Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( основы оптимизации бизнес-процессов предприятия).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В нынешних экономических условиях компании и предприятия испытывают конкретные трудности деятельности, которые связаны с кризисными явлениями в отечественной и мировой экономике. Для поддержания своей конкурентоспособности, компании следует снижать затраты, управлять потоками ресурсов, увеличивая доходы. Речь идёт как о организационных и временных, так и о материальных потерях, которые возникают при работе компании. С учетом того, что производственное предприятие, которое разрабатывает и производит инновационную продукцию – это сложная система, а также уровень совершенствования и широту применения информационных технологий, целесообразно рассматривать ее элементы в качестве системы функционирующих бизнес-процессов в пределах процессного подхода. Процессный подход в управлении определяет, что объект управления в компании – это процессы организации.

Внедрение инновационных технологий производства, что является необходимым условием усиления и сохранения конкурентных позиций на рынке, сопряжено с большими расходами, в связи с этим, компании вынуждены искать варианты уменьшения производственных расходов без потери качества производимых товаров. Традиционно при принятии решения о внедрении новой технологии определение варианта технологического процесса реализуется на основе определения технико-экономических показателей эффективности и нормативов. Но использование процессного подхода позволит как реализовать такое определение, так и провести оптимизацию бизнес-процессов. Регламентация процессов предоставляет ясное понимание того, как действует компания, позволяет увидеть и свести к минимуму процессы, которые не создают ценности для клиента, а следовательно, уменьшить собственные затраты и получить конкурентное преимущество на рынке.

Особенности процессного подхода в управлении компаниями и предприятиями в значительной степени указаны в зарубежной и отечественной литературе. Известен труд Дж. Чампи и М. Хаммера «Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе», в котором рассмотрена методология реинжиниринга, определен опыт глобальных компаний по организационной перестройке предпринимательства. Дж. Чампи и М. Хаммер предлагают инструментарий, который гарантирует значительную экономию временных и производственных расходов, который формирует предприятие нового типа, ориентированного на достижение значительных конкурентных позиций.

Несмотря на разнообразие подходов к процессу управления компаниями, формированию и внедрению процессного подхода в практику их работы, остается несколько актуальных вопросов, которые связаны с необходимостью создания технологий, механизмов и методов оптимизации бизнес-процессов компании. Выделение, управление и описание бизнес-процессами компании, в соответствии с концепцией реинжиниринга, осуществляет управленческую методологию, которая позволяет значительно увеличить эффективность деятельности компании в целом. Традиционно реинжиниринг организации рекомендуется проводить для полной перестройки функционирования компании в случае угрозы банкротства, перепроектирования бизнес-процессов в системе антикризисных мер и для развития процессного управления эффективного предприятия для увеличения конкурентоспособности и устойчивости.

Цель исследования: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения установленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть подходы и методы оптимизации бизнес-процессов предприятия;

- выявить моделирование и оптимизацию процессной архитектуры;

- определить варианты решения задачи оптимизации бизнес-процессов;

- выявить потери при процессном подходе оптимизации бизнес-процессов.

Структура исследования состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Теоретические основы оптимизации бизнес-процессов предприятия

1.1 Подходы и методы оптимизации бизнес-процессов предприятия

Оптимизацию бизнес-процессов следует начинать с их уровневого описания. Сегодня наиболее широко применяется довольно ограниченное число методик описания бизнес-процессов. Структурное моделирование и структурный анализ (SA/SD), осуществляя принципы функциональной декомпозиции, используются при проектировании информационных систем. Наиболее широко применяемая для описания процессов организации – это нотация IDEF0. Её особенностью состоит в возможности функционального моделирования бизнес-процессов. Данный подход позволяет отразить все выходы, входы определенной бизнес функции. У этого стандарта имеется несколько жестко регламентированных правил формирования, что делает его наиболее читаемым и унифицированным для тех, кто знаком с этой нотацией.^[1]

Подготовленная ещё в 60-е годы военными американскими ведомствами для описания трудных технических систем, нотация хорошо зарекомендовала себя в качестве инструмента детального и подробного описания бизнес-структуры. Но нотация имеет довольно большое число ограничений и требований при непосредственном моделировании процессов, которое обусловлено особенностями графической интерпретации.

Тщательная информация о формировании моделей бизнес-процессов с определенными примерами рассмотрена в трудах Репина В.В., Елиферова Е.Г. Использование инструментов моделирования бизнес-процессов заключается в управлении информационными потоками, которые циркулируют в контуре бизнес-модели компании. Информационные потоки являются совокупностью информационных данных, которые перемещаются между исполняемыми функциями.

Рисунок 1 – Семантика языка IDEF0

Они детализируются на три подгруппы: предписывающая, ограничительная, описательная.

Ограничительная информация - сообщает процессу то, чего делать не нужно. Она находится в подзаконных актах, нормативно-правовых документах, стандартах, регламентах и носит обязательную к соблюдению структуру данных.

Предписывающая информация - иначе, выявляет, при каких условиях и когда необходимо преобразовать объект. Это может быть инструкция на рабочем месте, технологический процесс, руководство и иные документы.

Прочий инструмент описания бизнес-процессов компании – это нотация ARIS EPC. В отличие от нотации IDEF0, эта нотация определяет хронологический поток исполняемых работ и необходима для описания процедур на определенных рабочих местах.^[2]

Главными элементами также являются функции, но на входе и выходе каждой из них выступают события, являющиеся параметрами, которые характеризуют начало и завершение процесса. Она подготовлена в 1990 г. профессором Саар Август Вильгельмом Шеером в качестве части комплексной методологии процессного моделирования ARIS.

Рисунок 2 – Методология ARIS

Для комплексного описания бизнес-процессов на всех уровнях с целью дальнейшей оптимизации необходимо применять нотацию IDEF0 для описания укрупненного описания процессов, а после детализировать и дополнить описание определенных функций, применяя инструменты ARIS.

Оптимизация бизнес-процессов компании связана с определением объектов оптимизации. Возможные объекты операционной эффективности: время отклика на определенное событие; объем транзакций; потери в временном и ресурсном выражении.

Финансовая эффективность: стоимость отдельного подпроцесса в трудовом, сырьевом, финансовом выражении; стоимость отходов, проданной продукции и определение экономии от внедренного управленческого или технологического решения.^[3]

Данный перечень может дополниться прочими показателями в зависимости от целей оптимизации при внедрении процессного подхода. Оптимизация является модификацией системы для увеличения её эффективности.

Формулирование задачи оптимизации предполагает формулировку критериев оптимальности и параметров достижения итога. Графическая модель оптимизации является областью решений в виде выпуклого многоугольника, отдельная из вершин которого является локальным экстремумом функции. В случае формирования модели с двумя и более факторами и решением задачи симплекс-методом сфера допустимых решений будет являться выпуклым гипермногогранником, разработка которого возможно только в условных значениях координат.

Симплекс-метод следует относить к численным методам оптимизации и предполагает дополнение целевой функции фиктивными переменными, с помощью которых система ограничений формируется в систему уравнений, которую необходимо решить, проходя конкретное количество итераций.

Имея в виду, что оптимизация является нахождением экстремума установленной целевой функции, следует выявить целевую функцию и переменные, которые влияют на состояние системы. Целевые показатели – это время исполнения процесса, стоимость процесса, а также его производительность.

Качество итогового результата процесса следует оценивать с помощью изучения рекламаций к нему, т.е. официальных жалоб потребителей, неудовлетворенности руководителя предприятия, а также аргументов, которые при этом применяются. Следует предусмотреть параметры, на которые должен акцентировать внимание отдельный специалист, являющийся ответственным за процесс взаимодействия с агентами и клиентами. К примеру, речь может идти о подготовке технологии перехода от нестандартных контрактов к типовым, определении шагов, которые следует сделать, чтобы получить итоговый результат.

Качество промежуточных итогов оценивается также. Критерии оптимальности в этом случае – это удобство исполнителя дальнейшей процедуры, а также менеджера процесса. Содержательность действий исполнителей является следующим параметром, которому необходимо уделить внимание. Оптимальная процедура требует наименьшего набора действий, при этом тщательно понятно содержание и описаны правила.^[4]

Если все расположено в определенных рамках, то процесс контроля действий занимает конкретное время, а каждый выход за него должен означать лишь наличие исключения и, следовательно, начало процедуры по обработке данного исключения. Кроме этого, необходимо определить типы действий, которые совершает исполнитель, так как они отличаются по временным и трудовым затратам:

• ознакомление – наименьшие расходы времени, уведомление о получении сведений;

• сверка - средние расходы времени, проверка по заранее установленным параметрам и существующим данным;

• преобразование – наибольшие расходы времени, приобретенные сведения требуют проверки, одних только существующих в базах данных сведений недостаточно для принятия решения.

Для оценки схемы процесса следует выявить показатели, по которым будет совершаться оценка, а также критерии, которые принимаются за нормативы. Актуальными показателями при моделировании процессов будут:

• количество выходов (в иные процессы) - один при корректном ходе процесса, еще два-три - по исключениям;

• количество входов - один унифицированный вход (в качестве оптимального количества);

• число вероятных исключений – наименьшее, т.к. исключение является угрозой для управляемости процесса, но их следует предусматривать;

• количество процедур в процессе – менее 10, в связи с тем, что в данном случае ими еще можно успешно управлять и контролировать;

• количество задействованных работников и отделов - в оптимальном варианте - наименьшее.^[5]

Постановка задачи оптимизации предполагает отражение критериев её оптимальности, переменных параметров, которые будут применены для определения значений. Для проведения процедуры необходимо исполнить нижеуказанные этапы:

Выявить границы системы оптимизации. На этом этапе необходимо исключить связи объекта оптимизации с внешним миром, имеющие несущественное влияние на ее результат, то есть факторы, включение которых в модель не нужно и нецелесообразно.

Определить управляемые переменные. На этом этапе следует зафиксировать неуправляемые переменные, которые будут указаны в модели в течение всего оптимизационного процесса. Принято включать изменяемые переменные, значения которых будут корректироваться из области допустимых решений.

Выявить имеющиеся ограничения на управляемые переменные в форме неравенств или равенств.

Определение числового критерия оптимизации, т.е. показателя эффективности.