Файл: Основные структуры алгоритмов: сравнительный анализ и примеры их использования (Типы моделей и основные их классификации).pdf

Параллельно с этим процессом менеджер делает заказ мастеру предпродажной подготовки на подготовку данного автомобиля, что включает в себя перемещение автомобиля, его мойку и предпродажный осмотр. По завершению сделки купли-продажи, клиент получает полностью подготовленный автомобиль, и все необходимые на него документы (паспорт технического средства, счет-справка, транзитные номера).

После выдачи автомобиля клиенту менеджер возвращается к своему рабочему месту и вносит в свой индивидуальный отчет по продажам изменения - информацию о новой продаже, где указывает дату продажи, фамилию, имя, отчество (ФИО) клиента, его контактный телефон, модель приобретенного автомобиля. Затем менеджер обращается к общей базе данных по всем автомобилям, которая имеет вид электронной таблицы Microsoft Ехсеl, и вносит корректировку, то есть помечает только что проданный автомобиль, тем самым определяя перечень автомобилей доступных для свободной продажи на текущий момент времени.

Если же от клиента поступает заявка на автомобиль, модели и комплектации которого нет в наличии, то менеджер предлагает оформить заказ на желаемый автомобиль. Если клиент согласен и имеет при себе достаточную сумму денег для внесения предоплаты, то менеджер оформляет договор заказа.

Договор заказа представляет собой документ, который является доказательством серьезного намерения клиента приобрести автомобиль. Здесь прописываются такие пункты как предмет договора (марка и модель заказываемого автомобиля, комплектация, тип кузова, силовые агрегаты, дополнительные опции и окраска кузова), права и обязанности сторон, цена договора и порядок расчета (здесь указывается полная стоимость автомобиля и сумма вносимой предоплаты), условия расторжения договора, ответственность сторон и порядок разрешения споров, заключительное положение, а также реквизиты и подписи сторон.

Далее менеджер присваивает документу имя по фамилии клиента и сохраняет документ на своем компьютере в папке «Договора заказа», затем выводит на печать две его копии, заверяет их у сотрудника торгового отдела, оставляет ему одну из копий для выписки клиенту счета на предоплату. Вторая копия заносится в специальную папку - временное хранилище новых договоров заказа.

Один раз в неделю начальник отдела продаж автосалона просматривает эту папку и при обнаружении новых договоров оформляет заказ поставщику, при этом он размещает соответствующие заказы на сайте завода-изготовителя через специальную программу, которая носит название VISTA. Обработанные договора заказов заносятся в бумажный архив заказов. По приходу заказанного автомобиля договор заказа в присутствии покупателя переоформляется на договор купли-продажи.

По мере выполнения заказа в разделе «Статус заказов» на официальном сайте завода-изготовителя публикуются приблизительные сроки поставки автомобилей в конкретный автосалон. При этом по электронной почте начальнику отдела продаж высыпаются специальные документы - инвойсы. Инвойс представляет собой подробное описание спецификации конкретного автомобиля с указанием отпускных цен на каждую из установленных опций и общей отпускной цены конкретного автомобиля. Начальник отдела продаж рассылает копии этих инвойсов менеджерам.

Приход автомобилей в автосалон фиксируется на основе пакета документов, который передается водителем (ответственным лицом) менеджеру продаж, принимающему автовоз. В этот пакет документов входит товарно-транспортная накладная (ТТН), копии паспортов технических средств и отчеты по состоянию транспортных средств на вновь прибывшие автомобили.

Менеджер, ответственный за регистрацию прихода от поставщика, заносит в систему сведения о поступивших на склад новых автомобилях и дает краткое описание спецификаций конкретного автомобиля на основе имеющегося инвойса.

В случае, если клиент принимает решение об отказе от заказа автомобиля, менеджер продаж формирует лист отказа на основе имеющегося договора заказа и через торговый отдел клиенту осуществляется возврат денег /1/.

В конце каждого месяца и до первого числа следующего месяца каждый из менеджеров готовит отчет по проданным автомобилям и сдает его начальнику отдела продаж. Данный отчет содержит в себе ФИО клиента, контактный телефон, дату покупки, VIN, модель приобретенного автомобиля. На основе этик данных начальник отдела продаж принимает решение об эффективности работы менеджеров и начисляет им соответствующие бонусы.

