графических моделей бизнес-процессов в различных нотациях, построение дерева процессов, проведение оценки затрат.

Сравнительная характеристика двух CASE-средств приведена в таблице 1.

Таблица - Сравнительная характеристика CASE-средств

	Ramus	ErWin Process Modeller
Нотация IDEF0	+	+
Нотация IDEF3	+	+
Нотация DFD	+	+
Наличие бесплатной версии	+	-
Наличие русскоязычной версии	+	-
Расчет стоимости процессов	-	+
Построение FEO-диаграмм	-	+
Построение дерева процессов	-	+
Формирование отчётности по моделям	+	+
Настройка интерфейса блоков	+	+
Вывод отчетной информации в html-формат	+	+

По результатам рассмотрения функционала CASE-средств можно сделать выводы:

- рассматриваемые программные продукты позволяют проводить моделирование в нотациях IDEF0, DFD. Нотация IDEF3 отсутствует в Ramus;

- практика моделирования показывает, что интерфейс ПО ErWin Process Modeller более удобен;

- в ПО ErWin Process Modeller реализованы возможности расчёта затрат на реализацию проекта, формирования отчетности по затраченным ресурсам по каждому из этапов, что отсутствует в Ramus;

- в ПО ErWin Process Modeller реализованы возможности построения дерева процессов, работы с FEO-диаграммами;

- в ПО Ramus в есть бесплатная версия и русскоязычный интерфейс, что отсутствует - в ПО ErWin Process Modeller.

Таким образом, рассмотренные программы позволяют проводить моделирование в схожих нотациях, ПО ErWin Process Modeller имеет более широкие возможности и более удобный интерфейс, но при этом не имеет бесплатной версии. Когда достаточно построения IDEF0 и DFD – моделей без экономического анализа – допустимо использование Ramus, в остальных случаях целесообразно использовать ПО ErWin Process Modeller.

1.2 Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

В рамках данной работы проведено исследование деятельности ООО «Республиканский аптечный склад». компания основана в 1999г. Профиль деятельности компании – мелкооптовая и розничная продажа медикаментов. Компания имеет налаженные связи с производителями медикаментов, а также крупными импортерами из-за рубежа.

Компания является поставщиком для большинства аптечных сетей региона. Оценка объёмов контроля рынка в соответствующем сегменте региона – 10%.

ООО «Республиканский аптечный склад» уделяет особое внимание качеству реализуемых лекарственных форм, поэтому в качестве поставщиков компонентов для производства выступают девять известных фармацевтических компаний [1].

В качестве вышестоящих организаций для аптек выступают: Министерство Здравоохранения, Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения (Росздравнадзор).

Далее в рамках работы было проведено построение модели бизнес-процессов аптечного склада с использованием методологии IDEF0. На рисунке 2 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса.

Рисунок – Контекстная диаграмма

Как показано на рисунке 2, входящие информационные потоки в системе аптечного склада включают:

- данные о наличии медикаментов;

- заявки на покупку медикаментов.

Результирующие информационные потоки включают:

- данные о реализации лекарственных средств;

- сформированную отчетность.

На рисунке 3 приведена диаграмма декомпозиции основного процесса.

Рисунок – Диаграмма учета лекарственных средств на складе

Как показано на рисунке 3, бизнес-процесс учета продаж медикаментов включает:

- учет наличия медикаментов;

- учет реализации медикаментов;

- учет дисконтных карт;

- формирование отчетности.

На рисунке 4 приведена диаграмма декомпозиции учета наличия медикаментов, на рисунке 5 – учета реализации медикаментов.

Рисунок – Диаграмма учета наличия медикаментов

Как показано на рисунке 4, технология учета медикаментов предполагает:

- учет номенклатуры медикаментов (в рамках которой учитываются: рабочее вещество, производители, признак возможности льготного отпуска, категория лекарственного средства);

- учет оборотов медикаментов на складе предполагается учет поступления и выдачи медикаментов);

- формирование заявок поставщикам;

- выдачу данных о наличии медикаментов.

Рисунок – Диаграмма учета реализации медикаментов

Как показано на рисунке 5, подпроцесс учета реализации медикаментов включает:

- подбор медикаментов по запросу клиента;

- анализ возможностей замены препаратов аналогами;

- анализ возможности льготного отпуска лекарств;

- расчет стоимости покупки лекарств.

Льготы, предоставленные при приобретении лекарств, суммируются с дальнейшим выставлением счета для фонда социального страхования.

На рисунке 6 приведена диаграмма учета дисконтных карт клиентов.

Рисунок – Диаграмма учета дисконтных карт

Как показано на рисунке 5, для стимулирования спроса в аптеке налажен выпуск дисконтных карт, разработана дисконтная политика, определяющая размер скидки для постоянных клиентов в зависимости от объемов покупок.

2. Проектная часть

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

В ходе анализа бизнес-процессов в технологии работы менеджеров ООО «Республиканский аптечный склад» были выявлены следующие проблемы:

- отсутствие структурированной информации о предложениях услуг и продукции ООО «Республиканский аптечный склад» приводит к увеличению временных затрат на поиск оптимального предложения для клиентов, увеличению вероятности ошибки персонала вследствие влияния человеческого фактора;

- отсутствует структурированная информация о реализованной продукции ООО «Республиканский аптечный склад», что не дает возможности проведения анализа себестоимости продукции и объемов продаж;

- отсутствие единой картотеки контрагентов приводит увеличению временных затрат на поиск реквизитов для заполнения документов.

Автоматизация вышеуказанных процессов позволит оптимизировать деятельность менеджеров ООО «Республиканский аптечный склад».

Оптимизация технологии системы менеджеров ООО «Республиканский аптечный склад» связана с внедрением автоматизированной системы.

Руководством современных компаний осознаётся необходимость важности внедрения информационно-технологических решений для решения прикладных задач. Политика внедрения информационных систем предполагает необходимость решения следующих вопросов [4]:

Возможность адаптации персонала к изменению технологии работы, внедрению автоматизированного варианта решения поставленных задач;
Уровень квалификации руководства в условиях автоматизации основных технологических процессов;
Организация управления ИТ-ресурсами (разграничение ролей между ИТ-специалистами и специалистами профильных отделов);
Определение роли менеджмента компаний в автоматизированном варианте технологического процесса.