Файл: Разработка регламента выполнения процесса ''Складской учет'' (Изучение предметной области и постановка задачи. Моделирование бизнес-процессов).pdf

3.2. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»

Модели «AS-IS (Как есть)» отражают текущее положение дел на предприятии. Как уже было сказано, построение моделей такого типа помогает определить наиболее слабые и малоэффективные места в деятельности компании.

На основе информации, полученной при изучении предметной области, построим контекстную диаграмму модели (Рисунок 2):

Рисунок 2. Контекстная диаграмма модели складского учёта (AS-IS)

Входными потоками в складском учёте компании «Восход» являются: список заказанных у поставщика товаров, накладные на них от поставщика, приходные ордеры и акты приёма, информация о заказах клиентов.

Потоками управления являются: должностные инструкции, определяющие, какие обязанности у того или другого сотрудника, приказы, правила приёма и выдачи товаров, инструкция по работе с базой данных.

Потоками механизмов являются: кладовщик, складские работники, фасовщики, грузчики и база данных.

Выходными потоками являются: чеки на оплату, накладные клиентам на товары и сами товары.

Теперь проведём процедуру декомпозиции контекстной диаграммы модели (Рисунок 3):

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции модели складского учёта (AS-IS)

Складской учёт разделяется на три блока — учёт поступивших товаров, хранение товаров, учёт выдачи товаров. Блок «Учёт поступивших товаров» преобразует входные потоки «список заказанных товаров», «ордеры и акты», «накладные от поставщика» в поток «информация о размещении товаров», который поступает в блок «Хранение товаров». Блок «Хранение товаров» преобразует поток «информация о размещении товаров» в поток «информация о хранящихся товарах», который поступает в блок «Учёт выдачи товаров». Блок «Учёт выдачи товаров» преобразует потоки «информация о заказах» и «информация о хранящихся товарах» в выходные потоки «чек», «накладные клиентам» и «товары клиентам».

Складские работники отвечают за учёт поступивших товаров, фасовщики и грузчики отвечают за учёт выдачи товаров. Кладовщик отвечает за все три блока. База данных поддерживает все три блока, соответственно инструкция тоже распространяется на эти блоки.

Переходим к ещё одному этапу декомпозиции — декомпозиции блока «Учёт поступивших товаров (Рисунок 4):

Рисунок 4. Учёт поступивших товаров (AS-IS)

Кладовщик осуществляет приём товара, его проверку и проверку накладных, помогает складским работникам вносить данные в базу данных и подготавливает товары к размещению и определяет, где их следует расположить. Складские работники маркируют товар штрихкодами, затем сканируют их и вносят данные в базу данных. Грузчики после указаний от кладовщика размещают товар на стеллажах. После этого подтверждается его размещение в базе данных.

Должностные инструкции, а также приказы, правила приёма и выдачи управляют всеми блоками. Инструкция по базе данных управляет блоками «Внесение данных о товарах» и «Подготовка к размещению».

Следующей задачей на очереди будет декомпозиция блока «Учёт выдачи товара» (Рисунок 5):

Рисунок 5. Учёт выдачи товаров (AS-IS)

Кладовщик обрабатывает заявки, затем осуществляет поиск товаров сначала в базе данных, а потом на складе. Грузчики перемещают нужные товары в зону комплектации, где фасовщики комплектуют заявки. Затем грузчики перемещают укомплектованные товары в зону выдачи или загружают в грузовой транспорт, а кладовщик подготавливает накладные. В базе данных списывается количество проданных товаров.

Должностные инструкции, и приказы, правила приёма и выдачи управляют блоками «Обработка заявки», «Комплектация», «Погрузка/выдача». Инструкция по базе данных управляет блоками «Поиск товара» и «Погрузка/выдача».

Отдельно построим диаграмму инвентаризации (Рисунок 6):

Рисунок 6. Инвентаризации склада компании (AS-IS)

Когда необходимо провести инвентаризацию, издаётся приказ о её проведении, где указывается дата, сроки и цель инвентаризации. Также указывается состав инвентаризационной комиссии и счётной группы.

За 1 день до инвентаризации приостанавливаются процессы приёма/выдачи товара и все остальные. В день инвентаризации счётной группе выдаются счётные листы, в которые сотрудники записывают данные после сверки базы данных. Затем пересчитывают товары на складе вручную, также занося данные в счётные листы. После полного пересчёта, инвентаризационная комиссия составляет отчёты и ведомости, в которых указывается результат проведённой инвентаризации [5].

