Файл: Разработка и реализация прикладного решения для автоматизации производственного учета в ЧДОУ “Детский сад №45”.pdf

На каждом персональном компьютере уставлена операционная система Microsoft Windows 7, также Office 2013 от этой же компании, из средств безопасности установлена программа Kaspersky Anti-Virus 2016 17.0.0611, так же есть программа TeamViewer, для удаленного контроля компьютеров и интернет браузер Google Chrome. Имеется сервер с СУБД MS SQL Server, на котором хранится база с 1С, который находится в техническом отделе.

Существует еще один веб-ресурс которым пользуется ЧДОУ “Детский сад №45”. Это Автоматизированная информационная система

“Зачисление в образовательные учреждения” (электронная очередь). В нём можно увидеть такую информацию как (ФИО, Свидетельство о рождении, дату рождения, пол, группу, режим, Возрастную группу). Использование так называемой “Электронной очереди” позволяет:

1. Частично унифицировать документооборот в ЧДОУ.
2. Сделать процесс подачи заявления на постановку на учет и зачисление в ЧДОУ прозрачным для заявителя, снижая, таким образом, коррупционную составляющую деятельности по предоставлению мест в ЧДОУ.
3. Повысить качество предоставления услуги за счёт соблюдения информационной открытости данных.
4. Повысить степень удовлетворенности потребителей.

1.4 Характеристика существующих бизнес процессов и определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описания

В настоящее время в частном дошкольном образовательном

учреждении приходится функционировать в сложных так сказать бумажных условиях. Залогом успешной деятельности учреждения в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности учреждения на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика, информационные технологии.

Автоматизация бизнес процессов современного учреждения является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня учреждение, на котором, ведется вручную, например, учёт сотрудников, детей или бухгалтерский учёт. Но это далеко не все примеры приложения автоматизации в учреждении. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней учреждения. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы учреждение работало максимально эффективно.

В данной курсовой работе рассматривается автоматизация учета контроля за контингентом в частном дошкольном учреждении, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Всё это представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

1. Учёта количества детей в группах;
2. Учёта сотрудников в учреждении;
3. Учёта контроля успеваемости ребёнка;
4. Учёта контроля посещаемости ребёнка;
5. Бухгалтерский учёт в учреждении.

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации в учреждении. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относится к какой-либо одной задаче.

Данный проект не только уменьшит количество времени на заполнение и обработку отчетности, доведя этот процесс до автоматизма, но также сократит количество ошибок в документах до минимума.

1.4.1 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание.

В этой в этой курсовой работе рассматривается автоматизация учета контроля за контингентом, ведь эта одна из основных задач дошкольного учреждения. Процесс обучения в ЧДОУ “Детский сад №45” подробно представлен на рисунке 4.

Рисунок 4. Бизнес процесс обучения.

На рисунке 4 видны этапы процесса обучения, рассмотрим его более подробно:

Прием контингента – входные данные это приём самого ребёнка и его необходимые документы, выходные документы — это табель и список контингента. Исполняющим является заместитель заведующего. Именно с этого этапа начинается процесс обучения, поэтому особо важным является, как можно больше уделить внимания приёму контингента.

Весь процесс по приему контингента начинается с проверки документов. Как правило это свидетельство о рождении.

Сотрудник, который ответственен за прием контингента, в первую очередь обязан проверить по табелю все данные:

• Свидетельство о рождении;
• Паспортные данные родителей;
• Справки с мест работы родителей.

Только после этого этапа происходит прием ребенка в дошкольное образовательное учреждение. Окончание приема контингента происходит только тогда, когда будет пройдена медицинская комиссия.

Обслуживание контингента – входные данные это список контингента и требования родителей, выходные данные это список выпускников и список контингента. Исполняющим является воспитатель-логопед. Высокое качество обучение, обслуживания и подготовки способно увеличить число контингента, что естественно положительно сказывается на перспективности частного дошкольного учреждения.

Этот процесс включает в себя несколько этапов, таких как:

• Обеспечение безопасности учреждения;
• Своевременное обслуживание;
• Обеспечение дополнительных образовательных услуг;

С учетом этих этапов, а также от значимости отдельных показателей и элементов, которые определяет само учреждение, исходя из задач его развития и условий деятельности, формируется общая оценка уровня контроля контингента.

