Файл: Автоматизация процесса размещения гостей в мотеле Калина Парк..pdf

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Мотель "Калина Парк". Сотрудники: генеральный директор, заместитель директора, администратор, кассир.

Генеральный директор организует и обеспечивает эффективную деятельность гостиницы, предоставляет клиентам информацию о предлагаемых услугах. Осуществляет контроль за качеством обслуживания клиентов в соответствии с классом гостиницы, правильным использованием, учётом и распределением жилых номеров и мест, а также соблюдением паспортного режима. Заместитель директора заменяет отсутствие директора на время (болезнь, отпуск, командировки и прочее). Заместитель директор при отсутствии директора несёт ответственность за надлежащее исполнения возложенных на него обязанностей.

Администратор обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий. Даёт устные справки, касающиеся гостиницы. Кассир осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Генеральный директор осуществляет мероприятия по внедрению прогрессивных форм организации обслуживания.

Необходимо разработать информационную систему для Мотеля «Калина Парк»: Разрабатываемая система должна автоматизировать и сделать эффективными процессы: Определение рейтинга гостиницы, выявления самых часто бронируемых номеров, а также определения самых старательных администраторов и кассиров.

Для генерального директора должны формироваться следующие отчеты:

1. Отчёт по часто бронируемым номерам;
2. Отчёт сведений баланса на конец смены;
3. Отчёты по расходу продукции (бар, ресторан, кухня)

Отчёт по бронируемым номерам для ген. директора в наглядной форме должна показывать, какие номера самые бронируемые номера.

Например;

1. Количество бронируемых номеров в день;
2. Количество бронируемых номеров в месяц.

Так же можно предложить формировать рейтинг типов бронируемых номеров, т.е. сколько бронируется номеров в день:

1. эконом;
2. люкс;
3. и т.д.

Отчёт по номерам показывает список бронируемых номеров и их рейтинг, изменить их можно вручную и добавить их особое примечание.

---

Рейтинг бронируемых номеров может определятся следующим образом:

1. По акциям;
2. По стоимости проживания;
3. По категориям;
4. По удобствам (телевизор, холодильник и т.д.);
5. За продаваемость товара (бар, кухня, ресторан и т.д.);
6. Генеральный директор может повышать и понижать рейтинг.

Отчёт номеров показывает количество посетителей и так же самых часто бронируемых номеров. Отчёт по расходу продукции показывает в каком количестве продается продукция.

Для закупщиков необходимо сформулировать отчёты:

1. По поставщикам;
2. Общий список товаров, с возможностью заносить информацию о поступившем товаре.

Для кассиров:

1. Список бронируемых номеров с возможностью заносить информацию о бронируемых номеров;
2. возможность посмотреть сумму, набранную за смену и т.д.

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма IDEFO модели

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная система (ИС) автоматизирует резервирование номеров и  регистрацию новоприбывших постояльцев (фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность, место постоянного жительства, номер апартамента, дата въезда, дата выезда), ведет учет платежей за проживание и за телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на данный момент апартаментов гостиницы. Прототип информационной системы разработать средствами MS Access. При разработке использовать результаты инфологического проектирования. Анализ возможностей методологии и инструментальных средств, проектирования заданной информационной системы.

При разработке информационной системы гостиницы "Виора" был использован системный структурный подход. Методология этого подхода заключается в разработке модели на основе представления о функциях ИС или на элементах (планах, данных, оборудовании и т.д.). Модели ИС (активностные модели) согласно методологии представляются в виде диаграмм, которые иерархически упорядочены. Активностная модель представляет собой совокупность активностей взаимосвязанных через объекты (элементы) системы.

Для проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов предназна­чено CASE-средство верхнего уровня AllFusion Process Modeler (BPwin), поддерживающее методологии:

1. IDEF0 (функциональная модель);
2. DFD (DataFlow Diagram);
3. IDEF3 (Workflow Diagram).

---

Создание модели в стандарте IDEF 0

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-1S) и идеального положения вещей того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы.

На рисунке 3 представлена контекстная диаграмма информационной системы мотеля «Калина Парк».

Рисунок 3 - Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование гостиницы

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в

терминах входа (на рисунки 3- это «Клиенты» и «Плата за услуги»), выхода (основной результат процесса – «Оказанные услуги» и «Прибыль»), управления («Законы РФ» и «Устав мотеля») и механизмов («Материальная база», «Помещение», «Персонал» – это ресурсы, необходимые для процесса функционирования гостиницы). «Клиенты» – те, для кого Мотель работает. Они платят мотелю деньги в качестве платы за оказываемые услуги. Получение прибыли – цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели Мотеля должна оказать услуги клиентам.

