Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление документооборотом.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время с постоянным ростом экономики и развитием все новых отраслей, особенно важным для компаний является обладание в своей сфере определенным конкурентным преимуществом. В данных условиях способность компании обращать информацию и знания в нематериальный актив является одним из условий ее успешного функционирования на рынке. Все чаще ряд преимуществ получают те компании, которые используют информационные технологии в своей работе и управлением бизнес-процессами предприятия.

На эффективность функционирования предприятия может влиять множество факторов: ресурсообеспеченность, квалификация сотрудников, исправность оборудования и многое другое. Но нельзя забывать, что существенное влияние на деятельность компании может оказывать организация работы и информационных потоков. В случае неэффективной системы документооборота компания может проигрывать своим конкурентам из-за недостаточной оперативности принятия решений, руководство не сможет прогнозировать и планировать деятельность подразделений и отделов, могут быть сорваны сроки по заказам и поставкам.

В данной работе будет рассматриваться процесс автоматизации документооборота Федерального государственного бюджетного учреждения «Научно-технический институт межотраслевой информации» (далее по тексту – НТИМИ).

Цель работы – спроектировать автоматизированную систему для управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• выбрать задачи для автоматизации;
• описать бизнес-процессы;
• выбрать информационное и программное обеспечение;
• построить информационную модель;
• описать входную, справочную и результатную информацию;
• построить дерево функций;
• разработать базу данных;
• описать программные модули;
• привести контрольный пример реализации проекта.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научно-технический институт межотраслевой информации».

Это некоммерческая организация, созданная в 1981 г. в целях обеспечения реализации полномочий законодательства Российской Федерации в сфере образования, науки, а также в иных сферах, в том числе путем выявления тенденций развития науки, техники и технологий, обеспечения реализации инновационных проектов, организации практического использования и внедрения новейших достижений науки, техники и технологий.

Институт создан в соответствии с постановлением Совета Министров СССР в 1981 г. как Научно-технический институт межотраслевой информации при Государственном комитете СССР по науке и технике.

Направления деятельности

1. Изучение отечественных и зарубежных научно-технических достижений
2. Выявление тенденций развития мирового рынка технологических инноваций
3. Внедрение новейших достижений науки, техники и технологий
4. Поддержка и реализация инновационных проектов

Информационно-аналитическая деятельность института направлена на выявление тенденций и прогнозирование развития мирового рынка науки и техники. Подготовленные аналитические обзоры включают в себя наиболее актуальную информацию о важнейших технологических инновациях

Направления исследований

1. Нанотехнологии и новые материалы
2. Ядерная, водородная, альтернативная энергетика и энергоэффективность
3. Фемтосекундные технологии
4. Биотехнологии
5. Ресурсо- и энергосберегающие технологии
6. Машиностроение
7. Медицина и здравоохранение
8. Агропромышленный комплекс
9. Транспортные и космические системы
10. Информационно-коммуникационные технологии

Экспертная деятельность института охватывает целый спектр услуг, в числе которых:

1. Сравнительный анализ мировых научно-технических достижений
2. Информационное обеспечение федеральных целевых программ
3. Регистрация договоров МНТС
4. Подготовка тематических аналитических обзоров
5. Экспертиза проектов и анализ патентной чистоты
6. Технологический аудит

Применяемые технологии

НТИМИ использует международные базы данных и современные технологии мультиагентного сбора данных в работе. Собственные разработки позволяют оптимизировать работу по сбору и анализу больших массивов как структурированной, так и неструктурированной информации. Системы каталогизации и хранения данных упорядочивают процесс извлечения и актуализации данных и выделения связей между объектами анализа для создания семантических карт.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Целью работы является разработка системы автоматизации документооборота для НТИМИ. В настоящее время этот процесс осуществляется на предприятии следующим образом.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется специалистом 2 категории службы делопроизводства.

На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп, содержащий учетный номер и дату поступления. Документы с грифом «лично» специалистом не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.

Заканчивается первичная обработка документов распределением их на регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие рассмотрения руководством и остальных, которые направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора, рассматривается его секретарём. Он регистрирует её и передает на рассмотрение руководителю. Обычно секретарь наделяется дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого составляется классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это делается для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит его на контроль и вносит данные в «Учетно-контрольный реестр документов, требующих исполнения и ответа».

Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-аналитических задач.

В настоящее время деятельность специалиста службы делопроизводства связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно приходится формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой загрузке работника и требует больших временных затрат на ручную обработку информации. Следовательно, в службе делопроизводства существует реальная потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке документации.

Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы делопроизводства, объясняется:

• сокращением временных затрат на формирование первичных документов;
• сокращением временных затрат на обработку информации и подготовку выходных документов;
• облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
• сокращением текущих материальных затрат, связанных с приобретением канцтоваров и других расходных материалов;
• снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и оперативности оформления документов.

Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов, исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов.

Используются следующие активные объекты (механизмы)

• ответственный за делопроизводство (получатель);
• руководитель;
• исполнители.

Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального исследования документов, формировании вывода о необходимости его регистрации или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.

Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.

Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю.

Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.

Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете.

Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.

Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.

К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизируемые функции:

• ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
• ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
• создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых атрибутов и краткого содержания документа;
• формирование отчета «Просроченные документы»;
• поиск документа по его реквизитам;
• вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих исполнения и ответа» и отчетов;
• вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на рисунке 1.1.

В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.1 и таблице 1.2.(с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).