Файл: Описание реализации информационной системы автоматизации. Проектирование интерфейса.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Целью данного проекта является обоснование разработки и разработка проекта автоматизации учебного процесса.
Актуальность работы обусловлена тем, что в современных условиях эффективная деятельность учебного процесса возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности учреждения.
Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, достичь возможностей, недоступных ранее при использовании бумажного документооборота. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.
Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации учебного процесса, автоматизация планирования занятий и автоматизация бухгалтерского учета как связующего звена работы всех остальных отделов. Деятельность на этих направлениях является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности всего учреждения. Успешное решение этих задач является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации учреждения.
Цель исследования- обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизации учебного процесса.
Объект исследования- процесс обучения и учета оплат за обучение, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.
Предмет исследования- предметная область процесса обучения и учета оплат за обучение слушателями школы, принятые на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Задачи исследования:

• Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.
• Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.
• Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации.
• Обоснование проектных решений решения задачи.
• Разработка информационного обеспечения задачи.
• Разработка программного проекта решения задачи
• Тестирование полученного проекта, устранение недостатков

Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в области управления предприятием. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.
Теоретико-методологическим основанием являются основные понятия теоретических основ автоматизированного управления, проектирования АСОИУ, системного анализа, моделирования систем, экономико-математические методы и модели.
Практическая значимость заключается в разработке и внедрении программного продукта автоматизирующего обработку информации.

Глава 1. 1.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

В настоящее время учебным заведениям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности учреждения в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности учреждения на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.
Автоматизация бизнес-процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет- далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельность практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.
В данном проекте рассматривается автоматизация деятельности учебного процесса, занимающегося подготовкой сотрудников, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности такого учреждения представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие, как:

• учет успеваемости и посещаемости;
• учет контингента;
• учет денежных средств, внесенных за обучение;
• учет текущего состояния здоровья.

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности учреждения. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче. Так, например, операция зачисления учащегося затрагивает как подсистему учета контингента, так и подсистему взаиморасчетов с учащимися (увеличение долга по оплате за обучение или погашение задолженности), так и другие подсистемы. Таким образом, ни одна из задач не может рассматриваться как отдельная задача, а должна решаться только как часть комплекса задач автоматизации деятельности учреждения.
В данном проекте решается задача автоматизации учебного процесса предприятия по подготовке персонала, что затрагивает следующие его подразделения:

• учебно-методический отдел;
• бухгалтерия.

Автоматизация работы именно этих отделов является типовой задачей практически для любого учебного заведения, так как данные отделы присутствуют в каждом подобном учреждении. Систему автоматизации следует разрабатывать, конечно, как комплексную систему, связывающую воедино все отделы. Эта связь вытекает из естественной связи работы перечисленных отделов.
Кроме естественно-логической связи деятельности отделов друг с другом имеется еще несколько связей, которые объединяют деятельность всех отделов в единое предприятие.
Первая их этих связей – это бухгалтерия. Бухгалтерия как бы подводит итог деятельности всего предприятия независимо от того, в каких отделах выполнялись операции. С точки зрения бухгалтера разбиения на отделы как бы не существует.
Вторая из связей всех подсистем в единое целое – это использование общих справочников. Все справочники системы являются общими и используются каждой подсистемой. Типичным примером является справочник Учащиеся – им пользуются бухгалтера при контроле оплаты за обучение и преподаватели, при оценивании результатов обучения. Список преподавателей также является общим справочником системы, используемым всеми ее пользователями. Ведение справочников следует выделить в отдельную подсистему общей системы автоматизации деятельности предприятия.
Подсистема получения аналитической отчетности также является связью, объединяющей деятельность всех отделов в единое предприятие. Функционалом этой подсистемы пользуются сотрудники всех отделов. Например, отчет «Список группы» является первейшим отчетом для классного руководителя, но он необходим также и заму по УВР при составлении отчета по контингенту учебного заведения, и бухгалтеру, при учете оплаты за обучение от учащихся.
Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

• организационная масштабируемость. Ввод в действие системы в учреждении первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери, накопленной в базе данных информации;
• корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы;
• управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения- гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе;
• защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей.

Разработанная система должна работать без прерываний при возникновении критических ошибок, даже тех, которые возникают по вине пользователя или из-за ошибок во входных данных. Соответственно, секции программы, в которых возможно возникновение таких ошибок должны обрабатываться в программе особым образом. В случае возникновения ошибки после выдачи соответствующего предупреждения программа должна продолжить свою работу.
Программа должна обеспечить физическую и логическую целостность базы данных. При изменении или удалении данных программа должна поддерживать ссылочную целостность информации в базе данных.

Глава 1. 1.2 Характеристики документооборота

Документооборот составляет основное звено любой системы документационного обеспечения управления, является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров: применяемой технологией документационного обеспечения управления (автоматизированной, традиционной или смешанной), составом и содержанием документов, маршрутами движения, этапами и инстанциями прохождения маршрута.
Документооборот организации делится на несколько составляющих его частей- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению движения и отношению к управленческому аппарату.
По направлению движения выделяют горизонтальные и вертикальные потоки. Горизонтальные потоки связывают организации (структурные подразделения, должностных лиц) одного уровня управления. Вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки связывают организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы. Вертикальные потоки- это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Восходящие потоки включают документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, а нисходящие потоки- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому аппарату выделяют:

• входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
• исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
• внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.
В зависимости от статуса и размеров организации во входящем документопотоке в большем или меньшем объеме присутствуют:

• директивные указания, нормативные и методические акты, решения вышестоящих организаций (органов власти и управления, головных компаний и др.), которые являются основанием для организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности в учреждении. Основными видами документов данной группы являются: законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;
• документы подведомственных организаций, которые содержат отчетные данные об их деятельности, сведения о выполнении распоряжений, поручений, запросы о методах и средствах выполнения заданий. Этот поток состоит из таких документов, как отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты;
• документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения информации о совместной деятельности.

Основные виды документов данной группы- письма (информационные, рекламные, гарантийные, оферты, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

• обращения граждан (жалобы, заявления, предложения, петиции).

В составе входящей и исходящей документации федеральных органов исполнительной власти могут выделяться:

• документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
• документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
• документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации;
• обращения граждан;
• запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
• документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. ^[1]