Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор средства для моделирования).pdf

Бизнес - процесс или бизнес - метод представляет собой совокупность мероприятий или задач, связанных и структурированных в определенной последовательности, чтобы произвести продукт или услугу (соответствует бизнес - цели , в частности) для клиента или конкретных клиентов [3, 4].

Бизнес-процесс начинается с цели миссии (внешнего события) и заканчивается достижением бизнес-цели обеспечения результата, который обеспечивает ценность для клиента. Кроме того, процесс может быть разделен на потоки (декомпозиция процесса), определенные внутренние функции процесса. Бизнес-процессы могут также иметь владельца процесса, ответственного за обеспечение бесперебойной работы процесса от начала до конца. Сложный бизнес-процесс можно разбить на несколько потоков, которые имеют свои собственные атрибуты, но также способствуют достижению общей цели компании. Анализ бизнес-процессов обычно включает отображение или моделирование процессов и подпроцессов до уровня активности / задачи.

Бизнес-процессы включают в себя набор подпроцессов или последовательных задач с альтернативными маршрутами, в зависимости от применимых условий, выполняемых для достижения определенной цели или для производства заданных продуктов. Каждый процесс имеет одну или несколько необходимых записей. Входные и выходные данные могут быть получены или отправлены другим бизнес-процессам, другим организационным подразделениям или внутренним или внешним заинтересованным лицам.

Бизнес-процессы предназначены для управления одним или несколькими функциональными подразделениями и подчеркивают важность «цепочки процессов », а не отдельных подразделений. Мир электронного бизнеса вызвал необходимость автоматизации бизнес-процессов в организациях, что, в свою очередь, привело к необходимости стандартизированных протоколов и языков компоновки веб-сервисов, понятных для всей отрасли [3, 7]. Модели и нотация бизнес - процессов (BPMN) и модель бизнес - мотивации (ММН) широко используются стандарты для бизнес - моделирования.

Одним из методов анализа бизнес-процессов является составление модели бизнес-процесса «как есть» (as is). После этого модель бизнес-процесса подвергается анализу для поиска недостатков. По результатам анализа формируется модель бизнес-процесса «как будет» (to be) и план мероприятий по внедрению необходимых изменений.

Процессы могут быть представлены, например, в виде:

• древовидный, чтобы показать разложение;
• иерархический список с десятичной нумерацией для отображения различных уровней декомпозиции;
• из цепочки или цепочки обработки диаграмм последовательности действий;
• блок - схема, с или без разделения шагов организационной единицы или хронологии;
• модели бизнес-процессов в соответствии с обозначением ISO / IEC 19510 .

---

Помимо простого текстового или графического представления бизнес-процессов в целях обмена знаниями, различные методы моделирования процессов могут применяться к бизнес-процессам, для анализа, моделирования, дизайн или реализация. Существует множество нотаций, применяемых для моделирования бизнес-процессов, например:

• BPMN — функциональная последовательность работ;
• EPC — событийная последовательность работ;
• IDEF0 — логическая последовательность работ;
• UML

Наиболее известными и популярными способами и методологиями разработки бизнес-процессов являются [1]:

• блок-схемы алгоритмов;
• диаграммы EPC;
• методология BPMN.

Блок-схемы алгоритмов и диаграммы BPMN лучше всего подходят для моделирования традиционных систем, основанных на принципах структурного подхода и характеризующихся четким разделением функций на элементарные этапы (процедуры, операторы, действия и т. д.), выполняемые в определенной последовательности (в соответствии с алгоритмом). Диаграммы EPC и диаграммы BPMN являются хорошим инструментом для моделирования систем, ориентированных на события, в которых выполнение действия или его набора зависит от событий, происходящих в системе. Кроме того, эти методы и методологии могут использоваться не только для поведенческого моделирования, но и для функционального. Наличие в них элементов, позволяющих показать условия выполнения тех или иных действий (логические символы), позволяет лучше понять логику и последовательность функций системы.

Из этой характеристики следует, что для моделирования лучше подходит методология BPMN.

BPMN (Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов) является графическим языком спецификации в бизнес-информатики и управления процессами [1, 7] . Он предоставляет символы, которые ИТ- специалисты могут использовать для моделирования и документирования бизнес-процессов и рабочих процессов .

Текущая версия стандарта BPMN, BPMN 2.0, была принята OMG в январе 2011 года.

В центре внимания BPMN находится нотация, т.е. направление на графическое представление бизнес-процессов. Стандартный документ BPMN также определяет семантику, т.е. значение символов с меньшим акцентом на этом аспекте и без акцента на формальных определениях. Диаграммы в BPMN называются диаграммами бизнес-процессов (BPD) и предназначены для поддержки отображения или развития процессов среди специалистов-людей.

Элементы (символы) графической нотации BPMN по назначению объединены в категории [1]:

---

- объекты потока (Flow Objects);

- данные (Data);

- зоны ответственности (Swimlanes);

- соединяющие элементы (Connecting Objects);

- артефакты (Artifacts).

Символы объектов потока показаны на рис.1.

Рисунок 1. Символы объектов потока

Для моделирования этих символов достаточно.

Существуют специальные программы Business studio, ELMA, visual paradigm, ARIS, а также онлайн симуляторы gliffy, simulator. Есть довольно много программ для создания BPMN-диаграммы, например Visio или Dia. Будем использовать программу Dia, т.к. эта программа содержит только необходимый функционал для рисования диаграмм, рис.2.

