Файл: Разработка регламента выполнения процесса ''Складской учет'' (Изучение предметной области и постановка задачи. Моделирование бизнес-процессов).pdf

Каждая диаграмма обычно содержит 3-5 блоков, размещаемых по «ступенчатой» схеме в соответствии с их доминированием, которое понимается как влияние, оказываемое одним блоком на другие.

Построение модели начинается с представления всей системы в виде простейшей компоненты — одного блока и стрелок, изображающих интерфейсы с внешним окружением. Затем блок, который представляет систему в целом, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков-подмодулей, соединенных стрелками. Каждый из этих подмодулей может быть декомпозирован подобным же образом для более детального представления.

Нужно подчеркнуть, что стрелки — это не потоки и не последовательности. Они представляют собой ограничения на работу блока в том смысле, что функция не может быть выполнена, пока не станут доступными данные или объекты, соответствующие входящим стрелкам. Таким образом, ни последовательность выполнения функций, ни время не указаны явно на IDEF0-диаграммах [4].

2. ИЗУЧЕНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

2.1. ИЗУЧЕНИЕ И ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ СКЛАДСКОГО УЧЁТА

Теперь, когда было рассмотрено понятие бизнес-процессов, сущность их моделирования, а также методология моделирования, приступим к изучению предметной области складского учёта.

В качестве примера возьмём некую компанию «Восход», специализирующуюся на поставке электронной техники. Компания является довольно молодой, с устойчивым положением на рынке и хорошими темпами развития. Однако имеют место некоторые проблемы в области складского учёта. Именно эти проблемы и нужно будет устранить, но сначала рассмотрим понятие и функции склада:

Склады — это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приёмки, размещения и хранения различных материальных ценностей, подготовки их к потреблению и отпуску потребителям.

Склады являются одним из важнейших элементов логистических систем. Необходимость в них существует на всех стадиях движения материального потока, начиная от первичного источника сырья и заканчивая конечным потребителем.

Любой склад обрабатывает по меньшей мере три вида материальных потоков: входной, внутренний и выходной. Во входной поток входит разгрузка транспорта и приём товаров, проверка их количества и качества. Во внутренний поток входит размещение и перемещение товаров на складе. В выходной поток — подготовка товаров к отправлению, погрузка в транспорт [1].

К основным функциям складов нужно отнести:

1. Комплектование необходимого ассортимента товаров в соответствии с заказом потребителей.

Данная функция выполняется на всех стадиях движения материального потока, во всех функциональных областях логистики. В снабженческой и производственной логистике эта функция направлена на обеспечение производственного процесса всеми необходимыми материально-техническими ресурсами. Особое значение приобретает эта функция в распределительной логистике. Склады торговли осуществляют преобразование производственного ассортимента в торговый (потребительский). Торговый ассортимент отличается от производственного тем, что включает в себя широкий перечень товаров, различающихся размерами, фасонами, моделями, формами, цветом и так далее. Это означает необходимость распаковки грузов, поступающих от различных производителей, их сортировки, комплектования новых партий, упаковки, затаривания, маркировки и так далее.

1. Концентрация запасов, их складирование и хранение.

Реализация этой функции позволяет выравнивать временную разницу между выпуском готовой продукции и ее потреблением, обеспечивать непрерывный производственный процесс и бесперебойное снабжение потребителей. В снабженческой и распределительной логистике концентрация запасов, их складирование и хранение могут быть вызваны сезонностью спроса и предложения на товары, необходимостью накопления запасов товаров для отгрузки в районы, где отсутствует их производство, а также создания государственных резервов.

Выполнение этой функции сопряжено с проведением целого комплекса работ по размещению товаров на хранение и требует создания определенных условий для обеспечения сохранности качества товара (температурный режим, влажность, товарное соседство и так далее).

1. Унитизация (объединение) партий отгрузки товаров.

