Файл: Планирование работы в организации.pdf

Введение

Организационное проектирование является неотъемлемой частью работы каждого руководителя предприятия, как на этапе создания, так и в процессе его дальнейшего развития. Проект организации – это его структура всех протекающих процессов и от того, насколько они налажены и согласованы между собой зависит эффективность работы всех использованных ресурсов на предприятии. Актуальность изученной тематики проявляется в том, что в современных экономических условиях функционирования предприятие должно знать и уметь пользоваться современными инструментами орг. проектирования и способами организации труда для выживания в конкурентной среде.

Объектом работы является управленческая деятельность на предприятии. Предметом работы служит организационное проектирование. Цель работы – разработать мероприятия по совершенствованию эффективности работы в организации Древоград (г. Калуга).

Для выполнения поставленной цели работы необходимо решить ряд вопросов:

изучить сущность планирования работы в организации;

рассмотреть методы планирования работы в организации;

описать алгоритм проектирования работы в организации;

привести краткую историю создания компании Древоград;

проанализировать недостатки планирования работы компании Древоград;

рассчитать экономические показатели компании Древоград;

предложить мероприятия по повышению эффективности организации работы в компании Древоград.

Разработанные способы и методы организационного проектирования планируется рекомендовать к использованию в практической деятельности организации.

Раздел 1. Теоретические основы проектирования работы в организации

1.1. Сущность планирования работы в организации

Понятие «работа» в дополнение к понятию «функция» включает также и организационную сторону осуществления деятельности, т.е. дает ответ на вопрос: как делать и кому следует (права и ответственность) делать? Все вместе это позволяет достаточно четко выделить и описать тот или участок работы. Данный процесс называется проектированием работы в организации и во многом определяет успех ее деятельности – определенная работа появляется тогда, когда организация испытывает потребность в решении какой-либо задачи [1.].

С этого момента работа начинает создаваться, проектироваться. С течением времени и развитием новых процессов в управлении организацией технология работы может меняться. Этот процесс называется проектированием работы. Технология работы меняется, когда руководство организации принимает, решение пересмотреть ответы на вопросы, что и как делать. В одних случаях пересмотр может ограничиться, например, введением персонального компьютера для выполнения расчетов, в других – внедрением групповой формы работы.

Цель проектирования работы – дать объективное описание самой работы, т.е. ее содержания, требований к ней и ее окружения или контекста. Существует много методов анализа работы, помогающих руководителям определить эти три составляющие любой работы [8.].

Содержание работы охватывает действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание ее содержания может быть широким или узким, т.е. может быть простым заявлением о том, что надо делать, или детальным разъяснением каждой отдельной операции, каждого движения руки или тела. Данный подход к отражению содержания работы называется функциональным анализом работы (ФАР). Он включает описание того [10.]:

• что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам;
• какие методы и операции следует использовать;
• какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы;
• какой продукт/услуга производится в процессе выполнения работы.

Первые три позиции связаны с действиями, четвертая – с результатом работы. ФАР обеспечивает описание работы, основанное на классификации работ по каждой из четырех позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки должностных инструкций.

Требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества индивида, такие как навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и другие индивидуальные качества. Для составления списка этих требований в условиях конкретной организации используется метод должностного аналитического вопросика. Этот метод предполагает описание указанных характеристик индивида на основе анализа следующих параметров работы [11.]:

• информационные источники, важные для выполнения работы;
• обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы;
• физические действия и умения, требуемые для выполнения работы;
• характер межличностных отношений, желательных для работы;
• характер реакции индивида на условия работы.

Данный метод применяется для всех видов работ, в том числе и для управленческой. Он служит базой при подготовке квалификационных справочников. Можно выделить четыре группы ситуационных факторов, которые влияют на процесс поиска наиболее эффективного сочетания организационных переменных (рис. 1.1):

• состояние внешней среды;
• технология работы внутри организации;
• стратегический выбор руководства организации по отношению к ее целям;
• поведение работников.

1. Внешняя среда

Сложность среды

Динамизм среды

2. Технология работ

Неопределенность работ и место их использования

Неопределенность в способах их использования

4. Поведение работника

Потребности

Квалификация

Мотивированность

3. Стратегический выбор

Идеология управления

Типы потребителей

Типы рынков сбыта и территориальное расположение производства

Рис. 1.1. Ситуационные факторы проектирования организации [12.]

Указанные факторы могут отдельно или во взаимодействии влиять на решение по вопросам проектирования организации.

