Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор средства для моделирования).pdf

4. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В этом параграфе необходимо определить и обосновать предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Основное применение бизнес-процессов - ведение бизнеса. Анализ компании с точки зрения ее бизнес-процессов и моделирование их имеет множество приложений [7], в частности:

• управление бизнес - процессами, для управления процессом осуществления деятельности и контроля характеристик;
• управления качеством, чтобы определить улучшить качество выполнения производственных процессов и продукции;
• процесс оптимизации для улучшения процесса разработки и создания стоимости;
• бизнес - процесс реинжиниринга, радикально пересмотреть деятельность компании, в том числе стратегии;
• в исследованиях воздействия, например, для прогнозирования последствий слияний / поглощений или партнерских отношений;
• в методе затрат на деятельность, который анализирует формирование затрат на деятельность и измеряет эффективность межфункциональных процессов.

Целью бизнес - анализа состоит в том, чтобы понять пути улучшения бизнес-процесса. Есть решения, рекомендуемые, которые позволяют компании улучшить структуры, принципы и процессы. Примерами этого являются оптимизированные рабочие процессы, изменения в организационной структуре или ориентированное на решение использование ИТ. Бизнес-анализ определяет требования для этого и ожидания разных людей и групп людей ( заинтересованных сторон ) внутри и за пределами компании.

Для бизнес-анализа необходимо понимать:

• как работают компании;
• как компании достигают своих целей;
• какой потенциал компания должна иметь, чтобы предлагать внешние и внутренние заинтересованные стороны продукты и услуги;
• какие цели преследует компания;
• как эти корпоративные цели связаны с требованиями;
• какие меры и решения подходят для достижения целей;
• как взаимодействуют различные организационные единицы, а также внутренние и внешние заинтересованные стороны.

Люди, которые проводят бизнес-анализ или аналогичные задачи, называются: Бизнес-аналитик, (Бизнес) системный аналитик, инженер требований, бизнес архитектор, консультанты по управлению, организатор

Бизнес-анализ может анализировать и описывать текущее состояние компании и / или определять требования для будущего целевого статуса. Бизнес-аналитики собирают, систематизируют и обрабатывают требования различных людей и групп людей (например, клиентов, сотрудников, ИТ-экспертов и руководителей). Обеспечение и улучшение связи между различными вовлеченными сторонами играет важную роль. Впоследствии решения разработаны и оценены в соответствии с требованиями и для достижения поставленных целей. Эти решения часто являются ИТ-поддержкой или непосредственно ИТ-решениями (например, новое или улучшенное программное обеспечение, использование систем рабочих процессов). Поэтому требования внутренних отделов и внешних заказчиков должны сравниваться с возможностями, которые предоставляет ИТ. Поскольку в департаментах и ​​ИТ-отделах используются разные (технические) термины, бизнес-аналитики часто выступают в качестве «переводчиков».

---

Бизнес-анализ - это исследовательская дисциплина [6] для определения потребностей бизнеса и определения решений бизнес-задач. Решения часто включают компонент разработки программных систем, но могут также состоять из улучшения процессов, организационных изменений или стратегического планирования и разработки политики. Человек, который выполняет эту задачу, называется бизнес-аналитиком.

Бизнес-аналитики [6] не работают исключительно над разработкой программных систем. Но работайте по всей организации, решая проблемы бизнеса в консультации с заинтересованными сторонами. Хотя большая часть работы, которую сегодня выполняют бизнес-аналитики, связана с разработкой / решениями программного обеспечения, это происходит из-за продолжающихся масштабных изменений, которые испытывают компании во всем мире в своих попытках оцифровки.

Примеры бизнес-анализа включают в себя:

Анализ предприятия или анализ компании - ориентирован на понимание потребностей бизнеса в целом, его стратегического направления и определения инициатив, которые позволят бизнесу достичь этих стратегических целей.

Планирование и управление требованиями- включает планирование процесса разработки требований, определение того, какие требования являются наиболее приоритетными для реализации, и управление изменениями.

Выявление требований - описывает методы сбора требований от заинтересованных сторон в проекте.

Анализ требований и документация - описывает, как разработать и указать требования достаточно подробно, чтобы они могли быть успешно реализованы командой проекта.

Требования к общению - описывает методы для обеспечения того, чтобы заинтересованные стороны имели общее понимание требований и того, как они будут реализованы.

Оценка и валидация решения - описывает, как бизнес-аналитик может выполнить правильность предложенного решения, как поддержать внедрение решения и как оценить возможные недостатки во внедрении.

Существует ряд общих бизнес-техник, которые бизнес-аналитик будет использовать при содействии изменениям в бизнесе.

