Файл: Разработка регламента выполнение процесса «Складской учет».pdf

Для разработки средних и крупных систем необходимо приобретение средств проектирования, так как объем решаемых задач бесплатных и платных решений не сравним. По возможностям наиболее выделяются решения Enterprise Architect  и ARIS 9.0. Однако популярность ARIS 9.0 значительно выше, а также привлекает собственная методология, которая позволяет осуществлять моделирование по множеству направлений: цели, функции, процессы и т.п. Тем не менее, ARIS 9.0. достаточно дорогой продукт, а Enterprise Architect слишком объемен и в таких случаях многие компании остаются на базе наиболее старого решения, объединяющего CA ERwin Data + Process Modeler^[11].

Среди наиболее популярных нотаций, которые могут использоваться для описания бизнес-процессов «как есть» и моделирования варианта «как будет» можно выделить нотации ориентированные на непосредственное описание бизнес-процессов, которое производится с учётом функциональной составляющей, выделением ресурсов и проведением декомпозиции: IDEF0, IDEF3, DFD.

При этом структуру работы по процессу с выделением владельцев и исполнителей, а также стадии обработки лучше отражают нотации: EPC, BPMN.

Непосредственная разработка автоматизированных систем связана с применением языка моделирования UML и его диаграмм (использования, взаимодействия, последовательности, кооперации, развертывания, классов и других).

Описание регламента процесса управления складским учетом будет более эффективным с применением именно функционального подхода с проведением декомпозиции. Таким образом, применяются нотации: IDEF0, DFD (описание информационных потоков).

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

С учетом необходимости указания корректных входов и выходов для регламентации именно складского учета рассматривается комплексный процесс, например, для торгового предприятия (рисунок 1)^[12].

Рисунок 1. Деятельность компании («Как есть»)

Управление процессом осуществляется на основании существующего законодательства в сфере торговли и внутренней регламентацией деятельности торговой компании. Механизмы процесса включают сотрудников компании, выполняющих основные операции и вспомогательные информационные системы для ведения бухгалтерского учета. Владельцем основного процесса является директор компании, так как он несет ответственность за выполнение.

Ключевые процессы, выделяемые в деятельности, представляют собой следующие направления:

• планирование деятельности компании;
• ведение поставок и хранения товаров;
• реализация товаров оптовым покупателям и через пункты выдачи и с доставкой для мелкой розницы;
• формирование отчетной документации и финансовой документации для работы с банком.

Планирование деятельности позволяет заключать долгосрочные договоры с поставщиками товаров (рисунок 2).

Рисунок 2. Разложение процесса «Поставки и хранение» (как есть)

В качестве владельца процесса выступает заместитель директора по поставкам и хранению или же заведующий складом, если в его функции входит и организация поставок товаров. При наличии отдела поставок его сотрудники являются исполнителями подпроцессов: анализ предложений производителей и заключение договоров, результатом этих процессов становятся договоры поставок. Поставку контролируют менеджеры отдела поставок и сотрудники склада при оприходовании товаров^[13].

Так как покупатели осуществляют оптовые или мелкооптовые закупки, то в рамках компании предусмотрено заключение оговоров на отгрузку товаров покупателям и реализация предполагает наличие такого процесса при работе с покупателем (рисунок 3)^[14].

В реализацию товара входят процессы:

• выбор технологии обслуживания;
• составление пакета заказа;
• возврат товаров;
• отпуск товаров.

Рисунок 3. Разложение процесса «Реализация товаров» (как есть)

Владельцем процесса является заместитель директора по работе с клиентами. Он отвечает за общее управление, а исполнителями процесса выступают сотрудники отделов продаж и работники склада, осуществляющие реализацию. В небольшой компании эти все функции выполняет заведующий складом и его сотрудники.

Отсутствие автоматизации ведет к наличию непроизвольных ошибок операторов склада и менеджеров по закупкам, что в свою очередь приводит к серьезным задержкам в поступлении и поиске необходимых товаров. А это, в конечном итоге, отражается на сроках выполнения поставок покупателям.

При задержках в исполнении заключенных договоров отгрузки компания несет убытки, так как вынуждена выплачивать неустойки потребителям товаров для поддержки своей репутации на рынке. Складская система может стать основой для построения полной системы автоматизации, если в комплекс будут включены модули работы с поставщиками и покупателями.

Не смотря на подготовку необходимой финансовой отчетности в рамках информационной системы компании, вся поступающая и внутренняя документация обрабатывается бухгалтерами вручную с использованием бумажных документов.

2. РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС–ПРОЦЕССА «СКЛАДСКОЙ УЧЕТ»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Автоматизация складского учета позволит проводить хранение материалов в соответствии с номенклатурными группами, что повысит эффективность использования складских площадей из-за корректного размещений товаров и материалов, часть из которых может быть габаритная. При этом разнообразные товары, требуют хранения на больших площадях и заведения специализированных мест хранения.