«Законы РФ» и «Устав мотеля» – это правила, которыми управляется процесс функционирования мотеля, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного «жить» согласно законодательству конкретной страны. В оказании услуг принимает участие «Персонал» мотеля. Чтобы предоставить номера и получить прибыль, в деятельности мотеля должны участвовать «Помещение» и «Материальная база» – обстановка здания, техника в номерах, инвентарь и т.д.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (рис. 4).

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции IDEF 0. Функционирование гостиницы

Весь процесс «Функционирования гостиницы» разбивается:

1. «Предоставление номеров» иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией;
2. «Обслуживание номеров» представляет собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах;
3. «Обеспечение телефонных переговоров» – это совокупность оказываемых гостиницей услуг по предоставлению постояльцам телефона, взиманию платы за переговоры и ведению учета переговоров.

---

После дальнейшего разбиения диаграммы получаем 3 диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (на рисунки 4).

Работа «Проверка счетов» иллюстрирует деятельность по формированию итогового и текущих счетов в отделе бухгалтерии. Работу бухгалтерии мы не автоматизируем полностью в ходе курсового проектирования, но значительно облегчаем. Наше клиентское приложение в дальнейшем будет по требованию формировать суммарную стоимость оказанных постояльцу услуг, суммарную стоимость переговоров и стоимость проживания. Неавтоматизированным останется только сам процесс выписки чека. Слабые связи, не представленные на диаграмме высшего уровня:

Неоплаченные счета – итоговый счет или сводка текущих платежей за проживание в гостинице и пользование услугами, подсчитанный и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для предъявления постояльцу.

 Счёт – частичные данные о платежах и счетах клиента в том виде, в каком они фиксировались у администратора и в отделе по регистрации телефонных переговоров. Это также запрос в бухгалтерию на формирование суммарных счетов постояльца. Номера – номера гостиницы, которые займут уже известные клиенты, по запросу при оформлении въезда. До тех пор они не участвуют в деятельности по оформлению въездов.

Ключи от номеров – получаемые при въезде ключи от номера. Выбранные тарифы – категория номера, выбранная на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в гостинице.

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции IDEF 0. Обслуживание номеров

Эта диаграмма напоминает контекстную диаграмму (рисунок 2). Две работы (на рисунки 5) не зависят друг от друга и имеют на входах - «Клиентов» и «Плату за услуги», на выходах -  «Оказанные услуги»и «Прибыль», на управлении – «Законы РФ» и «Устав гостиницы», влияющие на всю деятельность гостиницы, и на механизмах – «Материальную базу», «Помещение» и «Персонал» –  ресурсы, необходимые для выполнения этих работ). Эти виды деятельности гостиницы мы не будем автоматизировать в ходе курсового проектирования.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Значительную долю внемашинного информационного обеспечения составляют системы классификации и кодирования, а так же документация.

Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, то есть классифицируемых объектов и их кодовых обозначений. Код представляет собой условное обозначение объекта группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Основная цель кодирования и классификации состоит в однозначном обозначении объектов, а так же в обеспечении необходимой и полной достоверности кодируемой информации. При помощи кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой информации: минимизация ее объема при вводе и передаче данных; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка отчетов. В условиях автоматизации большое значение придается унификации документации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению документов. Унификация заключается в тщательном отборе и четком определении необходимой номенклатуры документов. При этом определяются сферы назначения и использования документов и выявляются специфические особенности, характерные для соответствующих видов документов. Информационные массивы формируются на основе исходной информации, содержащейся в первичных документах - основных носителях первичной информации. К ним предъявляется ряд требований:

---

1. Достаточная полнота информации для решения задачи;
2. Исключение избыточности информации;
3. Достоверность и своевременность информации;
4. Согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации на машинном носителе;
5. Логичность построения документа;
6. Отсутствие дублирующих показателей в разных видах документов.

Система классификации - совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия.

Различают два метода классификации: Иерархический метод, при котором между классификационными группировками устанавливаются отношения подчинения типа: класс- подкласс- группа- подгруппа- вид и т.д. При такой классификации каждый объект попадает только в классификационную группировку.

Глубина иерархии определяется классификационными признаками; Фасетный метод. При использовании этого метода исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет - набор значения одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.

Система кодирования предназначена для присвоения различным объектам условных обозначений - кодов.

Характеристикой кода является:

1. Используемый алфавит (цифры, буквы, штрихи, цвета);
2. Длина и структура обозначений кода;
3. Метод кодирования: классификационный и регистрационный (идентификационный).

Классификаторы, кодификаторы и идентификаторы являются наиболее представительной частью нормативно-справочной информации.

Таблица 2

Используемые системы кодирования

Кодируемое множество Объектов	Длина кода	Мощность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
Код валюты	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код вида карты	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код платежной системы	2	99	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код гражданства	2	99	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код социального статуса	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код карты	6	999999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код клиента	2	99	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код записи	6	999999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Номер счета	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код вида счета	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный

---