Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление документооборотом.pdf

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рис. 2.1.

Информационная система работает со справочниками Отделы, Сотрудники, Контрагенты, Типы и Категории документов, Клиенты, экранными формами ввода документов. Информационная система формирует выборки по типам и категориям документов.

В соответствии с приведенной информационной моделью, работа системы осуществляется следующим образом.

Администратор системы регистрирует сотрудников, изменяя содержимое таблицы «Сотрудники». Также он изменяет содержимое данной таблицы, редактируя данные для доступа к системе каждого сотрудника.

Сотрудник регистрирует документы, используя документ и справочники Типы документов, Категории документов, Контрагенты и Клиенты и изменяя содержимое таблицы Документы.

Рис.2.1. Информационная модель

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В качестве входной информации используются следующие документы:

- трудовая книжка;

- штатное расписание;

- документ.

Трудовая книжка сотрудника используется при регистрации его в системе. Источником получения данного документа является отдел кадров. При этом из нее используются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения;

- наименование должности;

- наименование отдела.

Частота возникновения данного документа – по мере регистрации новых сотрудников, объем – около 10 строк.

Штатное расписание используется при формировании справочника Отделы, при этом используется только такой реквизит, как наименование отдела. Источником получения данного документа также является отдел кадров, объем – 15 строк.

Документ является основным входным документом. При регистрации документа в системе задействуются следующие реквизиты:

- наименование;

- тип документа;

- дата подготовки или поступления;

- количество страниц;

- описание документа;

- электронная копия документа.

Источниками получения документов являются как другие организации, так и отделы самого общества. Объем документов колеблется в очень широком диапазоне.

В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Перечень используемых справочников

Справочник Отделы имеет следующие реквизиты:

- код отдела;

- полное наименование отдела;

- сокращенное наименование отдела.

Справочник Сотрудники имеет следующие реквизиты:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• дата рождения
• пароль
• логин
• дата регистрации

Справочник Клиенты:

• полное наименование
• краткое наименование
• фактический адрес
• юридический адрес
• банковские реквизиты;
• контактное лицо;
• телефон
• e-mail;
• дата регистрации

Справочник Контрагенты:

• полное наименование;
• краткое наименование;
• регион;
• телефоны;
• сайт;
• номер лицензии;
• статус;
• активы- нетто;
• адрес фирмы и филиалов.

Справочник Типы документов включает в себя наименование типа документа и код категории.

Справочник Категории содержит наименования категорий документов.

2.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства являются следующие документы:

- список сотрудников;

-список документов по категориям и типам;

- список контрагентов;

- список клиентов.

В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество сотрудников;

- дата регистрации;

- должность;

- отдел;

- дата рождения;

- логин и пароль для доступа в систему.

Данный документ формируется на основе справочников Отделы и Сотрудники.

Списки документов имеют следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дата регистрации;

- краткое описание;

- количество страниц;

- адресат;

- ссылка на электронную версию документа;

-тип документа;

- категория документа;

- код клиента.

Список контрагентов содержит перечень контрагентов со всеми реквизитами, так же, как и список клиентов.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемый программный продукт автоматизирует функции документооборота института.

В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;

• Делопроизводитель;
• Администратор.

Дерево функций для каждого из пользователей представлено на рисунках 2.2-2.3.

Рис. 2.2 Дерево функций системы для пользователя

Рис. 2.3 Дерево функций системы для администратора

Сценарии диалога для соответствующих пользователей системы приведены на рисунках 2.4-2.5.

Рис. 2.4 Сценарий диалога для пользователя

Рис. 2.5 Сценарий диалога для администратора системы

2.5. Характеристика базы данных

ER-модель отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих содержание информационной модели в терминах конкретной СУБД. Перечень сущностей и их соответствие информационной модели приведено в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Перечень сущностей и их соответствие информационной модели

ER-диаграмма базы данных представлена на рисунке 2.6.

Характеристика каждой таблицы базы данных приведена ниже, в таблицах 2.3-2.9.

Таблица 2.3

Таблица Документы

Рис. 2.6 ER-диаграмма базы данных

Таблица 2.4

Таблица Отделы

Таблица 2.5

Таблица Сотрудники

Таблица 2.6

Таблица Типы документов

Таблица 2.7

Таблица Клиенты

Таблица 2.8

Таблица Контрагенты

Таблица 2.9

Таблица Категории документов

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Структурная схема пакета представлена на рисунке 2.7.