Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( основы оптимизации бизнес-процессов предприятия).pdf

Формулировка целевой функции.

Также есть возможность применять два метода оптимизации согласно поставленным перед ней задачами.

Локальные методы оптимизации. Они сведены к нахождению локального экстремума целевой функции. В случаях с унимодальной целевой функцией этот экстремум единственный и называется глобальным минимумом или максимумом, в зависимости от установленной цели.

Глобальные методы оптимизации. Они используются, когда моделируются многокритериальные целевые функции. При глобальном нахождении главная задача – это определение тенденций глобального поведения целевой функции.^[6]

Также необходимо определить три укрупненные группы методов оптимизации: детерминированные, стохастические, комбинированные. По критерию размерности допустимого множества оптимизационные методы следует детализировать на многомерные и одномерные, когда речь идет о применении нескольких неизменяемых и изменяемых переменных.

1.2 Моделирование и оптимизация процессной архитектуры

Использование процессного подхода к моделированию процессов компании для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов согласно определению предпочтительного варианта технологического процесса предполагает конкретный алгоритм.

Первый шаг оптимизации главных процессов – это разработка родительской диаграммы, характеризуемая производственную деятельность компании. Входами являются финансовые, информационные и материальные потоки.

К примеру, информационным потоком будут сведения о рынке, требуемые для анализа и создания характеристик и объемов производимой продукции для удовлетворения спроса клиентов.

К финансовым потокам следует относить ресурсы, которые обеспечивают деятельность системы производства, а именно, заемный капитал сторонних инвесторов или компаний, собственные средства. Исполняющий механизм этого процесса – это персонал компании - укрупненное значение исполнителей, а также организационно-техническая система.^[7]

Управляющее воздействие процесса обеспечивается ожиданием владельцев предприятия, отраженные в стратегии совершенствования, а также внутренними и внешними регламентирующими документами, положениями и иными ограничительными объектами.

Описание процессов организации следует начинать с формирования диаграммы верхнего уровня при помощи нотации IDEF0, так как она позволит указать структурно-функциональные связи внутри компании. Декомпозируя процессы на дальнейший уровень, реализуется переход от стратегического представления о процессах к функциональным.

На функциональном уровне замечены блоки процессов, отвечающие за разные функции, которые обеспечивают деятельность компании. Так как эта диаграмма предоставляет укрупненное представление о функционировании компании, чтобы понять структуру деятельности внутренних процессов, необходимо провести декомпозицию более низкого уровня. Это позволит определить отрицательные моменты нынешней структуры и оптимизировать её.

Декомпозиция процессов на дальнейший уровень позволяет реализовать переход от стратегического представления о процессах к функциональным. Описав процессы функционального уровня, необходимо рассмотреть декомпозицию до операционного уровня для выявления и определения производственных потерь.

Описав архитектуру производственных процессов до уровня декомпозиции определенного процесса, можно найти дублирование производственных действий или прочие проблемы функциональной организации рабочих процессов. Данный алгоритм описания процессов позволяет определить процессы с вероятным уменьшением потерь временных и материальных ресурсов. Затем предлагается применять регрессионный анализ, что позволит согласно статистическим данным функционирования компании определить взаимосвязь между итогами выполнения процессов и объемом приобретаемой прибыли от каждого из них. Полученная информация объединяется в единую целевую функцию с целевым параметром валовой прибыли за единицу периода.^[8]

Для формирования модели применяется трехфакторная линейная модель оптимизации следующего вида:

(1)

В этой формуле Р - целевое значение функции, показатель, который необходимо оптимизировать. Значения n1, n2, n3 – первоначальные коэффициенты, которые отражают силу влияния изменений закрепленной за ней переменной. Это независимые постоянные значения. х1, х2, х3 - переменные значения функции, при комбинировании которых будет реализовываться оптимальное определение параметров, при которых значение Р будет достигать своего наибольшего/наименьшего значения, в зависимости от установленной задачи оптимизации.

Имея установленную задачу в этом виде, возможно, корректируя значения х1, х2, х3, приобрести нужный экстремум. Но, моделируя реальные ситуации, можно столкнуться с некоторыми ограничениями, позволяющие менять параметры уравнения только в рамках определенных условий. На этом и основана задача: оптимизировать целевой параметр, согласно имеющимся данным. Система ограничений принимает нижеуказанный вид:

(2)

В этом случае k, m, l – это располагаемые ресурсы, расходуемые на каждую переменную задачи. Общее число ресурсов строго ограничено условиями. Дополнительное ограничение – это совокупность положительных значений ресурсов и целевого показателя и имеет следующий вид:

(3)

Решать эту задачу необходимо, применяя сиплекс-метод, который заключается в поисках вершин выпуклого многогранника, последовательно перемещаясь и корректируя значения параметров так, чтобы целевой параметр Р принимал наибольшее допустимое значение в пределах определенной задачи оптимизации.^[9] Первоначальное уравнение выявляется путем аккумуляции данных, позволяющие сформулировать тип и степень зависимости целевого показателя от прочих. Наиболее распространенный вариант этой модели – это применение двух переменных факторов от целевого показателя. Данная модель поддается формированию путем парного регрессионного анализа. Итак, модель принимает следующий вид:

(4)

Для создания этой задачи необходимо отыскать целевое уравнение и его коэффициенты. Необходимо применять инструменты регрессионного анализа для формирования двухфакторной модели. Отследить производственные параметры по вариантам за прошлые периоды, определить доли получения полезного эффекта от осуществления отдельного варианта.