При необходимости один из менеджеров формирует список всех клиентов автосалона с указанием ФИО клиента, наименованием модели приобретенного автомобиля, даты покупки и контактной информацией, а также список клиентов, оформивших заказ на автомобиль, с указанием ФИО клиента, наименованием модели, номера заказа, даты поставки, контактной информацией и указанием менеджера, оформлявшего заказ.

Недостатком вышеописанной системы учета является, как показала практика, низкая скорость процесса поиска конкретной комплектации автомобиля на складе, а также низкая скорость процесса реализации автомобиля покупателю и формирование отчетной документации. Во-первых, это связано с тем, что процесс поступления автомобилей на склад автосалона не обладает достаточной гибкостью с точки зрения достоверности данных. Возникают ситуации, когда автомобиль уже поступил на склад автосалона, но в системе учета его приход еще не отмечен. Это создает определенные проблемы: менеджер продаж не сможет в таком случае более полно удовлетворить потребности покупателя. Во-вторых, сам процесс учета поступающих на склад автомобилей не обладает достаточной быстротой выполнения. Это связано, в первую очередь, с тем, что менеджеру, принимающему автовоз, требуется длительное время, чтобы свести данные ТТН и инвойса на автомобиль в общую базу данных автомобилей.

Все эти недочеты приводят к снижению скорости обслуживания клиентов автосалона и, в конечном итоге, снижают количество обслуживаемых клиентов. А, ведь, количество клиентов для предприятия является одним из наиболее критических показателей, поскольку именно они влияют на его доход. Это порождает необходимость доработки существующей системы и дополнения ее описываемой системой автоматизации управления продажами.

Для каждой хорошей системы всегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему, устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программные модули. Для рассматриваемой системы может существовать большое множество категорий пользователей. Доступ к системе будет разделенным для разных пользователей, имеющих право просматривать определенные документы и выполнять определенные администратором действия.

Что касается конечных пользователей, то тут могут быть почти все сотрудники отдела, причем для каждого сотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение, добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другой информации в системе.

2.2. Техническое задание

Основанием для разработки является задание, выданное директором автосалона FORD ОАО «Свод Интернешнл» Калтахчян М.Ю. и утвержденное кафедрой «Информационно-вычислительные системы» Пензенского Государственного Университета.

Разрабатываемая система предназначена для автоматизации управления продажами автосалона. Целью внедрения системы является повышение эффективности работы менеджеров отдела продаж, снижение ресурсов времени на составление отчетов, уменьшение числа ошибок, а также представление данных в удобной форме.

Разрабатываемая система автоматизации управления продажами автосалона должна позволять:

а) вести справочники «Марки автомобилей», «Модели», «Автомобили», «Сотрудники», «Контрагенты - Физические лица», «Контрагенты - Юридические лица», «Склады»;

б) учитывать поступление новых автомобилей на склад автосалона (на основании транспортной накладной и инвойса);

в) учитывать резервирование автомобиля на складе и снятие резерва;

г) учитывать продажу автомобиля со склада;

д) учитывать перемещение автомобиля с одного склада на другой;

е) формировать договор купли-продажи автомобиля;

ж) формировать договор заказа автомобиля;

з) формировать заказ на предпродажную подготовку;

и) формировать лист отказа (в том случае, если клиент решил отказаться от заказанного автомобиля и хочет вернуть сумму внесенной предоплаты);

к) учитывать эффективность рекламной деятельности компании (на основе ответов клиентов при покупке или заказе автомобиля на вопрос о том, из каких источников они узнали про данный автосалон);

л) формировать отчеты по критерию и за период;

м) вести общий журнал документов;

н) осуществлять поиск и просмотр данных в справочниках.