Эта функция складов связана с тем, что многие потребители заказывают мелкие, нетранзитные партии товаров. Это значительно увеличивает издержки, связанные с доставкой таких грузов. Для эффективного использования транспортных средств и сокращения издержек склады осуществляют унитизацию небольших партий в более крупные, предназначенные для нескольких клиентов одновременно.

1. Оказание логистических услуг.

Выполнение данной функции связано с оказанием клиентам различных логистических услуг, которые обеспечивают фирме высокий уровень обслуживания потребителей. В их числе: подготовка товаров для продажи (маркировка, фасовка продукции, распаковка, загрузка контейнеров), проверка функционирования весоизмерительных приборов, транспортно-экспедиционные услуги, придание продукции товарного вида, предварительная обработка товаров и так далее [1].

Однако без персонала нельзя обойтись ни в одной сфере, в том числе и в складском учёте предприятия, поэтому перечислим основные отделы и должности, обеспечивающие его:

• Генеральный директор. Принимает важные управленческие решения, определяет стратегию развития компании, руководит её финансовой и хозяйственной деятельностью, организовывает работу отделов и должностей, ведёт переговоры с крупными поставщиками.
• Бухгалтерия. Ведёт учёт финансовой и хозяйственной деятельности компании. Ответственна за документацию и составление отчётов о всей деятельности для собственников, директора, налоговых и страховых органов.
• Отдел по работе с клиентами. Выявляет потенциальных клиентов, ведёт с ними переговоры, знакомит с продукцией, помогает с выбором товара. Заключает договоры заказов и контролирует их надлежащее исполнение. Поддерживает связь с уже существующими клиентами.
• Курьерская служба. Отвечает за доставку товаров клиентам.
• Отдел по работе с поставщиками. Проводит переговоры и заключает договоры с поставщиками. Согласует график поступления товаров на склад. Отвечает за доставку товара от поставщиков. Определяет минимальный остаток товара и обеспечивает необходимое наличие товара. Ведёт статистику продаж всех товаров.
• Менеджер склада (кладовщик). Отвечает за принятие товаров на склад, их проверку, размещение, хранение, комплектование и выдачу. Проверяет и составляет необходимую сопутствующую товарам документацию. Участвует в проведении инвентаризации.
• ИТ-отдел. Обеспечивает работоспособность локальной вычислительной сети, сайта и автоматизированных систем компании, а также исправную работу электронной техники.
• Грузчики. Ответственны за разгрузку, перемещение и погрузку товаров.
• Упаковщики. Упаковывают товары для их дальнейшей отправки клиентам.
• Складские работники. Помогают маркировать и сканировать товары при поступлении. Также участвуют в инвентаризации.

Также нельзя не сказать про документацию. В её состав входят списки заказов, накладные, акты, ордеры и чеки, а также должностные инструкции.

Теперь опишем весь бизнес-процесс складского учёта:

Отдел по работе с клиентами принимает заказы на товары и формирует список заказов. Обычно товары имеются на складе, и список заказов передаётся кладовщику, он даёт указания грузчикам переместить товары из зоны хранения или со стеллажей в зону сборки заказа, где упаковщики упаковывают и подготавливают товары для отправки, или в зону выдачи. Далее кладовщик подготавливает накладные и чеки.

Если же требуемых товаров нет на складе, то список передаётся в отдел по работе с поставщиками. Сотрудники связываются с поставщиками, заказывают требуемые товары. Затем кладовщику передаётся список заказанных и ожидаемых товаров от поставщиков. Когда поставщики доставляют товары на склад, кладовщик проверяет товары на целостность, сверяет их количество со списком. Также проверяет накладные на товары, подписывает приходной ордер и акт принятия товаров. Передаёт чеки в бухгалтерию для оплаты. Заказанные клиентами товары грузчики перемещают в зону сборки или зону выдачи. Остальные товары размещают в зонах хранения или на стеллажах.