К примеру, если по результатам регрессионного анализа чистая прибыль компании прямым образом зависима от рабочего центра, для которого реализуется определение процесса, и выявлена величина приобретаемого дохода при использовании отдельного варианта, прибыль – это ключевой целевой показатель. Тогда целевое уравнение принимает нижеуказанный вид:

(5)

где Р - прибыль компании от продажи единицы готовой продукции; Х1 – число выпущенных единиц продукции, детали которых произведены на участке роботизированной сварки; Х2 – количество выпущенных единиц продукции, детали которых произведены на участке сварки на полуавтоматических машинах.

Итак, создается цель установленной задачи: отыскать такие значения х1 и х2, при которых целевое значение Р будет наиболее возможным в определенных производственно-технических условиях. На рисунке 3 указана область допустимых решений графическим образом.

Рисунок 3 – Отражение ресурсного ограничения на графике

Если спроецировать решение задачи оптимизации на двумерную плоскость, в которой зависимость числа выпуска одной продукции от количества прочей отражена линейно, совокупность ограничений на плоскости формирует многоугольник, площадь которого определят область допустимых решений задачи оптимизации.^[10] То есть любое соотношение аргументов х1 и х2 приводит к определенному результату, удовлетворяя всем указанным условиям. Чем большее число ограничений включается в модель, тем больше вершин многоугольника будет представлять экстремальные решения задачи оптимизации.

2. Задачи оптимизации бизнес-процессов при использовании процессного подхода

2.1 Варианты решения задачи оптимизации бизнес-процессов

Эффективным решением задачи оптимизации является применение "процессного подхода" и "8D методики командного решения проблем".

8D Методика (8 Discipline) — это методика решения локальных проблем в процессах.

Метод 8D также известен как: Ford 8D, Global 8D или TOPS 8D.

Метод 8D разработан в компании «Форд» и представляет из себя 8 последовательных шагов решения проблемы, причины которой полностью или частично неизвестны. В методике 8D применяются командный, процессный, проблемный и аналитический подходы.

Каждый шаг (этап) метода 8D имеет в своем наименовании букву D, что означает Discipline (Дисциплина).

D0 — Выявление проблемы и формирование плана.

D1 — Разработка команды.

D2 — Описание проблемы.

D3 — Сдерживание проблемы.

D4 — Анализ проблемы.

D5 — Формирование корректирующих мероприятий.

D6 — Внедрение и валидация корректирующих действий.

D7 — Подготовка предупреждающих действий.

D8 — Закрытие мини проекта 8D.

Метод 8D является методологией решения проблем для улучшения процесса или продукта. Она структурно включает в себя 8 дисциплин, подчеркивая синергию группы. Методика 8D представляет собой командную работу. Предполагается, что группа, в целом, более эффективна, чем качественная сумма отдельно взятых ее участников

.

Рисунок 4 – 8D Методика

При использовании данной методики необходимо начать с наблюдения и фиксации.

Изучение процесса с целью его оптимизации (улучшения) следует рассматривать как проект. На старте проекта необходимо обозначить цели, назначить руководителя проекта и аналитика, определить фокус-группу (обычно входят руководители направлений/подразделений, эксперты), обозначить границы проекта (какие процессы подлежат изучению), разработать план встреч и действий.

Для изучения процессора лучше назначить на роль аналитика независимого эксперта, для которого тема изучения будет новой, т.е. нужен "взгляд со стороны", новый опыт (сотрудник, выполняющий ежедневно определенные операции, адаптируется к ним и часто не замечает "проблемные места"). Аналитик может быть как сотрудником организации, так и от приглашенной (консалтинговой) компании.^[11]

Рассмотрим ситуацию, когда стоит задача оптимизации и сокращения затрат/потерь без необходимости разработки официальных документов, предназначенных для проверяющих органов (например, в соответствии с требованиями ИСО), а для организации быстрых и обоснованных улучшений или сокращения расходов.

Обследование начинается с изучения имеющейся документации (регламентов, инструкций, нормативной документации и т.д.) и сбора информации. Сбор информации возможно организовать в виде анкетирования, встреч, но самое эффективное - это личное присутствие аналитика на рабочих местах всех вовлеченных в процесс сотрудников для изучения их действий.

Беседа с руководителем. Руководитель направления описывает "общую картину" подведомственных ему подразделений: внешние и внутренние коммуникации, организационную структуру (распределение функциональности), цели и задачи, полную цепочку последовательности действий (без деталей), отчетность, статистику.

Изучение действий исполнителей на рабочих местах. Сотрудник на каждом участке работ подробно рассказывает и показывает последовательность своих действий, формы документов, которые использует в работе и формирует (входы-выходы), куда и как передает информацию/документацию, с кем взаимодействует, какие программные средства использует, последовательность работы в интерфейсах используемых систем. На этом этапе делаются замеры времени, затрачиваемое на выполнение операции; выявляются проблемы при осуществлении операции; а также обсуждаются возможные пути решения проблем.