Файл: Разработка регламента выполнение процесса «Складской учет».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Проблема корректной организации хранения товаров или материалов стоит перед каждой организацией, вне зависимости от сферы деятельности. Если для торговой или производственной компании процесс хранения связан с обеспечением производства материалами и сырьем, то для торгового предприятия – это деятельность практически определяет сам процесс обслуживания клиента. Доставка товаров к сроку согласно договорённостям в значительной мере определяет имидж компании и будущее число клиентов. Для компаний, предоставляющих услуги разного характера, в ом числе и финансовые, юридические и т.п. хранение связано с обеспечением материальными ценностями сотрудников компании.

Таким образом, регламентация складского учета важна для любой компании. Современные технологии хранения позволяют не только корректно организовывать защиту товара на складе, но и отслеживать его передвижение по складу, выявлять места хранения и т.п.

Изучение новых технологий хранения, например, адресного, позволяет расширить спектр возможностей для повышения эффективности складского учета, увеличения производительности труда сотрудников, снижения общего объема издержек.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели в работе предполагается решение следующего комплекса задач:

• описание предметной области и постановка задачи складского учета;
• выбор средств для моделирования бизнес-процессов;
• моделирование бизнес-процессов на основании существующей технологии организации складского учета;
• формирование предложений по улучшению бизнес-процессов;
• моделирование бизнес-процессов складского учета с учетом предлагаемых мероприятий по улучшению.

Тематика исследования достаточно широко представлена в научных исследованиях, так как решение логистических задач на данный момент более приоритетно по сравнению с развитием производственных технологий. Среди таких работ исследования Агаповой А., Азаркиной Н.О. Особую роль в оценке и перестройке существующих бизнес-процессов играют современные методологии моделирования, которые помогают систематизировать факторы, влияющие на процессы, выделить ресурсы и указать ответвлённых за выполнение и проведение контроля. Технологии моделирования и инструменты, которые их используют, отражены в работах Долганова О.И., Ротера М. и многих других.

1. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «СКЛАДСКОЙ УЧЕТ»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Деятельность торговой или производственной компании всегда связана с процессом обеспечения хранения различных материальных ценностей, в качестве которых могут выступать как готовые товары для потребления, так и материалы и сырье. На пути к достижению основной цели компании – получения прибыли, возникают множество факторов, оказывающих влияние на этот процесс и в дальнейшем определяющих принципы работы и технологии управления запасами.

Деятельность компании строится с учетом:

• данные о состоянии рынка товаров, на которые ориентирована компания;
• данные о производителях товаров или материалов и ресурсов;
• коммерческие предложения от покупателей, которые позволяют в дальнейшем сформировать план закупок.

Результатами деятельности можно считать выходные данные, которые формируются на заключительных этапах организации управления и в процессе работы^[1]:

• сертификационные документы и документы соответствия на товары, связанные с производителями товаров или материалов;
• отчеты по поставкам для поставщиков;
• отчеты по отгрузкам для покупателей, включая чеки, накладные;
• отчеты для контролирующих органов и банка;
• данные по возвращенным товарам (материалам).

Регламентация процессов внутри такой компании обеспечивается законодательством в сфере торговли или производства (в зависимости от технологий работы компании), а также внутренним регламентом деятельности. Взаимное проникновение всех процессов работы компании, начиная от закупок и заканчивая реализацией товаров, предполагает использование при складировании товаров и материалов большого спектра документации, хранение которой может осуществляться в других отделах, например, договорных и работы с потребителями^[2].

Учитывая большие объемы поставок товаров, в современных компаниях часто осуществляется планирование процессов поставки и отгрузки товаров для упрощения работы по долгосрочным договорам и оценки возможностей загрузки складов. Ключевые процессы, выделяемые в деятельности, представляют собой следующие направления:

• планирование деятельности компании;
• ведение поставок и хранения товаров или материалов и сырья;
• реализация товаров оптовым покупателям или своим торговым точкам, или розничным покупателям (для материалов, которые хранятся на складе, отпуск может осуществляться по внутренним заказам для производства);
• формирование отчетной документации и финансовой документации для работы с банком.

Планирование деятельности осуществляется на основе проведения анализа рынка товаров и возможностей производителей, с которыми в компании заключены долгосрочные договоры на поставку.

Планирование деятельности строится с учетом выработки стратегических планов и использования технологии планирования на основе оценки будущей реализации товаров:

• оценка возможностей сбыта товаров;
• определение стратегических планов развития;
• определение планов по реализации товаров;
• составление планов поставок на основе оценки объемов реализации товаров.

Планирование деятельности позволяет заключать долгосрочные договоры с поставщиками товаров:

• анализ предложений производителей;
• заключение договоров с поставщиками;
• поставка товаров;
• хранение товаров на складе.

