Файл: Корпоративная культура в организации (Коммуникация как действие).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В данной курсовой работе рассматриваются проблемы коммуникаций, все то, что мешает обмену информации в организациях. В целом коммуникации являются самой важной частью в жизни всех людей, так как мы обмениваемся различными впечатлениями, идеями, взглядами и знаниями. Коммуникацию можно рассмотреть как процесс передачи информации. Так же и для руководителей она играет огромную роль в достижение успеха деятельности предприятия. Без обмена информации руководители и сотрудники не смогут работать вместе, решать определенные задачи и принимать решения.
Коммуникация - это важная составляющая, которая обеспечивает эффективное управление в организации. В целом руководитель тратит на нее примерно 80-90% своего времени. Это не только устная и письменная речь, но и мимика, жесты, символы и т.д. Коммуникации служат процессом налаживания связей между сотрудниками, клиентами и компаньонами. Ведь от эффективных коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но и сотрудников, работающие в этой организации. Но нередко возникают проблемы, связанные с обменом информацией, которые мешают эффективно работать и понимать суть основной задачи

какой-то предметной договоренности. В деловых коммуникациях всегда есть цель. Полагается, что решаемые проблемы затрагивают самого индивида.
3. Массовые коммуникации – это процесс передачи информации с
помощью сетевых технологий, таких как мобильный телефон, Интернет, социальные сети и т.д.
4. Общественная коммуникация - это процесс передачи информации
аудитории. Обычно это коммуникация создается, когда слишком большая аудитория, чтобы все члены группы могли осознано воспринимать принимаемую информацию.
5. Внутри личностная коммуникация - это коммуникация, которая
возникает внутри человека, то, как он разговаривает сам собой. Его чувства и мысли могут перейти в послание, а мозг является каналом для обработки всех мыслей и чувств.
В теории управления функции коммуникаций классифицируются как: [6, с.1]
1. Информативная – это один из самых важных способов передачи
правдивых или ложных фактов, которая занимает соответствующую роль в процессе принятия решений;
2. Мотивационная – это мотивация работников фирмы к улучшению
работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов;
3. Контрольная – проверка поведения работников разными способами на
основе формальной соподчиненности;
4. Экспрессивная – выражение, которое носит эмоциональную окраску
чувств, переживаний, а и удовлетворение социальных потребностей.
Значения коммуникаций[2, с.83]:
Коммуникации для фирмы очень важны:
1. Как правило, руководители огромную часть своего времени тратят на
коммуникации. По заключениям многих исследователей, на коммуникации у них уходит около 75—95% времени. Поэтому они заинтересованы в том, чтобы улучшить вид этой деятельности;
2. Коммуникации нужны для эффективного управления;
3. Также коммуникации нужны, чтобы утвердить авторитета и волю
руководителя;
Хорошо налаженные коммуникации обеспечивают организационную эффективность. Если организация хорошо эффективна в области

коммуникация, следовательно, она имеет эффективность и во всех сферах.
Различают четыре основные функции коммуникаций в организациях: [7, с.5]
1. Контроль;
2. Мотивация;
3. Эмоциональное выражение;
4. Передача информации.
С помощью коммуникации осуществляется контроль, который следит за поведением членов организации. В организациях присутствует формальная соподчиненность или иерархия, которой работники должны придерживаться. Допустим, когда сотруднику дают ряд указаний, необходимых выполнить в рамках стратегии компании, тогда коммуникации выполняет функцию контроля. Также она усиливает мотивацию, информируя о том, как нужно сделать и зачем.
Коммуникация, которая развивается в организации, это механизм. С помощью, которой, работники могут осуществлять свои взаимоотношения с окружающим миром. Исходя из этого, коммуникации способствуют эмоциональному выражению членов организации.
Коммуникация в организациях – это сложный процесс, который рассматривается как действие, взаимодействия и процесс. В соответствии с этим рассматриваются модели коммуникаций: [2, с.85-86]

1. Коммуникация как действие.

Эту модель можно рассмотреть в Приложение; на рис. 1. Это простая модель передачи информации, которая первоначально использовалась для описания коммуникаций между людьми. Где нет обратной связи, т.е. это односторонний процесс. Эта модель состоит из послания, послания состоят из символов, а символы в свою очередь кодируются.
2. Коммуникация как взаимодействие.
Эту модель можно рассмотреть в Приложение 1; на рис. 2. Это обратная модель, которая много раз была критикована за неточность. И не совсем полностью передает процесс коммуникаций.
3. Коммуникация как процесс.
Эту модель можно рассмотреть в Приложение 1; на рис. 3. Это наиболее точная коммуникация, так как она отражает весь процесс коммуникации. Суть модели заключается в том, что человек одновременно выступает в роли получателя и источника.