Рисунок 2. Интерфейс Dia

Dia - это программа для создания диаграмм, рисунков и иллюстраций, а также инструмент UML, который принадлежит проекту Gnome.Dia используется для визуального представления различных процессов и структур - прежде всего в виде диаграмм. Для этого могут использоваться различные шаблоны с подходящими инструментами и символами, например, для программных блок-схем и бизнес-процессов, которые можно перетаскивать в документ. Функциональность Dia условно сопоставима с проприетарной программой Visio.

Стандартные объекты доступны для создания структурированных диаграмм, с помощью которых можно строить сложные структуры. Есть, помимо прочего, режимы для блок-схем, сетевых и UML- диаграмм, рис.3. Тем не менее, есть также некоторые общие функции, которые можно использовать для создания простых рисунков.

Рисунок 3. Инструменты BPMN в Dia

Программа имеет ряд выходных форматов, таких как EPS , SVG , CGM и PNG. Типы диаграмм могут быть расширены, потому что типы объектов, которые еще не поддерживаются, могут быть добавлены через файлы XML.

В последней версии старое многооконное представление было заменено видом только с одним окном как в Windows, так и в Linux .

Изначально Dia был создан Александром Ларссоном, но он перешел к работе над GNOME и другими проектами. Затем Джеймс Хенстридж стал ведущим разработчиком, но он также перешел к другим проектам. За ним следовали Кирилл Чепелов и Ларс Редер Клаузен по очереди. Dia поддерживается группой разработчиков: Hans Breuer, Steffen Macke и Sameer Sahasrabuddhe.

Dia написана на C и имеет систему расширений, которая также поддерживает написание расширений на Python .

---

3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Процессы можно классифицировать по уровню синтеза [5, 7]:

На высшем уровне мы различаем бизнес-процессы. Они обозначают основные семейства деловых операций, таких как разработка стратегии, разработка продуктов, развитие производственных мощностей и выполнение заказов. Это межфункциональные процессы, в которых участвуют несколько отделов / корпоративных функций. Отображение этих процессов обеспечивает синтетический обзор структуры всех видов деятельности, подобно тому, как организационная структура представляет структуру организации.

На промежуточном уровне мы различаем бизнес-процессы. Они обозначают процессы, специфичные для семейства профессий, такие как производственные процессы, финансовые процессы и логистические процессы. Это процессы, специфичные для торговли (возможно, с разбивкой по рынку или сектору деятельности) или для одной из основных функций компании.

В нижней части шкалы мы находим элементарную деятельность, для которой нет смысла сокращать ее дальше. Стандарт ISO 19510 обозначает этот вид деятельности термином «задача»ю

Описание и анализ бизнес-процессов.

Бизнес-процессы описываются:

• либо в начале и в конце действия, в случае сложных процессов, чтобы избежать путаницы с названием отдела (например: «концепция к прототипу» вместо разработки продукта или «перспектива заказ "по месту продажи";
• либо с использованием глагола, чтобы избежать путаницы с результатами процесса (например: «Оплата счетов», «Обработка заказов клиентов» и «Счета клиентов»).

Для каждого процесса можно уточнить ограничения с другими процессами, описать цели и виды деятельности и определить входные данные (например, материалы, финансы, работы, информацию), которые будут потребляться процессом, выходные данные (т.е. - скажем продукты (например, материальные, финансовые или нематериальные услуги), которые будут производиться, участвующие организационные структуры или субъекты, а также внутренние и внешние поставщики и клиенты.

Владелец бизнес процесса – это тот, кто полностью отвечает за весь процесс. Это означает, что владелец несет ответственность не только за результат, то есть продукт процесса, но также за ход его выполнения и удовлетворенность клиентов бизнес процесса [7].

В существующей системе документооборота владельцами процесса обработки письма является руководитель того подразделения, куда направлено письмо из экспедиции.

---

Входы процесса:

• Электронные письма
• Отсканированные письма

Выходы процесса:

• Ответное электронное письмо
• Архивированное письмо

Ресурс бизнес-процесса — материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполне­ния процесса, но не являющийся входом процесса.

Ресурс бизнес-процесса:

• Исполнители

BPMN диаграмма данного процесса показана на рис.4.

Рисунок 4. Обработка писем «Как есть»

Бизнес-процесс начинается с получения письма. Все письма поступают в экспедицию. Письма вводятся в систему.

Экспедиция рассматривает документ для получателя и записывает его в систему. Регистрация нового документа осуществляется на основе создания электронной регистрационной учетной карты. При создании такой карты документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это делается через встроенную почтовую службу. Набор задач для выполнения может быть связан с каждым документом, поэтому после просмотра документа руководитель определяет задачу и назначает исполнителя.

После выполнения задачи документ помещается в файл, и система автоматически отправляет его для операционного хранилища на сервер мэйнфрейма (в архив).

Первым шагом можно считать начало исходящего проекта документа, который осуществляется из-за необходимости получения адресатом ответа на полученный документ. При создании документов используется шаблоны. Затем этот проект документа согласовывается с заинтересованными отделами как внутри организации (наблюдение), так и в материнской компании (утверждение). После утверждения документ отправляется начальнику на подпись. Подпись осуществляется цифровой подписью. Кроме того, документ регистрируется так же, как и запись входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от получателя, печатается и передается на бумаге с помощью различных средств массовой информации. После отправки исходящий документ помещается в файл оперативного хранилища с указанием на регистрационной карточке номера дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, к которому относится этот документ.

Процесс заканчивается отправкой письма и размещением документов в архиве.

---