Для достижения стратегических целей организации и реализации выбранной ею стратегии, необходимо такое проектирование организации, которое будет соответствовать выбранной стратегии, а это и есть реализация функции организации, связанной с распределением работы по уровням и подразделениям организации и с распределением ответственности за выполнение этой работы.

Другими словами необходимо создать или изменить структуру организации.

Структура – это способ распределения задач , ресурсов и полномочий в организации [14.].

Организационная структура – рамки, внутри которых организация решает, как должны разделяться задачи, использоваться ресурсы и координироваться деятельность подразделений [19.].

Факторы, от которых будет зависеть структура организации:

• внешняя среда (сложность, динамичность, неопределенность);
• технологии (типы взаимосвязанных работ в организации);
• стратегия (соответствие структуры выбранной стратегии);
• территориальное размещение;
• идеология руководителя (насколько руководство готово делегировать полномочия).

Элементы проектирования организации [6.]:

1. Разделение труда.

2. Тип организационной структуры.

3. Масштаб управляемости и иерархия уровней управления.

4. Делегирование полномочий.

5. Централизация и децентрализация управления.

Получение индивидом, группой или организацией определенного результата зависит от многих факторов. Одним из ведущих факторов является выполняемая индивидом работа. Понятие «работа» в данном контексте отлично от понятия «функция».

Вводимое понятие «работа» включает также и организационную сторону осуществления деятельности, т.е. дает ответ на вопросы: как делать и кому следует (права и ответственность) делать. Все вместе это позволяет достаточно четко выделить и описать тот или иной участок работы. Данный процесс называется проектированием работы в организации и во многом определяет успех деятельности последней. Проектирование работы представляет собой процесс создания как формальной, так и неформальной спецификации выполнения задачи, поставленной перед работником, включающей ожидаемые межличностные отношения и взаимозависимость данной задачи с другими задачами, решаемыми как внутри, так и вне организации. Определенная работа появляется тогда, когда организация испытывает потребность в решении какой-либо конкретной задачи. С этого момента работа начинает создаваться, проектироваться. С течением времени и развитием новых процессов в управлении организацией дизайн работы может меняться. Этот процесс называется перепроектированием работы. Дизайн работы меняется, когда руководство организации принимает решение пересмотреть ответы на вопросы, что и как делать. В одних случаях пересмотр может ограничиться, например, введением персонального компьютера для произведения расчетов, в других — внедрением групповой формы работы [13.].

Изображенная на рис. 1.2 модель включает различные термины и концепции, используемые в настоящее время. Объединенные вместе, эти концепции описывают важные характеристики работы и ее влияние на эффективность организации.

Технологические факторы

Фактор задачи

Анализ работы

Проекти-рование

работы

Различия в социальной сфере

Восприятие содержания работы

Выполнение и результат работы

Индиви-дуальные различия

Человеческий фактор

Технологические факторы

Различия в социальной сфере

Рис. 1.2. Важные характеристики работы и ее влияние на эффективность организации [2.]

При создании модели организационного проектирования и планирования работ, данные факторы следует учитывать, чтобы избежать заведомых проблемных аспектов.

1.2. Методы планирования работы в организации

Совершенствование управления и повышение эффективности деятельности организации зависят от развития методов проектирования организационных структур. Это связано с такими моментами [15.]:

• в новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требования рыночных отношений;
• в сферу управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами;
• во время создания структуры стоит опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
• в процессе проектирования сложного механизма - механизма управления – следует полагаться на специалистов, которые владеют методологией формирования организационных систем.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления заключается в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задания формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному критерию оптимальности. Эта проблема имеет многокритериальный характер.

Поэтому она может быть решена на основе сочетания научных методов анализа, оценивания, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов из выбора и оценивания наилучших вариантов организационных решений [1.].

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе таких основных методов: аналогий, экспертного, структуризации целей и организационного моделирования.

Метод аналогий предусматривает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях и выработки типичных структур управления в разных видах организаций, определения разных пределов, условий и механизма применения. Необходимо подчеркнуть, что типичные организационные структуры должны иметь вариативный характер, который предусматривает возможность корректировки, отклонения в случае изменения условий, в которых действует организация [3.].

Экспертный метод базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков. Цель этого метода – выявить специфические особенности работы аппарата управления, возможные недостатки в деятельности разных звеньев организационных структур, обоснованные рекомендации из их усовершенствования. На основе опроса экспертов осуществляются диагностический анализ организационных структур организаций, которые действуют, и их оценивания.