Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы» (Описание предметной области. Постановка задачи).pdf

Рисунок 1.2.2 – Пример модели IDEF0

В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления – стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих воздействий (например, документов и информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.

Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой. (Эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.

Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимущества и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта, может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы.

BPWin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPWin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в следующей таблице:

Таблица 1.2.3 – Сравнение Aris Toolset и BPwin

Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS-е предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPWin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но с другой стороны ограничивает возможности по анализу объектов модели. В Model Mart так же предусмотрено администрирование базы данных.

Часто одним из недостатков BPWin сторонники ARIS-а называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (критерий – обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPWin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме, общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPWin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать.

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией – т.н. «Соглашениями по моделированию». Разработка этих «Соглашений» само по себя является сложной, дорогой и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей.

В свою очередь, BPWin отличается простотой в использовании, и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.

ARIS, безусловно, является более «тяжелым» инструментом, по сравнению с BPWin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Приступим к построению модели «как есть» для расчета заработной платы. Данная модель позволяет выявить наиболее слабые и уязвимые места деятельности компании. Модель создается на основе документаций и опроса сотрудников предприятия. После проведения синтаксического анализа модели выявляются «бесполезные», не имеющие управления функции. Неэффективность организационных работ проявляется отсутствием обратных связей по входу и управлению.

Построение диаграмм IDEF0 показывает то, что подается на вход работы и что является результатом работы, без детализации ее составляющих. Данная диаграмма содержит только одну работу, которая будет представлять всю деятельность бухгалтерского учета.

Любая IDEF0 диаграмма состоит из прямоугольников, называемых работами (activity), и стрелок (arrow). Работа представляет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждой работы должно быть выражено отглагольным существительным. Каждая из четырех сторон прямоугольника имеет свое определенное значение.

• вход - это потребляемая или изменяемая работой информация или материал;
• выход - информация или материал, которые производятся работой;
• управление - процедуры, правила, стратегии или стандарты, которыми руководствуется работа;
• механизмы - ресурсы, которые выполняют работу (материалы, персонал);

Для процесса расчета заработной платы входными стрелками будут:

• листок нетрудоспособности – документ о нетрудоспособности сотрудника.
• табель учета рабочего времени – документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании;
• приказ о выходе в отпуск.
• приказ о назначении премии.

Выходная стрелка – «Расчетная ведомость». Расчетная ведомость документ, в котором отражается весь процесс расчета зарплаты.

Стрелки управления:

• приказ о зачислении на работу;
• приказ об алиментах;
• размер оклада;
• размер налоговых, страховых и пенсионных отчислений.

Рисунок 1.3.1 – Контекстная диаграмма, выполненная в нотации IDEF0

На основе контекстной диаграммы построим диаграмму декомпозиции (рисунок 1.3.2).

Декомпозиция - это разделение сложного объекта, системы, задачи на составные части, элементы.

С помощью диаграммы декомпозиции первого уровня выделим более мелкие работы, из которых состоит работа «Расчет заработной платы». В данной работе дочерними являются следующие работы:

• Рассчитать зарплату по дням – данная работа осуществляет расчет зарплаты в соответствии с входными документами, а также выполняет заполнение расчетной и платежной ведомостей, на основании которых выдается зарплата сотрудникам и вносится запись в журнал учета заработной платы.
• Рассчитать надбавки и вычеты – на данном этапе вычисляются надбавки и вычеты и заполняются соответствующие графы расчетной ведомости.
• Рассчитать сумму налоговых, страховых и пенсионных отчислений – данная работа отвечает за вычисление соответствующих отчислений из зарплаты и заполнение соответствующей графы расчетной ведомости.
• Вывести итоговые суммы заработных плат сотрудников и завершить заполнение расчетной ведомости.

Рассмотрим входные стрелки работы «Расчет зарплаты по дням». Стрелки «листок нетрудоспособности», «табель», «приказ о выходе в отпуск», соединим с работой «Расчет зарплаты по дням». Стрелки «Приказ о зачислении на работу», «размер оклада» будут стрелками управления для работы «Расчет зарплаты по дням». Стрелки «приказ об алиментах» и «приказ о назначении премии» соединим с работой «Рассчитать надбавки и вычеты». Стрелка «размер налоговых, страховых и пенсионных отчислений» будет стрелкой управления для процесса «Рассчитать налоговые, страховые и пенсионные отчисления». Итоговой работой расчета зарплаты является процесс «Вывести итоговые суммы зарплаты и завершить заполнение расчетной ведомости». Владельцем всех процессов является бухгалтер. На выходе данной работы получаем документ «расчетная ведомость», в котором отражены суммы заработных плат работников организации.

Рисунок 1.3.2 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Таким образом, получили диаграмму декомпозиции первого уровня для модели «как есть».

Глава 2. Совершенствование бизнес-процессов. Модель «как должно быть»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессов — совокупность методов и подходов, которые дают руководителям компании возможность повысить эффективность ее работы. Рассмотрим существующие формальные методики и стандарты совершенствования бизнес-процессов.

Таблица 2.1.1 Формальные методики и стандарты совершенствования бизнес-процессов

Существует несколько видов событий, каждое из которых способно послужить спусковым крючком для запуска программы совершенствования (улучшения) бизнес-процессов. В их число входят как объективно неэффективные действия, так и проблемы с достижением намеченных результатов. Значительные изменения на рынке также могут стать двигателем совершенствования бизнес-процессов. Изменения в бизнес-ситуации могут принимать самые разнообразные формы, от появления новых технологий до смены потребительских предпочтений и прихода конкурентов.

Этапы совершенствования бизнес-процессов. Качественное управление бизнес-процессами способно обеспечить большие преимущества любой команде или организации. Однако, для того, чтобы добиться этого, необходимо применять системный подход. Специалисты рекомендуют осуществлять управление достаточно сложных бизнес-процессов, используя шести-ступенчатую схему:

• Планирование. На данном этапе выбирается бизнес-процесс, который необходимо усовершенствовать, а также определяются задачи и масштабы изменений.
• Анализ. Тщательно изучается бизнес-процесс, который необходимо усовершенствовать.
• Редизайн. Определяется то, какие именно изменения нужно внести в выбранный процесс.
• Привлечение ресурсов. Необходимо наличие персонала, оборудования и других ресурсов для осуществления намеченных изменений.
• Внедрение. Вносятся необходимые изменения.
• Непрерывное совершенствование. Регулярно оценивается эффективность выбранного процесса, а также вводятся дополнительные изменения.

Рассмотрим, некоторые преимущества автоматизации расчета заработной платы. Автоматизация учета труда и заработной платы позволит:

• Сократить ошибки в расчете заработной платы, в начислении и уплате налогов и страховых взносов.
• Оперативно обрабатывать данные, уменьшить период расчета начислений, выплачивать заработную плату без задержек.
• Своевременно и корректно сдавать регламентированную отчетность в Фонды и контролирующие органы.
• Оптимизировать трудозатраты сотрудников расчетного отдела и бухгалтерии за счет отказа от ручных операций, двойного ввода информации, дополнительных проверок, корректировки данных и отчетов.

Перейдем к созданию модели «как должно быть» для расчета заработной платы с использованием автоматизированной информационной системы.