Файл: Описание реализации информационной системы автоматизации. Проектирование интерфейса.pdf

• полнота охвата объектов и признаков классификации каждым классификатором;
• согласованность признаков деления множеств объектов с алгоритмами обработки экономической информации;
• взаимная однозначность наименований объектов и их кодовых обозначений;
• простота кодирования и возможность автоматизации классификации и кодирования;
• возможность увязки с другими классификаторами и системами обозначений;
• эффективность использования классификатора при обработке информации.

В системе используется следующие виды системы кодирования, указаны в приложении 2.

Глава 2. 2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В системе используются справочники, приведенные в приложении 3.
Реквизитный состав справочников приведен в приложении 4.

Глава 2. 2.3 Характеристика результатной информации

Описание результатных документов приведено приложении 5.

Глава 2. 2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разработанном модуле предусмотрен только один пользователь- менеджер. Дерево функций модуля представлено в приложении 6.
На основании дерева функций разработан сценарий диалога, схематически представленный в приложении 7.

Глава 2. 2.5 Характеристика базы данных

В разработанном модуле используется СУБД MS SQL Server 2000. В решаемой задачи используется следующая ER-модель, отображенная в приложении 8, описывающая взаимосвязь таблиц в БД.

Глава 2. 2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработанный модуль включает в себя серверную и клиентскую часть Серверная часть является приложением для взаимодействия с базой данных, клиентская- веб-интерфейсом для ввода данных и получения отчетной информации. Структурная схема пакета представлена в приложении 9.
В ходе написания главы, удалось спроектировать информационную систему для отдела по работе с персоналом.
Для этого была выбрана соответствующая архитектура системы, состоящая из сотруднической и серверной частей, подробно рассмотрены функции сервера и каждого рабочего места.
Были рассмотрены аналоги существующих систем и проведено их сравнение по критериям, необходимым для проектирования нашей системы.
В ходе сравнительного анализа удалось выбрать систему, максимально близкую к требуемой. Вследствие этого были выставлены требования к проектируемой информационной системе.
Была спроектирована база данных путем построения логической и физической моделей данных.

Глава 2. 2.7 Описание реализации информационной системы автоматизации. Проектирование интерфейса

Интерфейс программы «Учет персонала» содержит по умолчанию десять вкладок, обеспечивающих возможность контроля и учета всех сотрудников компании.

• клиенты;
• контакты;
• мероприятия;
• заказы;
• сделки;
• договоры;
• счета;
• платежи;
• продавцы;
• сотрудники.

Управление вкладками (их добавление, удаление, изменение позиции) осуществляется в общих настройках. Можно создать новую вкладку по любой таблице или представлению, присутствующему в базе данных (БД). Все вкладки состоят из следующих основных частей:

• панель инструментов, содержащая все командные кнопки;
• основная таблица, содержащая все данные- объекты учета (документы, компании, сотрудники и т.д.);
• таблица с фильтрами для хранения условий отбора записей из основной таблицы;
• дерево для иерархического представления данных основной таблицы на основе какого-либо поля (или полей);
• панель быстрого просмотра для быстрого просмотра информации по записи в соответствии с настройками выбранных полей, которые нужно тут отображать;
• подчиненная таблица, или таблицы если имеются.