1.2 Коммуникационные процессы в организациях

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между группами лиц и людьми. Основная цель коммуникационного процесса - это осуществления понимания посланного сообщения.
Основные элементы коммуникационного процесса[1, с.22-26]:
1. Отправитель – это лицо, которое создает идею, обрабатывает
информацию и посылает ее получателю.
2. Сообщение – это информация, которая закодирована в виде символов.
3. Канал – это средства передачи информации.
4. Получатель (реципиент) – это тот, который получает информацию.
Во время коммуникаций отправитель и получатель проходят через 4 взаимосвязанных этапов. Основная их задача составить сообщение так, чтобы они одинаково уловили суть сообщения. Но это не так легко, потому что на этапах информация может искажаться.
Этапы коммуникационных процессов:
1. Формирование идеи и выбор информации для передачи. Отправитель
должен хорошо оценить значимость информации и хорошо продумать суть ее изложения. Но иногда и на первом этапе происходит сбой, так как отправитель не уделяет достаточно времени на обдумывание основной идеи. К. Дэвис утверждал: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель». Например, если информация передается о каком-нибудь новом продукте, то товара потребителю нужно знать все о товаре и как этот товар несет пользу.
2. Кодирование и выбор канала передачи информации.
Кодировка - это перевод информации в символы, интонацию, жесты.
В Кодирование существуют разные каналы и средства передачи, такие как устная и письменная речь, знаки, электронная коммуникация, телефонные разговоры и т.д. Канал должен соответствовать идеи, иначе эффективность коммуникации снизится. Желательно выбирать разные каналы передачи, чтобы исказить информацию. Например, если необходимо донести, как пользоваться каким - то средством, лучше

сделать это устно и письменно, или взять любые другие каналы передачи.
3. Передача информации. Это доставка информации до получателя,
которую иногда принимают за процесс коммуникаций. Передача информации является одним из важных процессов, через которые должны пройти все, чтобы донести первоначальную информацию.
4. Декодирование (расшифровка). Это этап, который осуществляет
перевод символов отправителя в информацию получателя. Если информация отправителя имеют такое же значения и для получателя, то он поймет то, что хотел ему передать отправитель.
Если имеется обратная связь, отправитель с получателем меняются местами. Получатель переходит на место отправителя. В свою очередь он также проходит через все этапы коммуникационного процесса и посылает свою реакцию на полученное письмо до отправителя, который переходит на место получателя. Как утверждает профессор Ф. Льюис: «Обратная связь - это базовая реакция на услышанное, прочитанное или увиденное; информация (в вербальной либо невербальной форме) направляется обратно отправителю, указывая на то, в какой мере сообщение было понято, поверил ли ему получатель, усвоил ли он его и согласен ли с ним». [10, с.36]
Обратная связь нужна, чтобы понять, как правильно была донесена информация, не был ли искажен смысл. Этот коммуникационный процесс с учетом обратной связи расположен в Приложение 2; на рис. 1.
Но присутствуют и определенные помехи или шум. Шум - это то, что искажает информацию, создавая преграды на пути передачи информации. Шум присутствует всегда, иногда он немного искажает смысл, а иногда высокий уровень шума приводит совсем к утрате смысла и может абсолютно заблокировать попытку установления информационного обмена. Но обратная связь помогает подавлять шум. А в приложение 2; на рис. 2. можно рассмотреть процесс коммуникаций с шумом.

1.3 Коммуникационные барьеры

В коммуникациях могут возникать абсолютно специфические коммуникационные

барьеры, связанные с неточностью кодирования и декодированием, а носят психологический или социальный характер.
Коммуникативные барьеры – это помехи и сложности, которые возникают по разным причинам в процессе передачи информации. Коммуникативные барьеры иногда создают серьезные препятствия внутри самой организации, и между организациями.[11] Можно выделить межличностные и организационные барьеры:
1.3.1. Межличностные барьеры:
1. Восприятие. Все люди по-своему интерпретируют одну и ту же
информацию, потому что у всех разный жизненный опыт, социальное положение и представления. Человек воспринимает не всю информацию в целом, а только ту, которая имеет для него социальное значение.
2. Первоначальная неполнота передаваемой информации. Это когда
информация неполная, и мы по-своему домысливаем факты. Например, работник Сидоров случайно услышал телефонный разговор начальника отдела с генеральным директором. Начальник отдела сказал: « Но, я не знаю, что делать с товарищем Сидоровым». Сотрудник Сидоров испугался, решив, что ему грозит неприятность, и подумал об увольнение. Хотя, в действительности директор сказал: «Сидоров действительно самый лучший работник, и его необходимо повысить в должности. Вы должны решить этот вопрос». Т.е. Сидоров услышал лишь часть разговора и своеобразно домыслил информацию.
3. Плохо сформулированное сообщение. Когда есть ошибки в словах,
неправильный подбор слов, недостоверность информации, искажение фактов и т.д. Получив сообщение, получатель уже будет иметь мнение об отправителе, и это может насторожить его сотрудничать с этой фирмой.
С разными людьми, мы по-разному ведем себя и разговариваем, потому что учитываем их уровень образования или мнения.
4. Плохая память. Слабая память ведёт к значительному
понижению точности внутриорганизационных коммуникаций. По результатам исследований известно, что работники компаний сохраняют в памяти примерно 50-60% информации, а руководители примерно 70%.

