Файл: Описание реализации информационной системы автоматизации. Проектирование интерфейса.pdf

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемой за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности организации, ее информационными потребностями. Если организация имеет сеть подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Кроме того, значительную часть данного документопотока, так же, как и входящего, составляют информационные (коммуникативные) документы: письма, докладные записки, аналитические обзоры, справки, отчеты, договоры и документы по их выполнению.
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
В составе внутреннего документопотока прежде всего выделяют организационные документы, определяющие задачи и функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности, - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.
Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.
Значительный объем внутренней документации составляет переписка. Она оформляется в основном докладными (служебными) и объяснительными записками.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно удлиняет их путь к исполнителям.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Применение журнальной формы, повторная регистрация и т.д. могут ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.
Движение исходящих документов, как правило, предусматривает участие всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Как правило, наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Это объясняется, с одной стороны, наличием во внутреннем документопотоке документов, которые создаются в единичных экземплярах (положения, регламенты, правила, инструкции и др.), но несут организационные функции и поэтому сложны в подготовке- требуют длительного согласования текста, создаются в нескольких редакциях, проходят значительное количество должностных лиц для визирования, часто должны быть согласованы с другими организациями. В общем объеме документооборота это сравнительно небольшая группа документов, однако порядок их разработки, согласования и утверждения редко бывает регламентирован локальными актами организации. Часто отдельные документы этой группы имеют индивидуальные маршруты движения. Упорядочить движение этих документов сложно в силу их значения для деятельности всей организации.
Вторая причина постоянного роста внутренней документации связана с документированием деятельности отдельных должностных лиц и структурных подразделений: все коммуникации на этих уровнях сопровождаются докладными (служебными) записками. Следствием этого являются ощутимые потери времени при их подготовке, обработке и передаче. Наиболее упорядоченным, как правило, в пределах каждой организации является движение распорядительных документов.
Данные, характеризующие каждый документопоток, позволяют службе документационного обеспечения управления разрабатывать наиболее целесообразные маршруты движения документов и решать задачи как по созданию эффективного движения документов, так и по корректировке и совершенствованию документооборота организации.

Глава 1.1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Выбор операционной системы объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.
Так как разрабатываемая система является конфигурацией для 1С:Предприятие 8.1 то данная система становится центром системы автоматизации учета продаж.
В случае файлового варианта работы кроме операционной системы и самой системы 1С:Предериятие 8.1 никакого другого программного обеспечения не требуется. В случае файлового варианта, работающего в локальной сети программное обеспечение комплекса усложняется с целью обеспечить работу именно локальной сети в случае ее доменной организации. В этом случае один из компьютеров сети должен выступить в качестве сервера, на котором установлена серверная операционная система.
В случае клиент-серверного варианта работы выделение в локальной сети сервера становится уже обязательным. На этом сервере должна быть обязательно установлена серверная операционная система и сервер системы 1С:Предприятие 8. Кроме этого нужен еще один сервер- баз данных. Физически это может быть тот же самый сервер, на котором функционирует сервер системы, а может быть и отдельная машина. В любом случае на нем должен быть установлен сервер базы данных. На клиентских машинах кроме операционной системы и клиентской части системы 1С:Предприятие 8.1 устанавливать не нужно.
В качестве операционной системы, функционирующей на клиентских машинах в случае клиент-серверного варианта работы, равно как и в случае файлового варианта работы целесообразно выбрать операционную систему Windows 2000/XP/Vista/7.
В качестве серверной операционной системы, функционирующей на серверах системы 1С:Предприятие и на сервере баз данных (в случае выделения его в отдельное рабочее место) целесообразно использовать Windows Server 2003 Standart Edition. В качестве сервера баз данных целесообразно использовать MS SQL Server 2005 Standart Edition.
В последнее время все большую популярность приобретают Unix-ориентированные операционные системы, в частности Linux. Серверная часть системы 1С:Предприятие 8.1 также способна функционировать в этой операционной системе, которая с легкостью может заменить на сервере Windows 2003 Server. В этом случае в качестве серверной СУБД целесообразно использовать не MS SQL Server, а PostgreSQL, которая является достойной свободной альтернативой коммерческим СУБД.
Входными документами системы автоматизации предприятия являются прежде всего документы оплаты за обучение, составленные бухгалтером и Документы по успеваемости, составленные преподавателями школы. Эти документы составляются исполнителями в произвольной форме, согласно установившимся в учебном заведении стандартам и вводятся в систему администратором.
Кроме того, входящими документами системы являются документы, поступающие от учащихся. Это банковская выписка об оплате за обучение, и поступление наличных денежных средств в кассу. Формы некоторых из этих документов стандартизированы законодательством РФ, например, приходный кассовый ордер.
Все документы, поступающие на предприятие, движущиеся внутри него и выходящие с предприятия преобразуются в электронный вид системы учета. Любой документ представляется записью в базе данных, а именно в таблице документов с указанием всех его параметров.
Кроме документов входными данными является условно-постоянная информация по структуре предприятия, данные по учащимся и данные по преподавателям, используемой в школе.
Вся эта входная информация в разрабатываемой системе должна храниться в справочниках, наиболее подходящих для хранения условно-постоянной информации. Таким образом, данный вид информации будет храниться в виде справочников. Структура предприятия будет храниться в справочниках:

• организации;
• сотрудники;
• учащиеся;
• группы;
• здоровье.