Бухгалтерия и отделы по работе с поставщиками и клиентами в своей работе используют информационные системы. На складе имеется база данных, в которую вносится вся информация о товарах и изменении их состояния. Однако база данных не имеет прямой связи с информационной системой отдела по работе с клиентами. Из-за этого список заказов передаётся кладовщику с запозданием. В работе склада, да и в логистике вообще, любое запоздание и трата времени негативно влияют на имидж компании и на степень удовлетворённости клиента, что, в свою очередь, отражается на прибыли.

2.2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

От правильной постановки задачи зависит успех всего проекта. Ведь если ошибиться на этом этапе, то разработка моделей может пойти в совсем другом направлении, что не позволит увидеть полную картину производственного процесса на предприятии и реализовать весь потенциал его моделирования.

Принимая во внимание изученную предметную область определим дальнейшие действия:

1. Для начала, в соответствии с методологией моделирования IDEF0, необходимо построить контекстную диаграмму и диаграмму декомпозиции.
2. После, нужно построить модели следующих существующих бизнес-процессов складского учёта компании «Восход», то есть модели «Как есть»:

• Приём товара на склад
• Выдача товаров со склада
• Инвентаризация

1. Затем необходимо проанализировать получившиеся модели и предложить решения по улучшению и оптимизации бизнес-процессов.
2. В заключительном этапе, на основе предложенных решений построить новые модели бизнес-процессов складского учёта «Как должно быть» и дать оценку произведённым мероприятиям.

3. МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

3.1. ВЫБОР СРЕДСТВА ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

При моделировании бизнес-процессов нельзя обойтись без программных средств. На сегодняшний день на рынке они представлены достаточно хорошо. Поэтому необходимо проанализировать предлагаемые варианты и найти средство, поддерживающее методологию моделирования IDEF0, которое позволит смоделировать бизнес-процессы с предельной точностью и без существенных затрат по времени на разработку моделей.

Для сравнения возьмём три средства для моделирования: Visio от компании Microsoft, Oracle Designer от компании Oracle Corporation и AllFusion Process Modeler (BPwin) от компании Computer Associates (CA).

Visio является графическим инструментом для представления различных диаграмм и схем. С его помощью можно создавать модели процессов и показывать комплексные данные в удобном виде. Имеется поддержка методологий IDEF. Интерфейс довольно прост и удобен. Однако Visio, не смотря на широкие возможности по графическому оформлению диаграмм и схем процессов, имеет ряд существенных ограничений и поэтому не является полноценным CASE-средством.

Oracle Designer представляет собой мощное средство и предлагает интегрированное решение не только для моделирования бизнес-процессов, но и разработки систем корпоративного уровня. Применение единого репозитория, делает возможным использование любых его компонент для быстрой разработки приложений. Удобный интерфейс, поддержка методологий IDEF, DFD, UML, BPMN, возможность генерации отчётов в форматах HTML, PDF, RTF, SPREADSHEETS, XML — далеко не все преимущества Oracle Designer, которые ставят его на одну ступень с лучшими CASE-средствами на рынке.

AllFusion Process Modeler (BPwin) является современным и эффективным инструментом для моделирования бизнес-процессов. Он поддерживает такие методологии, как IDEF и DFD. Предельно понятный и удобный интерфейс позволяет с лёгкостью и быстротой спроектировать визуализированные модели процессов предприятия, декомпозировать их до нужной степени представления, а затем найти решения по оптимизации. AllFusion Process Modeler также позволяет организовать многопользовательскую среду для целого коллектива разработчиков и экспертов. может применяться не только для создания моделей процессов небольших офисов, но и для целых подразделений крупных компаний. Ко всему вышеперечисленному можно добавить возможность генерации отчётов в формате HTML, RTF, TXT, PDF. Все эти функции позволяют утверждать, что AllFusion Process Modeler является одним из лучших CASE-средств. И именно этот инструмент будет использоваться в курсовой работе [2].