Контроль успеваемости – входные данные это список выпускников, план и прогноз успеваемости, выходные данные это список выпускников, статистика успеваемости и направления в государственное образовательное учреждение (Школа). На данном этапе осуществляется контроль за деятельностью контингента и сопоставление с планом и прогнозом успеваемости. Полученные данные сначала предоставляются заведующему, затем отправляются в общеобразовательное учреждение. Этот процесс особенно важен, потому что именно на этом этапе формируется полностью подготовленный контингент для обучения (в дальнейшем) в государственном общеобразовательном учреждении.

В процессе обучения или же выпуска контингента главной функцией является обучение как узкого, необходимого количество знаний, так и расширенного, то есть “дополнительного” количество знаний, её можно контролировать с помощью видеокамер, а также через журналы отчетности.

Заполнение отчетности – входные данные это табель и список контингента, выходные данные это отчеты о выпускниках. Без составления отчетов, процесс обучения невозможен.

Отчетность представляет собой документацию, которая отражает посещение, успеваемость, а также общее количество контингента (как детей, так и сотрудников в целом) всего дошкольного образовательного учреждения. При составлении таких документов необходимо придерживаться следующих принципов:

• Отчетная дата является последним днем отчетного периода;
• Необходимо достоверно отражать информацию с первичных документов;
• Отчетность должна составляться разборчиво и только на русском языке;
• Соблюдение правильности форм;
• Отчетная дата является последним днем отчетного периода;
• Отчет должен быть всегда закреплен подписью руководителя (в данном случае заведующим или лицом, обладающим соответствующими полномочиями).

Учет обучения неразрывно связан с такими понятиями, как контроль контингента, контроль своевременности выполнения требований, анализ деятельности сотрудников дошкольного учреждения, контроль выполнения обязательств со стороны родителей ребенка. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности дошкольного учреждения для предоставления ее заведующему и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

Чтобы разобраться с необходимостью использования вычислительной техники для решения наших задач для начала следует разобраться с документами, которые составляются для учета контингента. Такими как:

• Табель – (бумажный бланк), который воспитатели заполняют по правилам. Табель учета посещаемости детей служит для учета посещаемости детей в учреждениях, в том числе последующего начисления сумм, причитающихся к уплате родителям за содержание детей в этих учреждениях. Табель заполняется на каждую группу отдельно. Табель подписывается ответственным лицом, назначенным руководителем учреждения (воспитателем) и заведующим учреждения;
• Квитанция об оплате – это официальный документ служащий для безналичных платежей через кассу банка. В квитанции указываются реквизиты получателя платежа. Помимо реквизитов получателя платежа необходимо указать реквизиты плательщика (ФИО). В квитанции отражается сумма платежа, дата ее составления (за какой период обучения) и подпись плательщика;
• Отчет о выпускниках – представляет собой документ заверенный заведующим учреждения, в котором отражена вся информация о ребенке, о его успеваемости, различного рода достижений (в конкурсах и т.п.) о его посещаемости дошкольного учреждения;
• Список контингента – документ, который похож на документ “Отчет об выпускниках”. Отличие состоит в том, что в этом документе прописывается еще дополнительная информация о ребенке, (информация о родителях и т.д.). Такой документ необходим для учета контингента и сопутствующих документов, за обучаемый (отчетный) период, который утверждается руководителем учреждения, в данном случае заведующим.

На рисунке 5 представлен документооборот в Частном Дошкольном Учреждении “Детский сад №45”

Рисунок 5. Документооборот в дошкольном учреждении.

Документооборот в дошкольном учреждении состоит из нескольких этапов:

• Табеля учета контингента оформляет Воспитатель или же логопед, а после окончания обучаемого периода в бухгалтерскую книгу и в архив.
• Квитанция выдается и частично заполняется бухгалтером, после окончания учебного периода она идет в отчет об выпускниках, статистика успеваемости контингента и далее в архив.
• Отчет о выпускниках и статистику успеваемости заполняет заведующий.

Далее, в таблицах 9-10 рассмотрим временные затраты на обработку потоков информации до и после автоматизации ИС, чтобы оценить эффективность и более наглядно оценить количество документов и их количество.

Таблица 9

Временные затраты на обработку потоков информации до внедрения ИС

Таблица 10

Временные затраты на обработку потоков информации после внедрения ИС

Анализируя таблицы 9 и 10, можно заметить, насколько станут эффективнее показатели часов в год, которые дошкольное учреждение тратила на составления отчетов для учета контингента и как автоматизация поможет сократить время.

Для этого нам понадобится воспользоваться формулой ∆А=А₁-А_2, где

А₁ - количество часов, потраченных до внедрения автоматизированной системы, А₂ – количество часов, потраченных после внедрения системы.