Сведения о преподавателях, тренерах, руководителях школы хранятся в справочнике Сотрудники.
Сведения об учащихся хранятся в справочниках:

• учащиеся;
• здоровье;
• группы.

Все разработанные справочники, предназначенные для хранения условно-постоянной информации, должны иметь формы списка и формы элемента справочника. Форма списка любого справочника должна быть построена таким образом, чтобы отображать состав записей справочника в виде списка, а если справочник иерархический- то и его древовидную структуру. При этом для каждой записи справочника должны выводиться все ее основные данные. Форма элемента должна отображать полную информацию об элементе справочника включая как основные, так и дополнительные данные. Нужно разработать формы таким образом, чтобы ввод и редактирование информации в них для пользователей был организован максимально удобно и быстро. Электронные документы, введенные в систему, должны храниться в журнале документов. Форма журнала должна позволять просматривать все документы за определенный период с отображением всех основных данных документов. Должна быть возможность наложения условий отбора на список документов по основным данным документов и их сочетаниям. Для просмотра подробной информации о документе необходимо разработать форму документа, где в удобном для пользователя виде отображается вся информация о документе.

Глава 1. 1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ.
Все многообразие программного обеспечения принято делить на две части: общее и специальное ПО. В состав общего программного обеспечения включают операционные системы, оболочки, СУБД и т.д. Специальное ПО представляет совокупность прикладных программ, разработанных для решения конкретных задач.
Операционная система (ОС) в наибольшей степени определяет облик всей вычислительной системы в целом. ОС представляет собой наиболее важную часть программного обеспечения, так как образует среду выполнения для всех остальных программ, будь то система управления базами данных, язык программирования или веб-сервер.
Операционные системы могут различаться особенностями реализации внутренних алгоритмов управления основными ресурсами компьютера, особенностями использованных методов проектирования, типами аппаратных платформ, областями использования и многими другими свойствами.
От эффективности алгоритмов управления ресурсами компьютера во многом зависит эффективность ОС в целом. Поэтому, характеризуя ОС, часто приводят важнейшие особенности реализации функций ОС по управлению процессорами, памятью, внешними устройствами компьютера, процессами. Так, например, в зависимости от особенностей использованного алгоритма управления процессором, операционные системы делят на многозадачные и однозадачные, многопользовательские и однопользовательские, на многопроцессорные и однопроцессорные системы.
К факторам, определяющим выбор конкретной ОС относятся:

• требования к аппаратным средствам – IBM PC-совместимый компьютер;
• поддержка сетевой технологии и, в частности поддержка протоколов TCP/IP;
• надежность;
• быстродействие.