Поэтому приходится постоянно повторять эту же информацию. Но во избежание постоянного повторения можно заносить информацию в справочники, ежедневники или в память компьютера.
5. Личностные ситуации. Нередко именно личностные отношения могут
негативно отражаться на информационном обмене и искажать оценки событий. Это могут быть стереотипы или пред взяточное отношение к окружающим людям.
6. Неблагоприятный климат в коллективе. Недоброжелательные, неприязненные отношения между работниками в организации приводят к интригам, клевете, конфликтам с начальством. И это все обычно приводит к смене компаний, и иногда даже к замене сотрудников. Как показал опрос, на увольнения из-за неблагоприятного психологического климата решились примерно 44% женщин, и 42% мужчин, имеющие оклад от 45 тысяч рублей и больше. [12]
7. Неумение слушать. Мало воспринимать информацию, но нужно и
прислушиваться к тому, что говорят, и что чувствуют люди. Чтоб понять всю ситуацию, нужно выслушать факты и чувства, т.е. выслушать сообщение полностью. Коммуникация эффективна, когда сотрудники точны в получение и отправки сообщения.
8. Барьеры «авторитет», «избегание» и «непонимание»[8].
Барьер «авторитет», когда существует авторитет, человек
доверяет только одному, и отказывает в доверие другим. При этом происходит нежелание слушать, недоверие к людям, замкнутость и невербальные преграды.
Существуют факторы авторитета, такие как статус, привлекательность внешнего вида, доброжелательное отношение, компетентность, искренность.
Барьер «избегание», человек избегает от контакта с
собеседником, не слушая его, делая вид, что ему абсолютно не интересно с ним беседовать, использует любой предлог, чтоб закончить разговор и уйти. Но иногда человек избегает не только информацию, но и ситуации. Например, закрывает глаза вовремя какого-либо действия сотрудников на работе, даже если это противозаконные действия сотрудников. Объясняя это нежелание осознавать

ситуацию. Такая проблема связанна с невнимание, чтоб предотвратить эту проблему, необходимо разрешить две взаимосвязанные проблемы, такие как привлечения и удержания внимания.
Барьер «непонимания», зачастую сотрудники не понимают
проблемы или задачи организации. Выделяются 4 барьера непонимания:
1. Фонетический барьер, когда говорят на иностранном языке или
использую иностранные слова, и когда говорят быстро, непонятно, т.е. с акцентом. Разрешить этот барьер можно с помощью разборчивой, достаточно громкой, при необходимости медленной речью, и при наличие обратной связью.
2. Семантический барьер, когда фонетический язык такой же, как и у
других сотрудников, но в тоже время он непонятный. Это связанно с тем, что одно и то же слово, имеет разное значения, или употребление жаргонов. Для предотвращения этого барьера необходимо говорить как можно проще и заранее договориться не использовать жаргонные слова.
2. Организационные барьеры
1. Информационные перегрузки. Информационные перегрузки могут
стать преградой на пути к эффективным организационным коммуникациям. Сотрудники, увлечённые переработкой поступающей информацией, не желающие принимать участия в коммуникациях, не понимают суть проблемы и решения.
2. Искажение и потеря информации.[4, с.126] Искажение – это передача
информация, при которой искажается весь смысл. Потеря – это недополученные части сообщения. Искажения могут быть преднамеренными и непреднамеренными. В частности, сотрудники преднамеренно искажают информацию, чтобы преувеличить собственные заслуги, и приуменьшить свои недостатки. И непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах.
3. Помехи. Помехи препятствуют потоку коммуникаций. Они могут,
связанны с техническими причинами (прекращения видеоконференции, сбой на прямой линии и т.д.), а также связанные с одновременно отправленными сообщениями, в которых существуют противоречия.
4. Неподходящий выбор носителя для