Файл: Особенности коммуникаций на предприятиях.pdf

5. быть После «ответственности black слов Ьох»-системой анализа внутриорганизационную для данные каждого контакт отдельного прав подразделения (коммуникаций или другой для данного каждого рамках отдельною передача сотрудника малых внутри классификация подразделений) массовости необходимо уточним нарисовать психологическим структурную непосредственную схему также организации, многие стрелками ряду указать соединение необходимые этих информационные внутригрупповое потоки и намеренно описать переработку характеристики направлена данных каждого потоков (слышать кто, индивидуумам кому, местном какую связи информацию, в продуцирования каком монетарной объеме, в связи какой равнозначными форме, информации на могут каких удобны носителях, в процессе какие горизонтальные сроки хотят или сотрудников при любой каких обязательным условиях организационной предоставляет) [3, c.120].

работы Закрепить входящей необходимые объем информационные проходит потоки с прямой помощью отражают соответствующих устраивать приказов, образом должностных вопрос инструкций и т. п. обладание как товара обязательные ограниченных функции которое подразделений и задач обязанности барьеры конкретных сведения сотрудников [13, c.48].

вернуть Проверить предвзятое спроектированную проекта информационную (вопросу коммуникационную) информатике систему в коммуникативных течение 6—12 людей месяцев, в информационного случае дебатировать неэффективности течением внести условие необходимые использование изменения.

В отправителю завершение коммуникация этого которой раздела обязательным еще может раз слушание уточним, состоит что хотят речь в причины нем входящей идет информация лишь жизненной об могут управленческой переписка информации, прием связанной с выяснения оптимизацией процесс основных состоявшимся менеджерских владельцы функций (неотъемлемые планирование, нежелание принятие целей решений, каждого контроль и головах др.) [8, c.180]. рядовым Здесь вследствие не сознания затрагивается очередь тема получил информационного человека инжиниринга нередко технологических, классификация логистических, осуществляется финансовых и представляют прочих важную процессов, формальная имеющих группы непосредственную «случае производственную взаимоотношения начинку». зависят Как каналу правило, между информационные статуса системы дискуссии внутри слабосвязанную отдельных уровня подсистем (конформности например, множества финансовой) алгоритм деятельности особенности или движения подразделений словесного организации любом обычно другими достаточно качестве хорошо происходит продуманы и среди имеют бывает мощную интерпретировать IT-действий поддержку в отсутствует виде характера специализированных инициатора компьютерных существуют программ [4, c.170].

проблемы Проблема чьих здесь коммуникативные несколько информации шире: других как быть согласовать преобладания информацию организации из передающим отдельных примером подсистем (пришел подразделений), личностными чтобы различие повысить передачей эффективность которые управления переложить организацией в менеджера целом? определенного Ответ коммуникативные на кодировании этот логистических вопрос направлены кроется в выслушивает создании коммуникации организационной быть системы открытость управленческих использованием коммуникаций. управления Если информации привести характерным простой подразделений пример, фирмы то друга вопрос использование может многих быть относят сформулирован и целью так: также если среднего отдел определение персонала эффективность предлагает делиться разработать и за­писки внедрить общей новую целом систему агентства монетарной сотрудников мотивации, высокой то трудная каким коммуникации образом коммуникации должно определяемые происходить коммуникации их быстро информационное участник взаимодействие с мира бухгалтерией? самом Автор стороны этого какая текста информация был современных свидетелем реальной ситуации, когда в одной из организаций финансисты в течение нескольких лет раз за разом отказывались просчитывать предлагаемые отделом персонала проекты по улучшению трудовой мотивации только потому, что им было «вообще непонятно, что там написано». Именно для преодоления подобного непонимания и необходим информационный инжиниринг, связанный с построением в организации единой системы управленческих коммуникаций [14, c.88].

2.2 Проблемы коммуникации в организации

Проблемы структурных коммуникаций. Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др [6, c.137].

Однако создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжены с рядом трудностей, вызванных как дефектами в каналах информации, так и дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений.

Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основные группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения [15, c.90].

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации [7, c.103].

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений — явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно [10, c.54]: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать. Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, поскольку оно основано на неверных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Кроме того, искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на остальных компонентах организации.

Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы [1, c.67]:

-непреднамеренные искажения, которые возникают в силу) недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах;

-сознательные искажения, которые представляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;

-фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция в коммуникационном процессе может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведения наиболее острые проблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки [15, c.49].

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения [9, c.302]. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Отсутствие четких фильтров и членов организации, выступающих в роли “сторожей”, не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию — существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям) [2, c.64].

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур [14, c.79].

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями [6, c.105]. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия [13, c.200].

Решение проблем структурных коммуникаций. Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы [3, c.37]:

1) постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;

2) контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3) организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням [8, c.301]. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, “кружков качества” и т.д.;

4) создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т.д [12, c.222]. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);

5) использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;