В начале работы необходимо создать рабочую базу данных. Вся база данных- это один файл с расширением *.mdb (при СУБД «MS Access» и 2 файла при СУБД «Microsoft SQL Server»), в котором помимо таблиц с данными хранятся также все настройки, сделанные пользователем в процессе работы с программой. С этим файлом можно производить все стандартные файловые операции: копировать, перемещать, посылать по e-mail, назначать права на уровне серверной ОС, назначать задания по расписанию для резервного копирования и прочее.
Новая БД создается выбором пункта меню «Файл»- «Создать базу данных...». В дальнейшем можно создавать и другие БД с очисткой таблиц по выбору.
Для нормальной работы новая БД должна содержать хотя бы одного сотрудника с правами администратора. Поэтому при создании очередной БД не рекомендуется очищать таблицу «Сотрудники».
Если происходит работа с несколькими БД, то имеет смысл включить настройку «Показывать список БД при старте», чтобы выбирать текущую БД.
Если идет работа с одной БД от этой функции целесообразно отказаться.
После этого необходимо заполнить таблицу «Сотрудники». Таблица содержит обязательные для заполнения поля «Логин» и «Роль». По полю «Логин» каждый пользователь проходит авторизацию при старте программы и получает права в соответствии с его «Ролью» (Администратор, Пользователь или Гость).
Рекомендуется каждому пользователю назначить уникальные пароли для входа в программу, хотя это и необязательное условие.
Широкие возможности выборки предоставляют функции «Отчеты», «Фильтры», «Дерево» и т.д.
Залог надежной и безопасной работы- регулярное создание резервных копий БД, запрашивается в меню «Файл»- «Создать резервную копию...». Резервная копия представляет собой откопированный и переименованный файл текущей базы данных. Резервные копии рекомендуется сохранять в единой для всех папке в файловой системе с общим доступом, путь к которой прописывается в настройках.
При плотной работе с БД и особенно при частом удалении записей рекомендуется иногда делать сжатие базы данных, также запрашивается в меню «Файл»- «Сжать текущую базу данных...».
Для выполнения операции необходим монопольный доступ к базе данных (БД открыта только одним пользователем).
Вкладка «Клиенты» отображает основную таблицу программы – «Клиенты». Внутреннее имя таблицы «tblMain». Также на вкладке содержатся подтаблицы «Контакты», «Мероприятия», «Заказы», «Сделки», «Договоры», «Счета», «Платежи».
На вкладке «Клиенты» содержится информация о клиентах организации: наименование клиента, форма оплаты, тип клиента, реквизиты, контактные данные и т.д. Внизу таблицы подводятся итоги по полю «Добавлено». Здесь отображена информация по дате последнего добавления клиента. Параметр подведения итогов можно менять. С помощью инструмента «Фильтр», можно отобрать для показа группу клиентов по необходимому для работы признаку.
Все подтаблицы привязаны к таблице «Клиенты по полю ID». Данные в них можно заносить, как в отдельной таблице, так и в данной подтаблице. Номер документа при этом присваивается автоматически. При желании можно добавлять новые поля, таблицы и производить прочие настройки.
Вкладка отображает таблицу программы- «Контакты» («tblContacts»). Является справочником сотрудников компаний, с которыми работает Ваша организация. Привязана к основной таблице «Клиенты по полю ID».
Таблица содержит в себе контактные данные сотрудников компаний, дату их рождения, сотрудника организации, непосредственно работающего с данным контактом, наименование компании контакта и т.д. При желании можно добавлять новые поля, таблицы и производить прочие настройки. Вид вкладки «Клиенты» представлен в приложении 10.
Вкладка «Заказы» отображает таблицу программы – «Заказы» («tblOrders»). Также на вкладке содержится подтаблица «Заказано».
Таблица «Заказы» служит для предварительной регистрации заказов товаров и услуг по входящему звонку. Содержит в себе поля: дата, тип и сумма заказа, адрес, телефон, заметки, наименование клиента и т.д. Привязана к основной таблице «Клиенты по полю ID».
Внизу таблицы подводятся итоги по полю «Сумма заказа». Здесь отображена информация по общей стоимости всех заказов. Параметр подведения итогов можно менять. Можно добавлять новые поля, таблицы и производить прочие настройки. Вид вкладки «Заказы» представлен в приложении 11.
Вкладка «Сделки» отображает таблицу программы – «Сделки» («tblDeals»). Имеет подчиненную таблицу «Договоры». Является списком заключенных и потенциальных сделок с клиентами.
Таблица содержит в себе информацию по теме и типу сделки, на какой стадии находится сделка, какова вероятность успеха по ней, а также сумму сделки, дату закрытия т.д. Привязана к основной таблице «Клиенты» по полю «ID». При желании можно добавлять новые поля, таблицы и производить прочие настройки.
Вкладка «Договоры» отображает таблицу программы «Договоры». Внутреннее имя таблицы «tblContracts». Является списком договоров с клиентами.
Таблица содержит в себе информацию по типу, номеру, дате, сумме, валюте договора, а также ссылку на сам договор и т.д. Привязана к основной таблице «Клиенты по полю ID».
Также на вкладке содержатся подтаблицы «Продукты по договору», «Счета», «Работы» и «Документы». Подтаблица «Счета» привязана к таблице «Договоры» по полю «Код клиента» а все остальные таблицы по полю «ID». Вид вкладки «Договоры» представлен в приложении 12.
Вкладка «Счета» отображает таблицу программы – «Счета» («tblInvoices»). Является списком выставленных счетов клиентам. Привязана к основной таблице «Клиенты» по полю «ID».
Таблица содержит в себе информацию по номеру, дате и сумме счета, типу расчетов, дате оплаты, а также ссылку на счет и т.д. Внизу таблицы подводятся итоги по полю «Сумма счета». Здесь отображена общая сумма всех счетов. Параметр подведения итогов можно менять.
Также на вкладке содержатся подтаблицы «Продукты по счету» и «Платежи». Подтаблица «Продукты по счету» привязана к таблице «Счета» по полю ID» а подтаблица «Платежи» по полю «№ счета». Вид вкладки представлен в приложении 13.
Вкладка «Продавцы» отображает таблицу программы – «Продавцы» («tblSellers»). В данную таблицу заносится информация по вашим организациям-продавцам. Если у предприятия только одна организация, то данную вкладку можно скрыть, кликнув по ней правой кнопкой мыши и сняв галочку в наименовании «Продавцы».
Таблица содержит в себе полные реквизиты организаций, а также статус, заметки, дату добавления и т.д.
В программе также возможно создание документов в форматах «Microsoft Word» и «Microsoft Excel» по шаблону. Шаблон представляет собой обычный документ «Microsoft Word», в который вставлены закладки – это специальные маркеры по которым программа определяет, в какое место документа вставить данные, названия которых должны соответствовать названиям полей текущей таблицы. Также имена закладок могут соответствовать именам подчиненных таблиц (внутреннему имени) или глобальных констант. Данная функциональность предназначена прежде всего для генерации документа по текущей записи таблицы и вызывается по нажатию на кнопку на панели инструментов. Окно создания нового документа по шаблону представлено в приложении 14.