Принимая во внимание тот факт, что выбранная ОС должна работать на платформе IBM PC, выбор, по большому счету, ограничивается двумя вариантами: можно выбрать либо ОС «семейства» MS Windows, или какой-либо свободно распространяемый клон ОС UNIX.
Так как разрабатываемая система имеет серверную часть, а именно сервер баз данных, то нам требуется выбрать две операционные системы: серверную и для клиентских машин.
В качестве серверной операционной системы выбрана Microsoft Windows 2003 Server Standart Edition.
В качестве операционной системы для компьютеров пользователей выбрана Microsoft Windows XP.
СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.
Для реализации данной системы выбрана СУБД Microsoft SQL Server версии 2005. Такой выбор обоснован тем, что система 1С: Предприятие 8.1 в клиент-серверном варианте работы может работать только с данной СУБД – это требование системы 1С:Предприятие. К тому же данная СУБД уже установлена и успешно работает на предприятии.
В качестве специального программного обеспечения используется система 1С:Предприятие 8.1. Эта система используется и в качестве системы разработки и в качестве платформы функционирования разработанной конфигурации.
Далее мы опишем, какие конкретно объекты и механизмы этой системы мы будем использовать для решения задачи дипломного проектирования.
Прежде всего, выделим такие данные разрабатываемой системы, которые принимают одиночные значения и практически не меняются в процессе работы системы. Целесообразно использовать для хранения таких данных объекты конфигурации Константы. Они наиболее подходят для этой задачи.
Еще один объект конфигурации Перечисления мы будем использовать в нашей разработке. Перечисления используются в системе 1C:Предприятие 8.1 для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации.
Для хранения исходных данных разрабатываемой системы целесообразно использовать Справочники. Справочники являются основным механизмом хранения условно-постоянной информации в системе 1С:Предприятие. Справочники используют в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Каждый справочник представляет из себя список однородных объектов, которые называют элементами справочника. Для справочника можно задать структуру- т.е. состав реквизитов справочника. В реквизитах целесообразно хранить свойства объектов информации. В структуру справочника могут входить не только реквизиты, но и табличные части, что приводит к тому, что каждый элемент может иметь не только набор свойств-реквизитов, но и список определенных значений. Справочники могут иметь иерархическую структуру, что полностью позволяет ответить на вопрос как объединить объекты хранимой информации в группы и подгруппы. Одни справочники могут быть подчинены другим, т.е. одной записи в справочнике-владельце может соответствовать несколько записей в подчиненном справочнике. Это позволяет организовать хранение списка значений свойств в подчинении видам свойств. Справочники могут иметь любое количество экранных форм, среди которых особо выделяются форма списка, предназначенная для отображения списка элементов справочника, в том числе в иерархической структуре и форма элемента, в которой выводится подробная информация об элементе, включая все его реквизиты и табличные части. При помощи форм справочников решается вопрос об отражении хранимой информации на экране. Формы имеют программные модули, в которых можно при помощи встроенного языка системы 1С:Предприятие запрограммировать необходимый функционал. Наличие у справочников макетов позволяет легко создавать печатные формы, для вывода их на принтер.
Таким образом, для хранения условно-постоянной информации необходимо для каждой категории этой информации создать справочник, определить его иерархию, состав реквизитов, табличные части и их реквизиты, подчиненность, определить экранные формы и их программные модули, макеты для вывода на печать.
Для фиксации в системе сведений о совершенных операциях целесообразно использовать объект конфигурации Документы. В документе можно создать необходимое количество реквизитов шапки, способных полностью описать все параметры операции. Кроме параметров шапки можно создать необходимое количество табличных частей с собственной структурой. Документ может иметь несколько экранных форм, в которых отображаются все реквизиты, табличные части и дополнительные элементы управления. Экранные формы могут иметь программные модули, в которых можно запрограммировать необходимый функционал документа. При помощи макетов документов можно легко создать печатные формы документов для вывода их на принтер. При проведении документов происходит фиксация данных о выполненной операции. Таким образом, для фиксации события о выполнении операции целесообразно создать документ, определить состав его реквизитов, табличных частей и их реквизитов, состав экранных форм, запрограммировать модули экранных форм таким образом, чтобы обеспечить необходимую логику работы документа, разработать макеты документов для получения печатных форм и в модуле документа запрограммировать проведение документа в соответствии с логикой работы документа.
Система 1С:Предприятие имеет еще один объект конфигурации, который целесообразно использовать в нашей конфигурации- это журналы документов. Журналы документов- это объекты конфигурации, которые предназначены для смысловой группировки документов. Форма журнала документов предоставляет возможность вывода списка документов с необходимыми реквизитами.
Объект конфигурации регистр сведений наиболее подходит для хранения информации о контингенте. Регистры сведений предназначены для хранения информации, развернутой по комбинации измерений. Если требуется хранить историю изменений этой информации, то регистр сведений можно сделать периодическим. Тип хранимой информации в ресурсах регистра сведений может быть как один из примитивных типов данных (число, строка, дата, булево), так и ссылка на объект базы данных (элемент справочника, документ, значение перечисления и др.). Это принципиально отличает регистр сведений от регистра накоплений, в ресурсах которого может храниться только числовая информация, поддающаяся суммированию.
Документы поступления и отчисления учащихся из школы выполняют изменение контингента. Разрабатываемая система должна иметь единое хранилище таких остатков. В качестве такого хранилища целесообразно использовать такой объект системы 1С:Предпориятие 8.1 как регистр накопления. Данный регистр хранит остатки в разрезе групп.

Глава 2. 2.1 Информационная модель системы и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена в приложении 1.
В соответствии с представленной информационной моделью менеджер заполняет справочник Состояние проектов. Далее, используя данные справочников Клиенты, Сотрудники, Города, Фирмы, состояния проектов, изменяет содержание таблицы Проекты. На основании таблицы Проекты и Справочника Состояние проектов менеджер получает экранные формы выходных документов, таких, как список проектов и список этапов выполнения проектов.
В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации: обеспечить сжатие идентификатора, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.
Классификатор- это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. В зависимости от применения они делятся на три группы:

1. общегосударственные классификаторы, используемые во всех отраслях и на всех уровнях управления для повсеместного и одинакового обозначения объектов;
2. отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенной отрасли (ведомства);
3. локальные, используемые в пределах организации или группы организации.

Для полной формализации экономической информации недостаточно простой классификации, поэтому проводят процедуру кодирования.
Кодирование- это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования.
Система кодирования- это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов.
Код- это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Все системы кодирования можно сгруппировать в два подмножества: регистрационных и классификационных систем кодирования.
Требования, которым должны удовлетворять разрабатываемые классификаторы, следующие: