Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор средства для моделирования).pdf

Введение

Актуальность исследования. В настоящее время, в условиях конкуренции, каждое предприятие должно повышать свою эффективность. Хороший эффект дает внедрение информационных технологий. Однако, для разработки информационной системы, необходимо иметь модель предметной области. Для предприятия – это модель бизнес-процессов, основанная на процессном подходе. Одной из актуальных областей моделирования остается область организации документооборота. Этим и обусловлена актуальность данной работы.

Цель курсовой работы является разработка модели бизнес-процесса «Управление документооборотом».

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

• дать подробное описание предметной области;
• составить обзор методов бизнес-моделирования;
• определить, какие методологии подходят для данного бизнес-процесса;
• выбрать инструменты, реализующие выбранную методологию;
• разработать модель бизнес-процесса «Как есть»;
• определить недостатки существующего бизнес-процесса;
• разработать модель бизнес-процесса «Как будет».

1. Описание предметной области. Постановка задачи

Что такое документооборот? Любая компания, независимо от ее формы собственности, работает на основе различных деловых бумаг. Это приказы, письма, протоколы. Они классифицируются как организационные и административные документы. Делопроизводство - это работа по созданию документов, которая осуществляется в соответствии с общепринятыми стандартами.

Как правило, в компаниях есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В небольших организациях любой сотрудник может выполнять обязанности секретаря. Если расшифровать суть понятия (что такое документы), то происхождение термина станет ясным. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

Управление документооборотом или управление поддержкой документации - это ряд процессов, которые влияют на все этапы работы с документами [2]. Это часто понимается как поток документов, но эти две концепции различны, хотя они тесно взаимосвязаны. Поток документов является лишь промежуточным этапом между созданием документов и их архивированием.

Различают следующие виды документов:

---

• Общие - ведение общих документов;
• специальные - работа с конкретными ценностями, например, кадровая, бухгалтерская, секретная и т. д.

На госкомпаниях алгоритм работы с документами регулируется законом. Частные компании имеют право самостоятельно решать, как проводить рабочий процесс и оформление документов. 3 основные области документации документация: написание, исполнение, координация, производство бумаги; Организация работы с документами: перемещение, контроль исполнения, хранение и использование; систематизация-передача документов на хранение, размещение их в сейфах, утилизация и т.

Рассмотрим основные понятия документооборота [2].

Документооборот разделен на три этапа:

• Создание документов (документация);
• Организация движения и учет документов (документооборот);
• Хранение документов (архив).

В российских организациях ответственность за организацию оформления документов, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в структурных подразделениях лежит на руководителе организации. Непосредственную административную работу выполняют должностные лица, отвечающие за административную работу, учет и сохранение документов.

Состав организационно-административных документов определяется по классификатору управленческой документации России (ОКУД). Общие требования к документации управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Единые системы документации. Требования к оформлению документов ".

Рабочий процесс: организация перемещения документов в компании с момента их создания или получения до их завершения: отправка из организации и (или) отправка в файл.

Рабочий процесс бухгалтерских документов.

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов рабочего процесса:

• Подготовка документа во время операции;
• Передача документа в бухгалтерский учет;
• Проверка документов, принятых бухгалтером в форме, содержании и арифметической проверке;
• Обработка документов в бухгалтерском учете, в том числе:
  • налоги (плата);
  • группирование
  • назначение счета (указание в первичном документе соответствия счетов);
• Представление документов для хранения в архиве.

Поток документов - это перемещение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, отправки или ввода в действие. Существует три основных потока документации:

---

• документы, поступающие от других организаций (входящие);
• документы, отправленные другим организациям (исходящие);
• документы, созданные в организации и используемые сотрудниками организации в (внутреннем) процессе управления.

Документы, полученные организацией:

• первичная обработка;
• предварительный обзор;
• Реестр
• обзор управления;
• перевод в архив.

Управление электронными документами

В некоторых организациях введена система обработки электронных документов и обмена документами между департаментами (внешними получателями).

Для организации электронного управления документами на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Доступ возможен как в локальной (внутренней) сети, так и через Интернет (внешней).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределяются в соответствии с иерархической структурой организационного подразделения.

Создавать, изменять, удалять созданные документы имеет право лицо, наделенное соответствующими правами.

В системе документооборота выделяют три вида документов: входящие, исходящие и внутренние [2]. Рассмотрим конкретный вариант документооборота, основанный на обработке электронной почты.

Работа с входящей документацией.

Все письма сначала поступают в экспедицию. При получении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и сообщений электронной почты документы вводятся в базы данных непосредственно с помощью электронных средств ввода информации: факсимильного сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза). Если письма поступают в бумажном виде, то они сканируются и вводятся в систему.

Экспедиция рассматривает документ для получателя и записывает его в систему. Регистрация нового документа осуществляется на основе создания электронной регистрационной учетной карты. При создании такой карты документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Кроме того, при необходимости можно исправить атрибуты, некоторые из которых являются обязательными. При сохранении карта проверяет уникальность определенных полей, например, комбинации типа документа и его номера. Также во время регистрации можно прикрепить к карте любое количество файлов любого формата. Эта карточка документа прилагается к номенклатуре дел компании с указанием дела из каталога номенклатуры. А с документами стандартного типа могут быть связаны наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, сводка и другие. Различные каталоги используются для заполнения отдельных атрибутов карты.

---

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Система делает это через встроенную почтовую службу. Набор задач для выполнения может быть связан с каждым документом, поэтому после просмотра документа менеджер выводит задачу и назначает исполнителя.

Задачи включают сроки назначения, список исполнителей, тип исполнения: последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает выполнение одного из исполнителей), текстовые комментарии и другую информацию. Задачи взаимосвязаны таким образом, что можно определить последовательность задач обработки. Если при регистрации задачи был указан сигнал о необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задачи, система автоматически отправляет сообщения электронной почты или помещает ярлык задачи в личную папку пользователя.

Если задача не имеет даты начала выполнения, сообщения отправляются немедленно, если указан крайний срок, задача отправляется в тот момент, когда задача истекает. В случае, если задача имеет несколько исполнителей, система определяет метод маршрутизации:

• метод параллельной маршрутизации включает одновременное распределение задач всем исполнителям;
• последовательный-последовательный;
• альтернатива: отправка по почте всем исполнителям с автоматическим отзывом задачи, когда первый исполнитель принимает ее.

При обработке задачи пользователь может изменить свой статус (взять на себя работу, отложить, завершить), указать процент завершения, сделать комментарии. Информация о текущем состоянии задачи будет автоматически записана на системный сервер, что позволяет отслеживать процесс выполнения в режиме реального времени.

После выполнения задачи документ помещается в файл, и система автоматически отправляет его для операционного хранилища на сервер мэйнфрейма.

Важным шагом в работе с электронными сообщениями является установление периодов хранения для них. В организации срок хранения полученного сообщения установлен так же, как и для аналогичного бумажного документа. Сообщения, которые не подлежат хранению или срок хранения которых истек, быстро и регулярно уничтожаются офис-менеджером, в то время как в системе делается некоторая заметка об их уничтожении. Через две недели все письмо получено

Работа с исходящей документацией.

Процесс работы с исходящей документацией отличается рядом моментов. Первым шагом можно считать начало исходящего проекта документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или из-за необходимости получения адресатом ответа на полученный документ. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников в проекте документа. Сама разработка включает в себя выбор типа документа и компиляцию стандартного или конкретного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду типы документов, в которой перечислены различные типы документов и методы их обработки. Вы можете добавить новый тип документа, удалить один из выбранных типов или распечатать его. Другая команда, которую вы можете использовать при создании документа, - это Шаблоны. При открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, и можно создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.

---

Затем этот проект документа согласовывается с заинтересованными отделами как внутри организации (наблюдение), так и в материнской компании (утверждение). Внутренняя координация (наблюдение) осуществляется путем отправки проекта документа через встроенную почтовую службу на рабочие места заинтересованных лиц. Все необходимые комментарии по этой разработке прилагаются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла черновика документа и подписываются с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Внешняя координация чаще всего осуществляется с подразделениями, расположенными в материнской компании. Благодаря "сквозным" документам утверждение осуществляется путем отправки проекта документа по внутренней электронной почте без печати бумажной копии. Если есть много экземпляров, файл, похожий на бумажный “лист утверждения”, прикрепляется к электронному файлу документа.

После утверждения документ отправляется начальнику на подпись. Подпись осуществляется цифровой подписью. Кроме того, документ регистрируется так же, как и запись входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от получателя, печатается и передается на бумаге с помощью различных средств массовой информации. После отправки исходящий документ помещается в файл оперативного хранилища с указанием на регистрационной карточке номера дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, к которому относится этот документ.

2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Достижения в области информационных технологий за последние годы изменили бизнес-процессы внутри компаний и между ними [4]. В 1960-х годах операционные системы имели ограниченную функциональность, а используемые системы управления рабочими процессами были специально разработаны для конкретной организации. В 1970-х и 1980-х годах были разработаны подходы на основе данных, поскольку они улучшили технологии хранения и восстановления данных. Моделирование данных вместо моделирования процессов было отправной точкой для построения информационной системы. Бизнес-процессы должны были адаптироваться к информационным технологиям, потому что моделированием процессов пренебрегали. Переход к процессно-ориентированному управлению произошел в 1990-х годах.

---