Процессы моделируются визуально, чтобы понять текущее состояние, а модели отображаются на уровнях, чтобы понять факторы, влияющие на конкретный бизнес-процесс [6, 7]. На самом высоком уровне моделей находятся сквозные бизнес-процессы, которые были бы общими для многих предприятий. Ниже этого уровня бизнес-процесса будет уровень действий, подзадач и, наконец, задач. Уровень задач является наиболее детализированным и при моделировании отображает конкретный рабочий процесс. По мере того, как бизнес-процессы документируются на уровне рабочих процессов, они становятся все более подверженными влиянию или «включаемым» характеристиками, которые влияют на конкретные предприятия. Этими «активаторами рабочего процесса» считаются Проект рабочего процесса, Информационные системы / ИТ, Мотивация и оценка, Человеческие ресурсы и организация, Политики и правила и Средства / Физическая среда. Этот метод выравнивания и анализа процессов помогает бизнес-аналитикам понять, что действительно требуется для конкретного бизнеса и где есть возможности для реинжиниринга процесса для повышения эффективности в будущем.

---

Выполним анализ бизнес-процесса.

Проблема: В некоторых случаях, письма, имеющие критическое значение для компании, обрабатываются недостаточно быстро или недостаточно качественно.

Причина: Руководители подразделений не могут оценить важность письма, т.к. такие письма могут не соответсвовать деятельности подразделений.

Решение.

Если процент таких писем не велик, то в случае сомнения экспедиция должна направлять эти письма руководителю организации. Недостаток этого решения очевиден – руководитель организации будет загружен лишней работой.

Если процент выше некоторого критического значения (допустим > 5%), то в этом случае следует выделить специального работника – офис-менеджера.

В организации следует разработать специальное положение, устанавливающее правила работы с электронной почтой. Это положение определяет следующие электронные сообщения, которые будут записываться и храниться в системе управления электронными документами:

• сообщения, на основе которых принимаются ответственные бизнес-решения;
• сообщения, содержащие важную информацию для компании или историческую ценность;
• сообщения оскорбительного и угрожающего характера, особенно раздражающие образцы и мешающие эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) - для передачи в следственные органы;
• все документы сохраняются, так как могут быть случаи, когда важно восстановить содержание всей корреспонденции.

5. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Владелец бизнес процесса – это тот, кто полностью отвечает за весь процесс. Это означает, что владелец несет ответственность не только за результат, то есть продукт процесса, но также за ход его выполнения и удовлетворенность клиентов бизнес процесса.

В модифицированной системе документооборота владельцами процесса обработки письма является руководитель того подразделения, куда направлено письмо из экспедиции или офис-менеджер, если письмо попадает в категорию «выделенных» сообщений.

Входы процесса:

• Электронные письма
• Отсканированные письма

Выходы процесса:

• Ответное электронное письмо
• Архивированное письмо

Ресурс бизнес-процесса — материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполне­ния процесса, но не являющийся входом процесса.

---

Ресурс бизнес-процесса:

• Исполнители

BPMN диаграмма данного процесса показана на рис.5.

Рисунок 5. Обработка писем «Как должно быть»

Заключение

Результатом выполнения курсовой работы по теме «Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом», стали следующие выводы, а именно:

1. Было дано описание предметной области - документооборота. Рассмотрена конкретная система документооборота, обеспечивающая обработку электронной почты.

2. Рассмотрены наиболее популярные методологии моделирования бизнес-процессов: блок-схемы алгоритмов, диаграммы EPC, методология BPMN. Выбрана методология BPMN

2. Рассмотрена методология BPMN. Выполнен анализ элементов этой методологии. Установлено, что элементы этой методологии могут быть применены для разработки модели данного бизнес-процесса.

3. Выполнен анализ программных средств поддержки BPMN. Для разработки модели выбрано приложение Dia.

4. Создана BPMN модель «Как есть». Определены владельцы процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.

5. Определены недостатки существующей системы документооборота. Сформулирована проблема. Предложено решение этой проблемы.

5. Построена BPMN модель бизнес-процессов «Как будет». Определены новые владельцы процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.

Таким образом, цель курсовой работы достигнута.

Список литературы

1. Анисимов В.В. Проектирование информационных систем [Электронный ресурс] / В.В. Анисимов – Режим доступа: https://www.sites.google.com/site/anisimovkhv/learning/pris/lecture/tema8/tema8_3
2. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. – М.: Эксмо, 2014. – 483 с.
3. Винтова, Т. А. Основы функционального моделирования автоматизированной системы управления персоналом [Текст] / Т. А. Винтова, П. Е. Коваль // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2015. - N 3. - С. 171-175
4. Высочина, М. В. Моделирование управленческого процесса [Электронный ресурс] / М. В. Высочина, М. В. Шкиндер // Научный вестник: финансы, банки, инвестиции. - 2016. - N 4. - С. 159-164. – Режим доступа: http://science.cfuv.ru/nauchnye-zhurnaly-kfu
5. Карминский, А. М. Информационные системы в экономике [Электронный ресурс] : учеб. пособие: в 2 ч. Ч. 2. Практика использования / А. М. Карминский, Б. В. Черников. - М. : Финансы и статистика, 2006. - 239 с.
6. Основы бизнес-анализа [Текст] : учеб. пособие / ред. В. И. Бариленко. - М. : Кнорус, 2014. - 270 с.
7. Фролова, Л. В. Формирование бизнес-модели предприятия [Текст] : учебник / Л. В. Фролова, Е. С. Кравченко. - К. : ЦУЛ, 2012. - 380 с.

---