Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление документооборотом.pdf

Таблица 1.1

Временные и стоимостные затрат при существующем варианте

Рисунок 1.1. Схема документооборота

Таблица 1.2

Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте

Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно снизится, снизится также и количество неверных записей.

Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.

При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.

Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:

• Иметь систему регистрации пользователей;
• Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
• Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
• Возможность добавления, удаления и редактирования информации о документах.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) системы управления персоналом представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия.

Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО, информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.

К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:

• база данных;
• экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
• экранные формы для вывода результирующей информации.

Выходная информация – трудовой договор, приказы о приеме на работу, об увольнении и т.д.

Все указанные элементы совокупно составляют информационное обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных, попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по запросу) в форму для вывода результирующей информации.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

• отделы;
• роли пользователей;
• пользователи;
• виды документов;
• номенклатура;
• папки.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

• учет отделов;
• учет ролей;
• составление номенклатуры;
• учет пользователей;
• создание папки;
• регистрация документа.

В качестве входной информации используются следующие документы:

• трудовая книжка;
• штатное расписание;
• документ.

Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства являются следующие документы:

• список сотрудников;
• список документов по категориям и типам;
• список контрагентов;
• список клиентов.

В системе мы используем три классификатора, которые были разработаны ранее и используются в корпоративной ИС:

• Клиенты;
• Сотрудники;
• Отделы.

Классификатор клиентов.

Данный классификатор был введён для идентификации клиентов.

1. система кодирования – порядковая

2. количество признаков классификации – 1

3. объекты кодирования: клиенты

4. структурная формула классификатора

Классификатор сотрудников

Данный классификатор вводится для идентификации сотрудников

1. система кодирования – порядковая

2. количество признаков классификации – 1

3. объекты кодирования: сотрудники

4. структурная формула классификатора

Классификатор отделов

Данный классификатор вводится для идентификации отделов

1.система кодирования – порядковая, 2. количество признаков классификации – 1, 3. объекты кодирования: отделы

4. структурная формула классификатора

В таблице 1.3 приведены кодируемые множества

Таблица 1.3

Кодируемые множества

В таблице 1.4 представлен классификатор «Сотрудники»

Таблица 1.4

Классификатор «Сотрудники»

В таблице 1.5 представлен классификатор «Отделы»

Таблица 1.5

Классификатор «Отделы»

В таблице 1.6 представлен классификатор «Клиенты»

Таблица 1.6

Классификатор «Клиенты»

На основании данных классификаторов производится взаимодействие между таблицами базы данных.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В НТИМИ на рабочих станциях пользователей системы установлена ОС линейки Microsoft Windows: Windows 7, Windows XP. На серверах установлена Microsoft Windows 2008 Server. На приобретаемый сервер с целью совместимости всех компонентов системы рекомендуется установить последнюю версию серверной операционной системы Microsoft Windows 2008 Server.

Далее выберем СУБД. Рассмотрим такие продукты, как MS SQL Server и MySQL.

1. MS SQL Server – очень распространенная, достаточно надежная, быстрая клиент-серверная СУБД. Часто используется для промышленных систем автоматизации. Версия MS SQL Server Express распространяется бесплатно, но имеет некоторые технические ограничения (максимальный размер базы не должен превышать 4 Гб, поддерживается только 1 процессор, адресуемая память составляет 1 Гб, и т.п.). Такие ограничения делают её непригодной для развертывания больших баз данных, но она вполне годится для ведения программных комплексов в масштабах небольшой компании.
2. MySQL – свободно распространяемая клиент-серверная СУБД, высокопроизводительная, обеспечивающая высокий уровень защиты данных. Доступ к серверу MySQL можно осуществить в интерактивном режиме с помощью различных интерфейсов, позволяющих вводить запросы и просматривать полученные результаты. Имеются программные интерфейсы для таких языков, как С, Perl, Java, PHP и Python.

При создании веб-ориентированных систем, основанных на динамических страницах, есть несколько альтернатив в выборе интерпретатора языка программирования: ASP, JSP, Perl, PHP, Ruby, Python. Все представленные варианты предоставляют возможности, необходимые для реализации приложения.

Однако, ASP – технология Microsoft, которая, прежде всего, ориентирована на взаимодействие с другими продуктами Microsoft, а, кроме того, является коммерческой технологией. Недостатки JSP, Ruby и Python – небольшая распространенность в России, и, как следствие, отсутствие квалифицированных специалистов на рынке труда. Perl уступает PHP по доле проектов и занимает область классических скриптовых языков ОС семейства Unix.

PHP – скриптовый язык программирования, созданный для генерации HTML-страниц на веб-сервере и работы с базами данных. Группа разработчиков PHP состоит из множества людей, добровольно работающих над ядром и расширениями PHP и смежными проектами, такими как PEAR или документация языка. В настоящее время PHP поддерживается подавляющим большинством представителей хостинга и входит в LAMP — «стандартный» набор для создания веб-сайтов (Linux, Apache, MySQL, PHP). [7]

В области программирования для сети PHP — один из популярнейших скриптовых языков (наряду с JSP, Perl и языками, используемыми в ASP) благодаря своей простоте, скорости выполнения, богатой функциональности и распространению исходных кодов на основе лицензии PHP.

PHP отличается наличием ядра и подключаемых модулей, «расширений»: для работы с базами данных, сокетами, динамической графикой, криптографическими библиотеками, документами формата PDF. Синтаксис PHP подобен синтаксису языка Си. Некоторые элементы, такие как ассоциативные массивы и цикл foreach, заимствованы из Perl.

Программирование в рамках данного проекта осуществляется на языке PHP. Основные критерии выбора – распространенность (заменяемость разработчиков), высокое качество документирования функций, отсутствие необходимости устанавливать на веб-сервер дополнительное программное обеспечение.

Для функционирования создаваемой автоматизированной системы необходим веб-сервер. Веб-сервер — это специальное программное обеспечение (сервер), принимающий HTTP-запросы от клиентов, обычно браузеров, и выдающий им HTTP-ответы, обычно вместе с HTML-страницей, изображением, файлом, медиа-потоком или другими данными.

Веб-сервером называют как программное обеспечение, выполняющее функции веб-сервера, так и компьютер, на котором это программное обеспечение работает.

Существует два наиболее распространенных веб-сервера:

• Apache –– веб-сервер с открытым исходным кодом, наиболее часто используется в Unix-подобных ОС;
• IIS –– веб-сервер от компании Microsoft, как правило, используется на ОС семейства Microsoft Windows.

Основными достоинствами Apache считаются надёжность и гибкость конфигурации. Он позволяет подключать внешние модули для предоставления данных, использовать СУБД для аутентификации пользователей, модифицировать сообщения об ошибках. Недостатком наиболее часто называется отсутствие удобного стандартного интерфейса для администратора.

Достоинством IIS является интеграция с другими продуктами компании Microsoft. К существенному недостатку IIS можно отнести сложность интеграции сервера с интерпретатором PHP, что в свою очередь усложняет настройку и использования этого сервера.

В соответствии с принятыми решениями для обеспечения функционирования разрабатываемой системы необходима установка веб-сервера Apache. Кроме того, обязательна поддержка языка программирования PHP. Также дополнительно устанавливается СУБД MySQL. В таком виде информационная система учреждения полностью готова к внедрению разрабатываемой системы.