Должностные инструкции управляют блоками «Сверка баз данных», «Ручной пересчёт» и «Подготовка отчётов и ведомостей». Инструкция по базе данных управляет блоком «Сверка баз данных».

На этом построение моделей «AS-IS (Как есть)» можно считать законченным и можно переходить к предложению решений по улучшению бизнес-процессов.

3.3. ПРЕДЛАГАЕМЫЕ РЕШЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Анализируя полученные модели, можно сказать, что складском учёту компании «Восход» действительно не хватает автоматизации процессов. В частности, на кладовщика приходится довольно много обязанностей, которые можно сократить. Тем самым не только кладовщик будет работать более продуктивно, но и сам склад.

Решением в данной ситуации будет добавление в работу склада автоматизированной системы. Наиболее подходящими информационными системами для автоматизации работы склады являются WMS системы.

Аббревиатура WMS расшифровывается как Warehouse Management System, то есть Система Управления Складом. Система представляет собой программу с такими полезными и нужными функциями, как:

• автоматическая идентификация товаров со штрихкодами;
• контроль исполнения складских операций;
• диспетчеризация;
• определение места для размещения товаров;
• расчёт приоритетности распределения товаров
• резервирование заказанных товаров;
• формирование заданий работникам склада;
• объединение складских операций;
• расчёт вариантов отгрузочных единиц и упаковки товаров с учетом их размеров и условий перевозки;
• ведение документооборота [7];

Внедрение системы управления складом принесёт следующие результаты:

• За счёт упорядочивания технологических процессов работы с материальными потоками и автоматизированных механизмов адресного хранения WMS система будет обеспечивать высокую точность информации о количестве товаров и их размещении.
• Повысится производительность склада, увеличится и ускорится товарооборот. Оптимизация эксплуатирования складских площадей, расширит вместимость склада на 5-20% путем автоматизированного определения грамотной размещения грузов. WMS система также может рационально высчитывать размещение грузов в транспорте с учётом габаритов товаров.
• Сократится время выполнения складских операций. Благодаря использованию WMS системы производительность труда работников увеличится на 20-30%. Автоматизация сведёт к минимуму непредвиденные ситуации и поможет сотрудникам справиться с ними.
• Снизятся эксплуатационные издержки, так как управление погрузочной техникой и оборудованием осуществляется более рационально [8]. WMS система может строить оптимальные маршруты для погрузчиков, что снизит количество перемещений и суммарный пробег.

3.4. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

Используя предложенное решение по внедрению системы управления складом в деятельность компании «Восход», построим оптимизированные модели «TO-BE (Как должно быть)».

Начнём с построения диаграммы «Учёт поступивших товаров» (Рисунок 7):

Рисунок 7. Учёт поступивших товаров (TO-BE)

Кладовщик осуществляет только приём поступивших товаров и их проверку с накладными. Ему теперь не нужно присутствовать при внесении данных о товарах и определять, где разместить поступившие товары. При маркировке товаров штрихкодами и их сканировании сотрудниками, WMS система сама занесёт данные о товарах в базу данных, а затем определит, в каком месте склада разместить товары, передав информацию об этом грузчикам и проследив за ходом выполнения операции.

Следующим на очереди будет построение «TO-BE» диаграммы «Учёт выдачи товаров» (Рисунок 8):

Рисунок 8. Учёт выдачи товаров (TO-BE)

При поступлении заявок, WMS система обрабатывает их, затем находит нужные товары, резервирует их, рассчитывает размерность и вид упаковки и передаёт информацию грузчикам, которые перемещают нужные товары в зону комплектации. Там фасовщики фасуют товары в нужную упаковку и комплектуют заказы. После этого грузчики перемещают товары в зону выдачи или загружают в транспорт. Кладовщик подготавливает накладные на товары и чеки с помощью системы. Однако после этого работа не прекращается, так как система производит расчёт статистики заказанных товаров. Эта статистика поможет определить, какие товары чаще всего приобретают клиенты, а также их минимальный остаток. Если товары его достигнут, то их необходимо заказать снова.

Последним действием будет построение оптимизированной модели инвентаризации (Рисунок 9):

Рисунок 9. Инвентаризации склада компании (TO-BE)

Счётной группе больше не нужно самим проводить сверку баз данных, WMS система проведёт проверку автоматически. Сотрудникам остаётся только ручной пересчёт товаров. Также система подготовит часть отчётов сама. Это позволит сократить время инвентаризации и возобновить работу склада раньше.