В диалоговом окне можно задать следующие функции:

• файл-шаблон, указав полный путь к нему;
• открыть файл-шаблон для редактирования;
• имя целевого файла можно задать явно или по формуле с помощью функции генерация имени;
• открытие файла после создания;
• отображение в файле заголовков полей подчиненных таблиц;
• отображение итогов полей подчиненных таблиц;
• сгенерировать для каждой записи отдельный файл и поместить все эти файлы в указанную папку;
• создать один файл для всех записей, в котором документ по каждой записи будет начинаться с нового листа;
• определить поле в главной или подчиненной таблице, в который запишется ссылка на только-что сгенерированный файл.

Для работы с данной функциональностью нужно создать файл-шаблон. При его отсутствии программа предлагает создать файл-шаблон по умолчанию, но это служит лишь для демонстрационных целей и, конечно, не подойдет для какой-то особой формы документа, которую нужно получить в итоге.

Для создания файла-шаблона необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать окумент «Word».
2. Внести в него весь постоянный текст, картинки, линии, другие элементы, возможно придется создать видимую или невидимую таблицу.
3. Вставить закладки.

Чтобы создать закладки на панели задач «Microsoft Word» необходимо войти в меню «Вставка» и выбрать «Закладки». Сначала нужно поставить курсор в нужное место в документе, а потом вызвать данный пункт меню. Названия закладок должны соответствовать названиям полей текущей таблицы, именам подчиненных таблиц или глобальных констант. В шаблон можно вставить любой статический текст, картинки, линии и другие элементы. Кроме того, можно писать VBA-код с обработкой событий и другие сложные вещи в рамках возможностей «Microsoft Word».
Отображение закладок поможет ориентироваться при создании шаблона. Потом эту функцию можно будет выключить – она влияет только на внешний вид документа при редактировании, специальные символы обозначающие закладки на печать не выводятся. Чтобы включить отображение закладок следует войти в меню «Сервис», выбрать «Параметры». В открывшемся диалоговом окне установить галочку напротив надписи закладки (вкладка «Вид»).
Открыть файл-шаблон для изменения можно, войдя в меню – «Сервис» и выбрав «Папка с шаблонами документов». Сгенерированный в итоге документ представлен в приложении 15.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе первой главы была всесторонне изучена деятельность среднестатистического предприятия, изучена его организационная структура, особенности работы и особенности построения системы автоматизации. Задача автоматизации рабочего места зам по УВР была всесторонне рассмотрена и изучена. Определено место этой задачи в комплексе задач автоматизации, обоснована необходимость автоматизации и необходимость использования вычислительной техники для решения этой задачи.
Далее был проведен анализ существующих разработок в этой области сделан вывод о необходимости разработки собственного программного продукта. Выбрана стратегия автоматизации и определены необходимые шаги автоматизации и используемые информационные системы.
Далее были рассмотрены возможности применения системы 1С:Предприятие 8.1 с целью создания системы рабочего места. Система 1С:Предприятие, обладающая гибкой технологической платформой, была выбрана для реализации задачи данного проекта как имеющая наибольшие возможности подстройки под специфику задачи. Рассмотрены основные особенности архитектуры этой системы, ее функциональность и механизмы, при помощи которых строятся прикладные решения. Найдены способы использования основных механизмов системы 1С:Предприятие для целей проекта.
Далее в среде разработки 1С:Предприятие была разработана и реализована конфигурация, выполняющая поставленную задачу. Были созданы объекты конфигурации: справочники, документы, журналы документов, регистры, отчеты; определена их структура, реквизиты, формы, написаны программные модули, реализующие заданную функциональность этих объектов.
Проведенное тестирование разработанной конфигурации показывает, что она полностью удовлетворяет поставленной задаче, работает стабильно и без ошибок, обладает большой функциональностью и удобным интерфейсом.

Во второй главе был разработан модуль для приема заявок от клиентов. Данный процесс на рассматриваемом предприятии наиболее сложен в связи с большим количеством клиентов, разнообразием поддерживаемых услуг, что накладывает свои требования к разрабатываемой системе.
Был выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства системы, дано описание всем существующим бизнес-процессам, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также обосновываются проектные решения по информационному, программному, техническому и технологическому обеспечению.
Также дана характеристика информационной архитектуры разрабатываемого проекта, построена информационная модель задачи, проведено моделирование «сущность-связь» (ER-модель), описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.
В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.
Кроме этого, в работе описываются все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, описан контрольный пример реализации проекта.
Последняя часть проекта посвящена выбору методики расчета экономической эффективности и собственно проведению всех расчетов, направленных на обоснование экономической эффективности проекта. Полученные результаты расчетов свидетельствуют об экономической эффективности проекта.