Введение автоматизированного складского учета позволит упростить осуществление и торговых операций, среди которых ведение учета работы с клиентом и формирование материалов на выезд.

На основании данных по товарам со склада, определения остатков, проведения анализа наиболее «ходовых» товаров, планово-экономический отдел сможет строить прогнозы на расходы по необходимым товарам (материалам) формировать плановые закупки по этим позициям.

Учитывая тот факт, что реализуется множество категорий товаров, а также большое число видов товаров в категориях, возникает необходимость идентификации товаров или материалов, для автоматизации идентификации предлагается выбирать технологию штрихкодирования. Система штрихкодирования выбрана как боле дешевый вариант, по сравнению с технологией RFID^[15]. Для внедрения системы штрихкодирования не требуется серьезных финансовых вливаний, так как она предполагает исключительно принятие системы кодирования, формирование аппликатора наклеек и приобретение простейших сканеров. Преимущества RFID-меток, которые предполагают многоразовое использование, большие объемы памяти, устойчивость к влаге, механическому и температурному воздействию просто не актуальны в рамках небольшого и среднего предприятия. К тому же особенности разных категорий товаров могут потребовать размещения не только на самом объекте, но и на его частях до сборки.

Формирование и размещение соответствующих наклеек для габаритных материалов не вредит самим материалам, а для мелких компонентов штрихкодирование предполагается проводить на упаковках и передавать на хранение или реализацию упаковками.

Технология штрихкодирования позволит легко заносить информацию о товарах, их перемещении и быстро идентифицировать места хранения и для работы системы можно использовать простые сканеры для чтения штрих кодов, которые будут получать информацию о размещении или материале в базе данных системы автоматизации. Места хранения будут определяться условными ячейками, которые позволят производить простой поиск товаров на складе и фиксацию его размещения^[16].

Произведение поиска товаров на складе, а соответственно и возможности предоставления его покупателя реализуется в базе данных товаров, в которой хранится информация о характеристиках товара, дате его поставки, поставщике и количестве товара на складе.

Система будет формировать документы отчётности по складу, включая документацию выдачи товаров на реализацию, формировать планы поставок с использованием информации наиболее популярным товарам и свободным складским площадям. Виды отчетности могут строиться по необходимости, в зависимости от отчетного периода (месяц, квартал, год).

Конечным результатом деятельности системы становится упрощение процесса складского и торгового учета, возможности работы с удаленными сотрудниками:

• формирование документов поставки товаров;
• ведение отчетности по складу по периодам;
• формирование отчётности по реализованным товарам;
• определение занятости складских площадей;
• проведение поиска по необходимым товарам и категориям товаров;
• определение наиболее «ходовых» товаров;
• документы по ведению учета на складе в том числе и фиксацию переучета по плану.

Документация, которая требует ручного ведения, минимальна, или отсутствует (при необходимости подписи на документации можно заменить электронными подписями пользователей системы). Проведение инвентаризации может быть упрощено использованием сканеров и автоматическим формированием учетной ведомости.

Основная задача автоматизации предприятия – упрощение проведения рутинных операций, повышение эффективности работы сотрудников фирмы, своевременное выявление не соответствий, оптимизация учета свободных складских площадей, возможность работы удаленно для сотрудников, деятельность которых предполагает необходимость расположения вне офиса компании.

Автоматизация деятельности склада и торговых операций, а также управления работой удаленных сотрудников повысит производительность труда сотрудников и в целом эффективность работы предприятия.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После внедрения системы автоматизации складского учета рассмотренные процессы должны измениться следующим образом (рисунок 4)^[17].

Применение новой системы учета позволит расширить спектр автоматизированных процессов и упростит работу сотрудников компании.

Рисунок 4.Разложение основного бизнес-процесса (как будет)

Работа с поставщиками упроститься благодаря учету договоров поставок и отслеживанию их выполнения. Процесс «Поставки и хранения» теперь будет выполняться с помощью автоматизированной системы, которая позволит автоматически выявлять контрагентов, которые не выполняют обязательств по договорам (рисунок 5) ^[18].

Реализация товаров также будет изменена и формирование отчетности станет автоматизированным процессом, что даст возможность отслеживать движение товаров на складе и вести их учет (рисунок 6)^[19].

Рисунок 5. Разложение процесса поставок и хранения (как будет)

Рисунок 6. Разложение процесса реализации товаров (как будет)

Благодаря перестроенной структуре бизнес-процессов в компании возникнет снижение нагрузки на сотрудников склада и повысится уровень обслуживания покупателей и работа с поставщиками.

Проведенная перестройка бизнес-процессов упростила технологию ведения учета данных о товарах на складах и сейчас позволяет автоматически формировать нужную документацию и вести анализ остатков.

Диаграммы потоковых данных (DFD) в данном случае будут наиболее полно отражать операции хранения, отгрузки и другие с учетом потоков данных. Такое представление необходимо для дальнейшего формирования логической и физической структуры данных, которая будет основываться на передаваемых потоках информации, заключенных в реквизиты документов и характеристики процессов.