Так как покупатели осуществляют оптовые или мелкооптовые закупки, то в рамках компании может быть предусмотрено заключение договоров на отгрузку товаров покупателям и реализация предполагает наличие такого процесса при работе с покупателем^[3]:

• заключение договоров с покупателями;
• формирование пакетов отгрузки;
• оформление расходов товара;
• формирование отчетов по реализации.

Таким образом, исходные данные для ведения складского учета будут поступать как от менеджеров по закупкам, которые предоставляют данные по договорам с поставщиками, так и от покупателей. Однако еще согласно указанной системе планирования, будет осуществляться также передача планов по закупкам и продажам от планового отдела для оптимизации загрузки склада.

В результате работы склада, который является неотъемлемой частью компании необходимо оперативно получать данные по:

• остаткам на складе по позициям товаров и материалов;
• данные по размещению товаров на складе;
• данные по возвратам товаров (материалов) при выявлении несоответствия заявленному уровню качества;
• данные по незанятым складским площадям.

А также регламентированная отчетная информация внутри компании:

• отчеты по проведенным переучетам;
• отчет по движению товаров на складе;
• отчет по поступившим и отпущенным товарам.

Работа по организации регламентации складского учета проводится с учетом различных ролей в зависимости от размеров компании, однако можно выделить основные роли:

• директор компании (отвечает за принятие стратегических решений при организации автоматизации ил проведения реинжиниринга)
• заведующий складом (выступает менеджером проекта вместе с процессным менеджером, может также быть в роли предметного эксперта);
• менеджер склада (является предметным экспертом при решении задачи).

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

На сегодняшний день рынок программных продуктов предлагает большой спектр инструментов, используемых для проектирования. В качестве таких инструментов обычно выступают CASE–системы, среди наиболее популярных выделяются следующие системы:

• решения от компании Computer Associates (CA ERwin Data + Process Modeler и другие)^[4];
• система компании IBM - Rational Software Architect^[5];
• Enterprise Architect^[6] (разработчик - Sparx Systems),
• Open ModelSphere^[7] (разработчик - Computer Systems Advisers),
• ARIS Design^[8] (разработчик – Software AG).

Средства проектирования предназначены для поддержки процесса разработки информационной системы на основе выбранной модели жизненного цикла, с учетом особенностей построения информационных процессов внутри системы. Так как источниками информации являются субъекты бизнес-процессов, автоматизация которых и предполагает разработку информационной системы, то одним из важнейших этапов проектирования становятся: исследование предметной области, изучение протекающих в ней бизнес-процессов, а также формирование диаграмм информационных потоков.

Особенности разрабатываемых систем, а также используемые методики предполагают и разнообразие проектных решений, включающие:

• выбор параметров разрабатываемой предметной области;
• формирование целей проектирования и ключевых требований к разрабатываемой системе;
• используемые методологии проектирования (под методологией проектирования понимается комплекс следующих элементов: последовательность технологических операций, используемые критерии и правила оценки результатов проектирования, графические и текстовые средства описания проекта системы (нотации))^[9].

Требования, предъявляемые к средствам разработки, достаточно обширны и включают следующие обязательные условия, накладываемые на используемые методологии: типичность проекта, реальность проведения корректной декомпозиции процессов, требования к участникам процессов и используемым политикам, выбор принципов разработки (создание генерального проекта или проведение доработок в процессе развития проекта).

Разнообразие программных продуктов и требования, предъявляемые разработчиками к таким решениям, позволяют выделить набор функциональных характеристик, которые могут стать базой для сравнения программных продуктов. В комплекс включаются следующие характеристики:

• графические и текстовые средства описания проекта;
• проверка корректности разработки концептуальной и логической моделей данных;
• полное соответствие нотациям при проектировании бизнес-процессов;
• отслеживание связей информационных потоков;
• предоставление рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процессов с использованием имитационного моделирования;
• наличие бесплатного программного обеспечения.

Таблица 1 демонстрирует сравнительный анализ средств разработки проекта, который включают инструменты моделирования.

На основании проведенного сравнительного анализа программного обеспечения, используемого для управления информационным процессом (таблица 1) можно сделать следующий вывод. Так как на рынке представлен большой спектр решений, то выбор программного обеспечения полностью определяется возможностями компании и предметной областью рассмотрения.

Очевидно, что в учебных целях и для небольших компаний обратить внимание на решения бесплатные Open ModelSphere, ARIS 9.0 Express, которые обладают некоторой ограниченной функциональностью, однако дают полное представление о технологиях работы и позволяют разрабатывать работоспособные системы^[10].

Таблица 1

Сравнительный анализ средств проектирования включающих инструменты моделирования бизес-процессов