Входными данными должны быть:

а) по маркам - код, наименование, описание;

б) по моделям - код, наименование, марка, описание;

в) по автомобилям - салонный номер, марка, модель, VIN, тип кузова, тип коробки переключения передач (КПП), объем двигателя, комплектация, дополнительные опции, цвет, цена, состояние, дополнительная информация;

г) по покупателям - ФИО клиента, вид документа, удостоверяющего личность, номер документа, адрес, контактная информация;

д) по поставщикам - код, наименование организации, индивидуальный налоговый номер (ИHH), юридический адрес, контактный телефон, номер расчетного счета, банк, корреспондирующий счет, примечание;

е) по сотрудникам - код, фамилия, инициалы, должность;

ж) по складам - код, наименование;

з) по поступлению автомобилей - номер товарно-транспортной накладной, дата поступления, наименование организации-поставщика, тип цены, менеджер, склад, автомобиль, VIN, стоимость;

и) по резервированию автомобиля – марка, модель, VIN, ФИО клиента, длительность резерва, фамилия менеджера, стоимость, сумма задатка;

к) по продаже автомобиля – марка, модель, VIN, тип кузова, тип КПП, объём двигателя, комплектация, дополнительные опции, цвет, цена, ФИО покупателя, дата покупки, фамилия менеджера, склад, стоимость, количество;

л) по заказу автомобиля - марка, модель, тип кузова, тип КПП, объем двигателя, комплектация, дополнительные опции, цвет, ФИО покупателя, цена, сумма предоплаты, фамилия менеджера, сопровождающего сделку.

Выходными данными должны быть:

а) договор купли-продажи;

б) заказ мастеру предпродажной подготовки;

в) договор заказа автомобиля;

г) заказ поставщику;

д) отчет по остаткам автомобилей на складах;

е) отчет по зарезервированным автомобилям;

ж) отчет по состоянию автомобилей;

з) отчет по продажам (общий за период и по каждому из менеджеров отдела продаж);

и) отчет по рекламе;

к) отчет по клиентам;

л) лист отказа.

Система должна иметь дружественный пользовательский интерфейс. Система должна учитывать специфику данной организации.

При функционировании разрабатываемой системы должен осуществляться контроль входной и выходной информации, в том числе данных, содержащихся в базе данных и данных, вводимых пользователем.

В случае ошибок во входных данных, допущенных по вине пользователя, программа должна выдавать соответствующие сообщения. После выдачи соответствующего предупреждения должна предоставляться возможность дальнейшей работы или исправление соответствующей ошибки.

В программе должен быть предусмотрен контроль доступа к информации - в режиме просмотра необходимо запретить доступ к изменению, удалению, добавлению данных.

Программа должна реализовать контроль над корректностью и полнотой вводимой информации.

При выполнении операций по изменению или удалению данных необходимо обеспечить целостность базы данных.

Конечный пользователь не должен иметь свободный доступ к исходным файлам системы. Для модификации программой части системы пользователю необходимо обращаться к разработчику.

Условия эксплуатации должны соответствовать требованиям по безопасности работы оператора ПК.

Требования к компьютерам конечных пользователей для организации работы 1С:Предприятие 8.0 с информационными базами в варианте «клиент-сервер» , можно сформулировать следующим образом:

- процессор не ниже Pentium IV 3,2 ГГц;

- оперативная память не менее 1 Гб;

- свободное дисковое пространство 2,5 Гб, для установки клиентской части приложения и возможности работы с системой;

- наличие сетевой карты для осуществления обмена информацией с серверами.

Требования к компьютеру, на котором исполняется сервер 1 С:Предприятие 8.0, можно сформулировать следующим образом:

- процессор не ниже Pentium IV 3,2 ГГц;

- оперативная память не менее 2Гб (рекомендуется 1024 Мбайт и выше). И хотя сервер 1С:Предприятие 8.0 может исполняться в достаточно небольших объёмах памяти, в пиковых ситуациях его потребности могут быть весьма значительными;

- особых требований к дисковой подсистеме со стороны сервера 1 С:Предприятие 8.0 нет, так как он сам не ведет интенсивной работы с дисковыми файлами;

- требуется наличие USB-порта для подключения ключа аппаратной защиты сервера 1С:Предприятие 8.0.

Требования к серверу баз данных главным образом определяются требованиями Microsoft SQL Server 2010. В качестве сервера баз данных может использоваться любой компьютер, на котором может работать Microsoft SQL Server 2010. Формально требования могут быть сформулированы следующим образом: