Файл: Сущность и содержание понятия «коммуникаций».pdf

Таблица 3. Пример анализа и оценки приоритетности потребностей стейкхолдеров ООО «Спецдорпроект

Приведенная выше таблица показывает усредненную модель оценки релевантности потребностей различных групп потребителей ООО «Спецдорпроект. Опираясь на нее можно оценить удельный вес каждой из потребностей с учетом особенностей условий функционирования конкретного предприятия и стоящих перед ним задач.

Например, в основу корпоративной философии ООО «Спецдорпроект» заложена теория стейкхолдеров, согласно которой бизнес стремится к установлению и сохранению долгосрочных благоприятных отношений со всеми заинтересованными сторонами: работниками, местными сообществами, органами государственной власти, институтами гражданского общества. Только в этом случае бизнес может рассчитывать на стабильную работу и долгосрочный коммерческий успех. Поэтому активное участие ООО «Спецдорпроект» в социальных программах и крупных общегосударственных проектах – это не только ответственность и выполнение долга перед обществом, но и добровольный осознанный выбор. Реализация благотворительных и социальных программ помогает бизнесу наладить конструктивный диалог с основными заинтересованными сторонами.

Ежегодно ООО «Спецдорпроект» выделяет на социальные программы более 50 млн. долл. Около 90% этого общего социального бюджета инвестируется в развитие территорий присутствия предприятий и улучшение жизни работников. Эти средства направляются на поддержку объектов социальной инфраструктуры (здравоохранения, учреждений культуры, спорта и городского транспорта), на обеспечение полноценного отдыха сотрудников компании.

Остальные средства – около 6 млн. долл. в год – компания тратит на спонсорскую и благотворительную деятельность, в рамках которой ООО «Спецдорпроект» выделяет средства на сохранение исторического и культурного наследия России. Продолжая российские традиции благотворительности и меценатства, данная компания поддерживает Большой театр, Мариинский театр, Русский музей, Третьяковскую галерею, Музей фресок Дионисия и Валаамский монастырь.

С органами власти ООО «Спецдорпроект» осуществляет коммуникации на основе участия в тендерах на строительство и ремонт дорог.

Таблица 4. Участие в тендерах ООО «Спецдорпроект в 2018 году

Таким образом, внешние коммуникации распространяются за рамки организации, то есть коммуникатор или получатель сообщения находится за пределами структуры.

Система внутренних коммуникаций ООО «Спецдорпроект» представляет собой процессы взаимодействия сотрудников предприятия. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

В ООО «Спецдорпроект» существуют следующие виды коммуникаций:

1. Горизонтальные – представляют собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации осуществляются с целью обмена результатами работы, опытом и навыками.

2. Вертикальные – это обмен информацией между сотрудниками разных рангов (между руководителем и подчиненными).

В ООО «Спецдорпроект» используются оперативные, отчетные и совещания по развитию. Данные совещания проводятся еженедельно – по понедельникам с целью установления плана работы в течение недели. Во время такого совещания генеральный директор ООО «Спецдорпроект» ставит перед своими подчиненными цель, то есть описывает нужный результат на следующую неделю. Но на повестке дня такого не сообщается заранее.

Также проводятся отчетные совещания. Цели данного совещания:

1. Подведение итогов (включая финансовые результаты деятельности) работы фирмы за определенный период (квартал, год).

2. Заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе.

3. Постановка задач на новый период.

4. Утверждение планов работы.

Такие совещания проводятся регулярно в конце каждого отчетного периода.

Совещания по развитию в ООО «Спецдорпроект» проходит в главном офисе организации 2 раза в год. Цель таких совещаний:

1. Выявить и обсудить назревшие проблемы;

2. Выработать возможные пути решения проблем;

3. Выработать пути расширения бизнеса.

Также в организации ООО «Спецдорпроект» используются коммуникации опосредованного характера. К ним относится телефонные переговоры, сеть интернет и деловая переписка.

В ООО «Спецдорпроект» осуществляется телефона и факсимильная связь между сотрудниками.

Руководство ООО «Спецдорпроект» доносит необходимую информацию до сотрудников при помощи приказов.

Например, текст приказа начинается со слова «ПЕРЕВЕСТИ», без вступительной части. Далее в приказе указываются:

1) фамилию, имя, отчество и текущую должность работника;

2) название подразделения и новой должности, на которую переводится работник;

3) дату начала, срок, условия работы и оплаты труда в новой должности;

4) основание перевода (вид, мотив).

На рисунке 1 приведена схема выполнения приказов руководства ООО «Спецдорпроект».

Рисунок 1. Схема выполнения приказов руководства ООО «Спецдорпроект»

В данном процессе особенно важна роль секретаря.

Функции секретаря во внутренних коммуникациях:

1. Отслеживает выполнение. Вмешиваться в процесс исполнения секретарь не может. У него только две задачи: за несколько дней до конца установленного срока напомнить о нем коллеге и зафиксировать, что задание было исполнено в срок или, напротив, просрочено. Исполнитель сам заинтересован, чтобы все его задания были выполнены вовремя, поэтому, закончив работу, он составляет короткий и информативный отчет: «Направлено письмо-запрос исх. № 2332» или «Проведено выездное мероприятие 16.11.2017». Отчеты типа «Сделано» или «ОК» секретарь принимать не должен.

2. Напоминает. Секретарь-контролер за несколько дней до окончания срока исполнения задания напоминает о нем исполнителю. Срок напоминания компания устанавливает внутренними правилами. Напоминание должно быть задокументировано, поэтому телефон здесь не подходит. Лучше воспользоваться инструментами MS Outlook и Google Календарь.

3. Оптимизирует процесс. Чем меньше движений придется совершать исполнителю, чтобы принять задание и сделать отчет о его выполнении, тем лучше. Оптимальный вариант – настроить все так, чтобы работнику нужно было только нажать кнопку (как в Outlook) или перейти по ссылке. Если исполнителю придется куда-то звонить или идти, то ничего, кроме раздражения, это не вызовет.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Зачастую поставленные перед сотрудниками компании ООО «Спецдорпроект» задачи или проблемы решаются небольшими группами по 5-7 человек с руководителем во главе. Малочисленность таких групп способствует налаживанию прямого контакта между каждым ее членом, самоорганизации и прозрачности работы.

Глава 3 Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ООО «Спецдорпроект»

Как и в любой организации в ООО «Спецдорпроект» имеется несколько типов формальных групп.

Группа, которая специально сформирована руководящим составом путем организационного процесса. Ее цель – выполнить какие-либо конкретные задания.

Группа одного из руководителей, которая состоит из самого руководителя направления, и непосредственных его заместителей, и помощников руководителя. Они обрабатывают организационные моменты в организации, распределяют свою деятельность, плановый бюджет и стимулируют сотрудников к работе.

Также существуют функциональные группы, которые объединяют специалистов определенных сфер, занятых бухгалтерией и набором новых сотрудников.

В ООО «Спецдорпроект» существуют неформальные связи.

Неформальная группа (неофициальная) является реальной социальной общностью, не имеющей юридически установленного статуса, добровольно сплоченная на базе дружбы, интересов и симпатий, либо на базе прагматической выгоды.

Неформальная группа представляет из себя изолированную общность или складывается внутри официальных групп. Интересы данной группы имеют не только профессиональную, но и внепрофессиональную направленность (к примеру, разнообразные творческие кружки, дружеские компании).

Существуют также условные неформальные группы, которые представляют собой содружество сотрудников на основе единых интересов, но напрямую не общающихся.

Официальные группы, поддерживая все свои особенности, единовременно могут иметь лучшие свойства: дружелюбностью, тесными дружескими контактами, взаимной симпатией, готовностью к взаимопомощи и содействию), что является укреплением и обогащением их функционирования. Люди, которые осуществляют неформальные связи, делятся на группы.

К первой группе относятся новые сотрудники, которые встретились на каких-либо тренингах и подружились, вследствие чего начали оказывать друг другу помощь в сложных ситуациях, тем самым увеличивая скорость осуществления работы и ее качество.

Ко второй группе относятся неформальные связи между директором направления и подчиненными. Данная связь способствует более быстрой передаче информации снизу – вверх.

Таким образом, анализ коммуникаций в ООО «Спецдорпроект» показал, что коммуникационное пространство предприятия охвачено довольно полноценно. Можно подчеркнуть, что достижение поставленных целей и успех компании в целом напрямую зависит от эффективности внутриорганизационных коммуникаций внутри нее.